Como calcular IRRF na folha de pagamento?

O IRRF é um dos descontos que mais geram dúvidas entre as pessoas colaboradoras, e cabe ao RH e ao Departamento Pessoal (DP) calculá-lo corretamente e explicar esse valor com transparência.

Neste guia, você vai entender o que é o IRRF, como calculá-lo passo a passo com a tabela vigente em 2026, ver um exemplo prático e tirar as principais dúvidas sobre férias, 13º salário e restituição.

O que é IRRF e por que ele é descontado na folha de pagamento?

IRRF significa Imposto de Renda Retido na Fonte. Na prática, é uma antecipação do Imposto de Renda devido pela pessoa colaboradora, que a empresa desconta diretamente no salário, antes mesmo do pagamento chegar até ela.

É um tributo federal sobre diferentes tipos de rendimentos, como por exemplo:

• Salário;
• Aposentadoria;
• Dividendos.

A principal motivação deste desconto é evitar sonegação, fazendo com que o valor entre como um recurso para os cofres públicos. Isso significa que a empresa atua como responsável tributária: é ela quem calcula, desconta e repassa o valor à Receita Federal todos os meses.

Leia também: Desconto em folha de pagamento: o que é, como funciona e limites

A pessoa colaboradora não precisa fazer esse cálculo, mas o RH e o DP precisam dominá-lo, seja para garantir a conformidade da folha de pagamento, seja para explicar com clareza os descontos no holerite.

Esses valores retidos ao longo do ano podem ser compensados ou restituídos com a declaração anual do Imposto de Renda. Lembrando que a restituição não é regra, há casos em que o contribuinte precisa pagar mais impostos.

Como calcular o IRRF na folha de pagamento: passo a passo

Entender as alíquotas que variam de acordo com a faixa salarial do colaborador é o primeiro passo para calcular o IRRF na folha de pagamento. Depois disso, siga as seguintes etapas estabelecidas pela Receita Federal do Brasil:

Passo 1: encontre a base de cálculo

Base de cálculo = Salário Bruto − Desconto do INSS − Dedução por dependente(s) − Outras deduções (ex: pensão alimentícia)

Passo 2: Consulte a tabela do IRRF vigente

Confira a seguir a tabela vigente do IRRF em 2026:

(Nota para o time responsável: a dedução por dependente e o valor exato precisam ser confirmados com a tabela oficial vigente na data de publicação.)

Passo 3: Aplique a alíquota

Identifique em qual faixa da tabela a base de cálculo se encaixa e aplique a alíquota correspondente.

Passo 4: Subtraia a parcela a deduzir

Do resultado anterior, subtraia a "parcela a deduzir" da mesma faixa. O resultado é o valor do IRRF a ser descontado da pessoa colaboradora.

Quem precisa pagar o IRRF?

• Pessoa trabalhadora assalariada;
• Pessoas jurídicas;
• Pessoas que têm rendimentos através de investimentos;
• Pessoas que possuem rendimentos através de royalties e aluguéis.

Quem está isento de pagar o IRRF?

• Pessoas colaboradoras com salário bruto mensal inferior a R$ 2.112,00;
• Aposentados;
• Quem recebe pensão por doenças graves ou deficiências físicas.

Novidade 2026

Desde janeiro, existe um redutor adicional que amplia a isenção efetiva.

Salários até R$5.000,00 ficam isentos, e para a faixa entre R$5.000,01 e R$7.350,00, o imposto apurado pela tabela tradicional é reduzido por uma fórmula específica.

Acima de R$7.350,00, o cálculo segue os quatro passos acima sem essa redução adicional.

Exemplo prático: calculando o IRRF para um salário de R$ 7.000

Cenário: pessoa colaboradora sem dependentes, salário bruto de R$ 7.000,00.

Passo 1 (INSS e base de cálculo)

Aplicando a tabela progressiva do INSS 2026, o desconto de INSS para esse salário é de aproximadamente R$781,51. Base de cálculo = R$7.000,00 − R$781,51 = R$6.218,49

Passo 2 e 3 (tabela e alíquota)

R$6.218,49 se encaixa na última faixa (acima de R$4.664,68), alíquota de 27,5%. Imposto pela tabela = (R$6.218,49 × 0,275) − R$ 908,73 = R$801,35

Passo 4 (aplicando o redutor 2026)

Como o salário está entre R$5.000,01 e R$7.350,00, aplica-se o redutor adicional. O resultado final estimado do IRRF seria em torno de R$754,74.

(Nota para o time responsável: valor final ilustrativo, precisa ser validado com o time tributário/contábil antes de publicar, dado que envolve uma regra recente de 2026.)

Calcular tudo isso manualmente, salário a salário, consome um tempo que o RH e o DP nem sempre têm. Veja como a Solução de Admissão da Gupy automatiza a integração com a folha de pagamento e reduz retrabalho na rotina do Departamento Pessoal.

IRRF sobre Férias e 13º Salário

Férias

O cálculo é feito separadamente do salário do mês, somando-se o valor das férias ao terço constitucional antes de aplicar a tabela do IRRF.

13° salário

O desconto do IRRF ocorre apenas na segunda parcela, com cálculo exclusivo, sem somar o 13º a outras verbas recebidas no mesmo mês (como o salário normal).

Regras fiscais

É fundamental que a empresa e os profissionais que trabalham com o financeiro mantenham-se atualizados, pois as regras fiscais podem mudar.

Consultar a legislação fiscal e um contador é importante para calcular o IRRF na folha de pagamento de forma correta e com as regras em vigor.

As informações de desconto do imposto devem estar presentes no holerite do salário, acusando os números e valores de forma clara.

É um direito da pessoa trabalhadora saber exatamente o que é deduzido do seu salário.

Dúvidas Frequentes sobre o IRRF

Quem paga o IRRF do funcionário?

O imposto é devido pela pessoa colaboradora, mas a empresa é responsável por calcular, descontar e repassar o valor à Receita Federal todos os meses. Por isso ela é chamada de "responsável tributária" nesse processo.

Como a pessoa colaboradora pode receber de volta o imposto retido na fonte?

Se o total retido ao longo do ano for maior que o imposto realmente devido, o colaborador recupera a diferença na Declaração Anual de Ajuste do IRPF, feita geralmente entre março e maio do ano seguinte. O RH pode orientar a equipe a guardar o informe de rendimentos anual para essa declaração.

Quem é isento do desconto de IRRF?

Pessoas colaboradoras com salário dentro do limite de isenção vigente (que em 2026 chega a R$5.000,00 considerando o novo redutor), além de casos específicos previstos em lei, como portadores de doenças graves listadas pela legislação.

Conclusão

Dominar o cálculo do IRRF é essencial não só para manter a folha de pagamento em conformidade, mas para dar transparência às pessoas colaboradoras.

Esse tipo de tarefa operacional, no entanto, consome um tempo do time de RH e DP que poderia estar em atividades mais estratégicas.

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