Guia completo para o fechamento de folha de pagamento: tudo o que você precisa saber

A folha de pagamento é um dos processos mais críticos na gestão de DP e RH de qualquer empresa.

O fechamento de folha de pagamento, em particular, é um momento decisivo que requer atenção aos detalhes e cumprimento das normas legais.

Itens como o registro correto da folha de ponto, cálculo das horas extras e deduções, bem como os impostos são fundamentais para um fechamento correto e eficiente.

Se esse é um assunto do seu interesse, confira o guia que preparamos com tudo o que você precisa saber para realizar um fechamento de folha de pagamento sem erros. Confira!

O que é o fechamento de folha de pagamento? 

O fechamento de folha de pagamento é o processo final de cálculo e organização dos valores a serem pagos aos colaboradores de uma empresa em um determinado período.

Esse processo envolve a apuração de horas trabalhadas, deduções, adicionais e benefícios, resultando no valor líquido a ser depositado na conta do funcionário.

Além disso, o fechamento também contempla a geração de relatórios e a preparação para o pagamento de impostos e contribuições sociais.

O que a CLT diz sobre o fechamento de folha de pagamento?

A CLT - Consolidação das Leis do Trabalho estabelece diretrizes claras sobre a elaboração e o fechamento da folha de pagamento.

Entre as principais exigências estão a obrigatoriedade de discriminar todas as verbas salariais e descontos, garantir o pagamento dentro dos prazos legais, e a retenção e recolhimento das contribuições previdenciárias e fiscais.

A CLT também enfatiza a importância de manter registros precisos e atualizados, pois pode-se requisitar esses documentos em fiscalizações e auditorias.

Como funciona o fechamento de folha de pagamento? 

O fechamento de folha de pagamento é um processo crítico que envolve várias etapas, e requer precisão e atenção aos detalhes para garantir que todos os cálculos estejam corretos.

A seguir, detalhamos como funciona o fechamento de folha de pagamento:

1. Coleta de dados

O primeiro passo no fechamento de folha de pagamento é a coleta de todas as informações necessárias, que incluem:

• Registro de ponto: coleta de dados de jornada de trabalho, como horas extras e faltas, por exemplo;
  
  
• Licenças e afastamentos: informações sobre licenças médicas, maternidade e outros;
  
  
• Benefícios: valores referentes a benefícios como vale-transporte, plano de saúde, etc;
  
  
• Dados de adicionais: informações sobre adicionais de insalubridade, periculosidade, noturno e outros.

2. Processamento dos dados

O próximo passo é processar essas informações para calcular os valores a serem pagos e as deduções a serem feitas.

Primeiro, faz-se a apuração do salário bruto, incluindo salário base, horas extras, adicionais e prêmios, e depois, aplica-se as deduções obrigatórias como INSS, FGTS, IRRF, contribuições sindicais e descontos de benefícios.

3. Geração de Relatórios

Agora são gerados os relatórios para o pagamento e cumprimento das obrigações fiscais, tais como:

• Relatórios de pagamento: detalham todos os valores a serem pagos, discriminando salário base, adicionais, descontos e valor líquido;
  
  
• Relatórios fiscais: informações necessárias para o pagamento de impostos e contribuições;
  
  
• Relatórios gerenciais: fornecem uma visão geral dos custos com a folha de pagamento.

4. Realização dos pagamentos

O próximo passo é realizar os pagamentos aos colaboradores. Esta etapa se divide em duas:

• Emissão de holerites: geração dos contracheques, que detalham os vencimentos e descontos;
  
  
• Pagamento: transferência dos valores líquidos para as contas bancárias dos colaboradores.

5. Cumprimento das obrigações fiscais e trabalhistas

Além de pagar os colaboradores, a empresa precisa cumprir com suas obrigações fiscais e trabalhistas, que são:

• Recolhimento de contribuições: pagamento do INSS, FGTS e IRRF;
  
  
• Pagamento de tributos: cumprimento de todas as obrigações tributárias;
  
  
• Envio de informações: envio de informações fiscais e trabalhistas para o eSocial.
  

Importância da automação e tecnologia no fechamento de folha de pagamento

Utilizar sistemas automatizados de folha de pagamento pode aumentar a eficiência e precisão do processo.

Dessa forma, softwares especializados ajudam a evitar erros de cálculo, facilitam a geração de relatórios e garantem a conformidade com a legislação.

Além disso, a automação permite que a equipe de RH se concentre em outras atividades estratégicas, melhorando a gestão de pessoas na empresa.

Quando fecha a folha de pagamento para quem recebe dia 5?

Para colaboradores que recebem o pagamento no dia 5, o fechamento da folha de pagamento geralmente ocorre no último dia útil do mês anterior.

Assim, permite-se que todos os cálculos e verificações sejam feitos com antecedência, garantindo que o pagamento seja efetuado sem atrasos.

Quais os erros mais comuns no fechamento de folha de pagamento e como evitá-los?

Os erros no fechamento de folha de pagamento podem trazer sérias consequências tanto para os funcionários quanto para a empresa. Conheça os mais comuns e como evitá-los:

Cálculos errados

Erro: erros nos cálculos de horas extras, adicionais, descontos e benefícios.

Como evitar: utilize softwares confiáveis que automatizam e verificam os cálculos. Realize revisões duplas, preferencialmente por profissionais diferentes, para assegurar a precisão.

Descumprimento de prazos

Erro: atrasos na finalização do fechamento, resultando em pagamentos fora do prazo.

Como evitar: estabeleça um cronograma rigoroso para o fechamento da folha de pagamento, com datas específicas para cada etapa do processo.

Falhas na conformidade legal

Erro: não observância das exigências da legislação.

Como evitar: mantenha-se atualizado sobre as mudanças na legislação trabalhista e previdenciária. Realize auditorias internas regulares e consulte profissionais para garantir a conformidade legal.

Informações incorretas ou incompletas

Erro: falta de dados atualizados sobre jornada de trabalho, benefícios ou deduções.

Como evitar: utilize sistemas de ponto eletrônico para garantir a precisão dos registros de horas. Mantenha uma comunicação constante com o departamento de RH para atualizações sobre os colaboradores.

Garanta que seu processo de fechamento de folha de pagamento ocorra corretamenta sem retrabalhos, fale com um dos nossos especialistas e aproveite o resultado positivo da eficiência em sua operação!