Automação de processos: o que é e ferramentas por área para implementar já

A automação de processos é um recurso que possibilita às empresas deixar com a tecnologia as tarefas automáticas e repetitivas que tomam tempo dos profissionais para permitir que as pessoas tenham mais tempo para realizar as atividades intelectuais e estratégicas para os negócios.

A automatização de processos possibilita às empresas aumentar a produtividade e ter maior eficiência, desde que aplicada da maneira correta. Uma regra importante da automação de processos é não transferir as questões burocráticas que já existem (e são um problema) nos meios analógicos para os digitais. 

O uso desse recurso tem um objetivo e precisa de planejamento para ser aplicado. O entendimento do que se pretende com a automação é o mais importante para dar os próximos passos, com a escolha da tecnologia mais adequada, dos sistemas operacionais mais apropriados e definição do cronograma para digitalização ou estruturação dos dados.

A automação de processos geralmente está associada a uma mudança de cultura da empresa. Por isso, entender o que é dispor desse tipo de solução, quais são as vantagens e conhecer as ofertas do mercado é essencial. Vamos explicar tudo para você neste artigo. Acompanhe!

O que é a automação de processos

Um exemplo prático do dia a dia sobre o que é a automação de processos é o próprio conteúdo que você está lendo. Antes de ter a tecnologia à disposição, para saber se o uso da crase está correto na frase que acabamos de escrever, era necessário ter à mão um livro de gramática para poder consultar as regras de uso de acentuação ou ocupar o tempo de uma outra pessoa com a revisão e aguardar o retorno, que poderia demorar um dia para ser dado, no mínimo.

Atualmente, o processo de revisão é feito em poucos minutos com o uso da tecnologia. Basta fazer uma pesquisa rápida em um buscador na internet para encontrar ferramentas de correção de texto gratuitas, copiar a frase escrita com a crase e colar no verificador para ter uma resposta instantânea sobre a grafia correta do texto.

Portanto, o processo de revisão foi automatizado com o uso da tecnologia e um sistema estruturado de dados treinado para reconhecer os erros de ortografia na língua portuguesa. É dessa forma que funciona a automatização de processos.

Vantagens da automatização de processos

Mesmo com o tema tão difundido, a automação de processo ainda carrega o estigma de que se a automatização entrar por uma porta, terão muitas pessoas saindo pela outra porque serão substituídas pela tecnologia.

A forma de desmitificar e abolir esse receio de uma vez é fortalecer a compreensão sobre os principais benefícios gerados pela implementação da automação de processos:

Produtividade e eficiência

A automatização de processos permite otimizar o tempo de trabalho dos colaboradores. Uma tarefa que antigamente poderia levar meses até ser cumprida, como a tabulação de dados de uma pesquisa de clima, apresenta os resultados consolidados instantes depois de ser respondida pelas pessoas.

Centralização das informações

Os processos automatizados organizam o repositório de informações da empresa, o que evita que se perca tempo atrás de relatórios ou balanços financeiros.

Menos erros e menos custos

O retorno sobre o investimento em automação de processos é um dos mais vantajosos, quando a implementação é bem conduzida. 

Automatização exige uma padronização que contribui, também, para que se reduza os erros na execução das tarefas primordiais da empresa.

Quais ferramentas usar na automatização de processos

Uma das áreas em que a automação de processos é aplicada com bons resultados é a de Recursos Humanos. Muitas empresas utilizam as soluções disponíveis no mercado para impulsionar os resultados do recrutamento e seleção, por exemplo. 

Outras ferramentas que automatizam processos e facilitam o dia a dia das organizações são:

Contratação de pessoas

A admissão digital melhora a eficiência operacional do Departamento Pessoal, com a validação automática de documentos, assinatura eletrônica e outras funcionalidades.

Educação corporativa

As empresas que investem no Treinamento e Desenvolvimento dos colaboradores podem usar a automatização de processos para engajar as pessoas e melhorar as taxas de conclusão dos cursos propostos.

Cultura e clima

Com a automação de processos é possível criar pesquisas e extrair relatórios personalizados para análise de dados relacionados à cultura e clima, o que ajuda a monitorar e criar planos de ação para fortalecer a sensação de pertencimento dos colaboradores.

A partir daqui, você já sabe o que é mais importante sobre automação de processos. O próximo passo é conhecer mais sobre inteligência artificial. No Blog do RH é fácil encontrar artigos sobre o tema. O mais recente deles é o que apresentamos a Gaia, a Inteligência Artificial da Gupy.