Folha de ponto: como calcular, preencher e conscientizar colaboradores esquecidos

A gestão do tempo de trabalho é crucial para empresas e colaboradores. Sendo assim, a folha de ponto desempenha um papel vital, registrando o horário laboral.

Compreender como funciona a folha de ponto e como calculá-la é fundamental para o cumprimento das leis trabalhistas e o controle eficiente da jornada de trabalho.

Se você tem dúvidas de como funciona a folha de ponto e precisa de dicas de como conscientizar os colaboradores do seu uso, acompanhe!

Como funciona a folha de ponto?

A folha de ponto é um instrumento utilizado para registrar a entrada, saída e intervalos dos colaboradores durante o trabalho.

Ela pode ser preenchida manualmente, por sistemas mecânicos, eletrônicos ou digitalmente, dependendo da modalidade adotada.

A folha de ponto funciona como um documento que registra as horas trabalhadas, faltas, atrasos e horas extras e serve como base para o cálculo do salário e benefícios. Além disso, ela auxilia na gestão da carga horária e no cumprimento das obrigações trabalhistas.

O que diz a CLT?

A CLT - Consolidação das Leis do Trabalho não especifica um artigo específico sobre a folha de ponto. No entanto, ela define a obrigatoriedade do registro da jornada de trabalho no Artigo 74:  O horário de trabalho será anotado em registro de empregados. 

Sendo assim, a lei determina que as empresas devem controlar os horários dos funcionários, garantindo que a jornada de trabalho esteja de acordo com o estabelecido legalmente. Este controle pode ser por meio da folha de ponto ou de sistemas equivalentes.

A CLT também define que é obrigação do empregador manter esses registros por no mínimo cinco anos. Este prazo é necessário para eventuais fiscalizações, além da proteção, tanto do trabalhador quanto da empresa, em questões legais.

Como fazer o cálculo da folha de ponto?

O cálculo da folha de ponto envolve diversos passos, tais como:

• Registro de entrada e saída: comece registrando os horários de entrada e saída dos colaboradores, além dos intervalos, conforme anotados na folha de ponto;
• Horas trabalhadas: calcule o total de horas trabalhadas subtraindo o horário de saída pelo de entrada, sempre considerando os intervalos de descanso;
• Faltas e atrasos: registre e desconte as faltas e atrasos do período, ajustando as horas trabalhadas;
• Horas extras: se houver, calcule as horas extras de acordo com o limite legal e a remuneração estipulada para essas horas adicionais;
• Adicionais: considere adicionais como noturno, se aplicável, de acordo com a legislação;
• Fechamento e pagamento: some todas as horas trabalhadas, desconte as faltas, inclua as horas extras e adicionais, e calcule o valor a ser pago ao funcionário.

Para simplificar esse processo, muitas empresas utilizam sistemas automatizados que calculam as horas automaticamente com base nos registros da folha de ponto.

Esses sistemas também podem levar em conta nuances como bancos de horas, feriados, entre outros fatores.

Folha de ponto digital

A folha de ponto digital é uma versão eletrônica do registro de jornada de trabalho dos funcionários. Ela substitui os métodos tradicionais, como papel ou sistemas manuais.

Com ela, o registro se dá através de softwares, aplicativos ou plataformas online que controlam os horários de entrada, saída e intervalos dos colaboradores.

Como funciona:

• Registro eletrônico: os funcionários registram sua jornada por meio de dispositivos como computadores, tablets, aplicativos em smartphones ou até mesmo por biometria em algumas empresas;
• Acessibilidade remota: muitas vezes, os colaboradores podem acessar a folha de ponto digital remotamente. Isso facilita o registro em situações de trabalho remoto ou em locais diversos;
• Automatização: esses sistemas costumam calcular automaticamente as horas trabalhadas, descontar intervalos e calcular horas extras. Além disso, seguem as regras preestabelecidas pela legislação e pelas políticas da empresa;
• Segurança e precisão: a folha de ponto digital pode oferecer maior segurança e precisão nos registros, reduzindo erros e possibilitando um controle mais eficiente da jornada de trabalho;
• Conformidade legal: boas soluções de folha de ponto digital garantem conformidade com as leis trabalhistas, armazenando os dados necessários para eventual auditoria ou fiscalização.

No entanto, é importante que esses sistemas sigam padrões de segurança robustos para proteger os dados dos funcionários.

Além disso, deve-se adotar políticas claras e treinamentos para os colaboradores sobre como utilizar a ferramenta adequadamente, garantindo o registro correto.

Como conscientizar os colaboradores a baterem o ponto?

A empresa que deseja conscientizar os colaboradores sobre a importância do registro da jornada, pode utilizar algumas estratégias, tais como:

• Comunicação clara: explique a importância do registro, como afeta o pagamento, os direitos trabalhistas e a transparência na empresa;
• Treinamentos: ofereça treinamentos periódicos sobre o uso do sistema de ponto, enfatizando a responsabilidade individual de registrar a jornada;
• Políticas internas: estabeleça políticas claras sobre o registro de ponto e suas consequências, deixando claro que o não cumprimento pode acarretar em advertências ou outras medidas disciplinares;
• Facilidades no registro: disponibilize dispositivos de registro acessíveis e fáceis de usar;
• Acompanhamento: forneça feedback regular aos colaboradores sobre a importância do registro correto do ponto e acompanhe de perto o cumprimento dessa prática, identificando e abordando os casos de esquecimento ou falha no registro.

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