Folha de Pagamento: o que é, cálculo e como fazer

A folha de pagamento é um documento essencial para a gestão de recursos humanos de uma empresa. Ela contém informações detalhadas sobre os valores pagos para as pessoas colaboradoras, como por exemplo, salários, benefícios e descontos. 

A legislação brasileira estabelece diversas regras e obrigações para a elaboração e manutenção da folha de pagamento.

Ela também é uma importante ferramenta de controle e gestão de RH, uma vez que permite acompanhar a evolução dos custos com pessoal, o cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias e a concessão de benefícios.

Neste artigo, vamos explorar desde a sua definição até os erros mais comuns que podem ocorrer, passando por cálculos, legislações e a importância desse documento fundamental para o RH. Confira!

O que é folha de pagamento?

A folha de pagamento é um documento que contém todas as informações sobre os salários, benefícios e descontos de cada pessoa colaboradora de uma empresa em um determinado período. 

É um registro importante e obrigatório que as empresas precisam manter atualizado para garantir o cumprimento das leis trabalhistas e tributárias.

Ela é utilizada tanto pelas pessoas empregadoras, para gerenciar os custos com pessoal, quanto pelas pessoas colaboradoras, para verificar o pagamento de seus salários e benefícios. 

A folha é composta por uma série de informações importantes, como por exemplo, o nome da pessoa, seu cargo, salário-base, horas trabalhadas, descontos de impostos, entre outras informações.

Uma gestão eficiente e tecnológica da folha de pagamento é essencial para a saúde financeira da empresa e para manter um bom relacionamento com as pessoas colaboradoras.

O que diz a legislação sobre a folha de pagamento?

A legislação trabalhista brasileira prevê que toda empresa com, pelo menos, uma pessoa empregada deve manter uma folha de pagamento atualizada. 

O documento deve conter informações como o nome da pessoa, o cargo que ocupa, o salário, as horas trabalhadas, os descontos legais (como INSS, FGTS, IR) e os benefícios concedidos (como vale-transporte, vale-refeição, entre outros).

A legislação prevê que a folha de pagamento deve ser entregue mensalmente e que os registros devem ser mantidos pela empresa por, no mínimo, 5 anos. 

Essa medida visa garantir a transparência na relação entre pessoa empregada e empregadora para evitar problemas trabalhistas futuros.

A importância de fazer os cálculos corretamente na folha de pagamento é enorme. Erros podem levar a multas, processos trabalhistas e, em última instância, prejuízos financeiros para a empresa.

A falta de clareza na folha de pagamento pode gerar insatisfação e desconfiança das pessoas colaboradoras em relação à empresa, afetando a produtividade e o clima organizacional.

Para evitar esses problemas, é fundamental que a empresa conte com profissionais capacitados em seu time de RH e sistemas de gestão de folha de pagamentos confiáveis e atualizados. 

Além disso, é importante que a empresa realize um acompanhamento constante da folha de pagamento e que mantenha uma comunicação clara e transparente com os funcionários.

Qual é a diferença entre remuneração e salário?

Muitas pessoas confundem os termos "remuneração" e "salário", mas eles têm significados distintos. Entender essa diferença é crucial para uma gestão adequada da folha de pagamento.

O salário é o valor fixo pago para a pessoa empregada, acordado em contrato, geralmente mensalmente. 

Por outro lado, a remuneração é um conceito mais amplo, que inclui o salário e outras formas de compensação, como por exemplo, bônus, comissões, benefícios e até mesmo horas extras.

Por exemplo, uma pessoa vendedora pode ter um salário base de R$ 2.000,00 (dois mil reais) mas, com comissões e bônus, sua remuneração total pode chegar a R$ 3.000,00 (três mil reais) ou mais. 

Como funciona a folha de pagamento?

O funcionamento da folha de pagamento envolve diversas etapas, desde a coleta de informações até a entrega dos pagamentos para as pessoas empregadas. Vamos resumir as etapas principais:

1. Coleta de dados: Informações sobre horas trabalhadas, faltas, atrasos e demais variáveis que impactam o pagamento.
2. Cálculo: Realização dos cálculos para determinar o salário bruto, descontos e salário líquido.
3. Elaboração: Criação da folha de pagamento propriamente dita, com todas as informações organizadas.
4. Revisão: Verificação dos dados para evitar erros.
5. Pagamento: Realização dos pagamentos e distribuição dos contracheques para as pessoas colaboradoras. 

Qual a importância da folha de pagamento?

Fazer cálculos corretos na folha de pagamento é fundamental para garantir que os funcionários recebam o salário correto e que a empresa esteja em conformidade com as leis e regulamentações trabalhistas. 

Os cálculos na folha de pagamento incluem:

• o cálculo do salário bruto;
• deduções de impostos;
• contribuições previdenciárias;
• benefícios;
• adicionais;
• horas extras;
• entre outros.

Se esses cálculos forem feitos incorretamente, pode resultar em salários errados, pagamentos indevidos, multas e penalidades. 

Além disso, a folha de pagamento é uma documentação importante para os funcionários, pois reflete o trabalho realizado, as horas trabalhadas, os benefícios recebidos e as deduções realizadas.

Quais são as funções da folha de pagamento?

A folha de pagamento desempenha diversas funções importantes para as organizações, abaixo listamos as principais delas:

• Registro de compensações: Mantém um histórico das remunerações das pessoas empregadas, incluindo salários, bônus e benefícios.
• Cálculo de tributos: Facilita o cálculo e a retenção de tributos como INSS e IRRF, garantindo que a empresa cumpra suas obrigações fiscais.
• Relatórios financeiros: Gera dados e relatórios que auxiliam na análise financeira da empresa, contribuindo para o planejamento orçamentário.
• Relatório de benefícios: Acompanha a concessão de benefícios, como vale-transporte e vale-refeição, e seus respectivos descontos.
• Acompanhamento de horas trabalhadas: Registra horas normais e extras, permitindo um cálculo preciso das remunerações.
• Transparência na comunicação: Proporciona um meio de comunicação clara entre pessoa empregadora e empregada sobre os pagamentos, favorecendo a confiança.
• Facilidade em auditorias: Garante que os dados estejam organizados e disponíveis para auditorias e fiscalizações, reduzindo riscos legais.
• Gestão de férias e licenças: Controla períodos de férias e licenças, garantindo que os direitos trabalhistas sejam respeitados.

Essas funções são fundamentais para a saúde financeira da empresa e para a satisfação das pessoas colaboradoras, ajudando a manter um ambiente de trabalho harmonioso e produtivo.

Como fazer cálculo da folha de pagamento?

Existem alguns procedimentos básicos para fazer o cálculo da folha de pagamento, a seguir montamos um passo a passo para você se guiar. 

1. Defina o salário bruto: Considere o salário acordado em contrato.
2. Adicione benefícios: Inclua bônus, comissões e outros benefícios.
3. Calcule as horas extras: Se aplicável, calcule o valor das horas extras trabalhadas.
4. Subtraia descontos: Inclua descontos como INSS, IRRF e outros benefícios.
5. Calcule o salário líquido: O resultado será o valor a ser pago para a pessoa colaboradora. 

Vamos considerar uma pessoa empregada que tem um salário bruto de R$ 2.000,00 (dois mil reais), trabalhou 10 horas extras e teve R$ 300,00 (trezentos reais) de descontos.

1. Salário Bruto: R$ 2.000,00
2. Horas Extras: R$ 20,00/hora (considerando 50% a mais no valor da hora normal) = R$ 200,00 (10 x 20)
3. Total Bruto: R$ 2.000,00 + R$ 200,00 = R$ 2.200,00
4. Descontos: R$ 300,00
5. Salário Líquido: R$ 2.200,00 - R$ 300,00 = R$ 1.900,00

Como é feito o cálculo de horas extras na folha de pagamento?

As horas extras são as horas trabalhadas além da carga horária normal e devem ser remuneradas com um acréscimo no salário. Para calcular é necessário saber qual é a carga horária diária e semanal da pessoa, bem como o valor do seu salário por hora. 

A legislação trabalhista brasileira determina que as horas extras sejam pagas com um acréscimo de, no mínimo, 50% em relação ao valor da hora normal de trabalho.

Para calcular o valor das horas extras, deve-se multiplicar o número de horas extras trabalhadas pelo valor da hora normal de trabalho, acrescido do adicional de 50%. 

Por exemplo, se um funcionário tem uma carga horária diária de 8 horas e trabalhou 2 horas extras em um dia, e seu salário por hora é de R$10,00, o cálculo seria o seguinte:

O valor das horas extras deve ser calculado multiplicando o número de horas extras trabalhadas pelo valor da hora normal, acrescido do adicional de 50%. Por exemplo, se o valor da hora normal é R$ 11,36, o valor das horas extras será de R$ 17,04 (R$ 11,36 x 1,5).

Por que é preciso fazer os cálculos da folha de pagamento corretamente?

Se houver erros na folha de pagamento, isso pode levar ao descontentamento das pessoas colaboradoras, desconfiança na empresa e até mesmo ações judiciais. 

Portanto, é essencial que a empresa tenha profissionais capacitados e atualizados para realizar os cálculos na folha de pagamento com precisão.

A folha também ajuda a manter a saúde financeira da empresa, já que erros nos cálculos da podem resultar em pagamentos desnecessários ou multas que poderiam ser evitadas. 

Sendo assim, é importante que as empresas invistam em recursos e ferramentas que ajudem a automatizar e simplificar o processo de cálculo da folha de pagamento, reduzindo o risco de erros humanos e garantindo a precisão dos cálculos.

Como fazer folha de pagamento?

Fazer a folha de pagamento envolve várias etapas para garantir que todos os dados sejam registrados corretamente e que as pessoas colaboradoras sejam pagas de acordo com as normas legais. 

Aqui está um passo a passo detalhado:

1. Reúna as informações necessárias

• Dados das pessoas empregadas: Nome, CPF, cargo, data de admissão, e outras informações pessoais.
• Horas trabalhadas: Registre horas normais, horas extras, faltas e atrasos.
• Benefícios: Inclua detalhes sobre benefícios oferecidos, como vale-transporte e vale-refeição.

2. Calcule o salário bruto

• Salário base: Utilize o valor acordado em contrato.
• Adicione benefícios: Inclua bônus, comissões e outras compensações.
• Calcule horas extras: Adicione o valor correspondente às horas extras trabalhadas.

3. Aplique os descontos

• INSS: Calcule a contribuição para a Previdência Social conforme as alíquotas vigentes.
• IRRF: Calcule o Imposto de Renda Retido na Fonte, se aplicável.
• Outros descontos: Inclua descontos como vale-transporte, vale-refeição, entre outros.

4. Calcule o salário líquido

• Salário bruto - descontos: O resultado final será o salário líquido a ser pago para a pessoa colaboradora.

5. Elabore o documento da folha de pagamento

• Crie um documento com todas as informações organizadas, incluindo:
  • Nome da pessoa
  • Salário bruto
  • Descontos
  • Salário líquido
  • Detalhes das horas trabalhadas

6. Revise e verifique

• Revise todos os dados para evitar erros. É importante que todas as informações estejam corretas antes de realizar os pagamentos.

7. Realize os pagamentos

• Efetue os pagamentos até a data limite, que geralmente é o quinto dia útil do mês seguinte.
• Distribua os contracheques para as pessoas, garantindo que todas tenham acesso às informações sobre seus pagamentos.

8. Armazene a folha de pagamento

• Guarde uma cópia da folha de pagamento por pelo menos cinco anos, em conformidade com a legislação, para eventuais auditorias e fiscalizações.

Quais são os prazos relacionados à folha de pagamento?

Primeiramente, é importante destacar que a folha de pagamento deve ser elaborada mensalmente, ou seja, a cada mês deve ser registrada a remuneração referente ao mês anterior. 

Também é necessário respeitar os prazos legais para o pagamento dos salários, que variam de acordo com a legislação trabalhista de cada país. No Brasil, por exemplo, o prazo para o pagamento dos salários é de no máximo o 5º dia útil do mês seguinte ao trabalhado. 

Isso significa que, se a pessoa trabalhou durante o mês de janeiro, o salário correspondente deve ser pago até o 5º dia útil de fevereiro. É importante lembrar que esse prazo é obrigatório e não pode ser descumprido pela empresa, sob pena de multas e sanções.

Além do prazo para o pagamento dos salários, existem outros prazos importantes que devem ser seguidos na elaboração da folha de pagamento. Entre eles, destacam-se:

• prazo para o envio das informações ao governo: no Brasil, as informações da folha de pagamento devem ser enviadas ao governo por meio do eSocial — um sistema que unifica o envio de dados trabalhistas, previdenciários e fiscais. O prazo para o envio das informações varia de acordo com o tamanho da empresa e o faturamento, mas geralmente é de até o dia 7 do mês seguinte ao trabalhado;
• prazo para a entrega do holerite: O holerite é o documento que comprova o pagamento dos salários. Esse documento deve ser entregue para as pessoas colaboradoras juntamente ao pagamento, e o prazo para a entrega varia de acordo com a legislação de cada país;
• prazo para o recolhimento dos encargos sociais: além do salário, a empresa deve recolher os encargos sociais, como INSS e FGTS, que são descontados dos funcionários. O prazo para o recolhimento destes encargos varia de acordo com a legislação de cada país e deve ser respeitado para evitar multas e penalidades.

A folha de pagamento é um importante documento que deve ser elaborado mensalmente, seguindo os prazos para o pagamento dos salários, envio das informações aos órgãos de fiscalização, entrega do holerite e recolhimento dos encargos sociais. 

É fundamental que as empresas estejam atentas a esses prazos e sigam todas as obrigações legais para evitar problemas trabalhistas e fiscais.

Quais são os descontos da folha de pagamento?

Os principais descontos da folha de pagamento incluem:

• INSS: Contribuição para a Previdência Social.
• IRRF: Imposto de Renda Retido na Fonte.
• Vale-transporte: Desconto opcional para o transporte das pessoas empregadas.
• Vale-refeição: Se a empresa oferecer, pode haver desconto.
• Faltas e atrasos: Descontos proporcionais ao número de dias de falta ou horas de atraso não justificadas.
• Contribuições sindicais: Se a pessoa for associada a um sindicato.
• Pensão alimentícia: Descontos determinados judicialmente, caso a pessoa tenha obrigação de pagar.
• Descontos por empréstimos: Se a pessoa tiver um acordo de desconto de parcelas de empréstimos ou financiamentos com a empresa.

Erros frequentes na folha de pagamento

Erros na folha de pagamento podem causar problemas financeiros e legais para a empresa, além de descontentamento entre as pessoas colaboradoras. 

O cálculo incorreto de horas extras, os descontos não aplicados ou errados, os dados de pessoas empregadas desatualizados e a falta de documentação para justificar os descontos, são exemplos dos erros mais comuns.

Esses erros podem ser minimizados com uma gestão cuidadosa, uso de softwares e treinamentos regulares para a equipe responsável. Uma revisão periódica dos processos também pode ajudar a identificar e corrigir falhas antes que elas se tornem problemas.

Como fazer a gestão de folha de pagamento?

Uma gestão eficaz da folha de pagamento não apenas garante o cumprimento das obrigações legais, mas também contribui para um ambiente de trabalho mais satisfatório e produtivo. 

Com a implementação de boas práticas e o uso de tecnologia, é possível otimizar esse processo e minimizar erros. Abaixo estão algumas dicas e práticas recomendadas para uma gestão eficaz:

Utilize software especializado

• Automatização: Utilize um sistema de gestão de folha de pagamento que automatize cálculos e relatórios, reduzindo erros manuais.
• Integração: Escolha um software que possa integrar com outras ferramentas de gestão, como controle de ponto e gestão financeira.

Mantenha dados atualizados

• Informações das pessoas colaboradoras: Atualize regularmente os dados, como mudanças de salário, cargo e benefícios.
• Documentação: Armazene toda a documentação necessária, como contracheques, declarações de imposto e registros de ponto.

Estabeleça procedimentos claros

• Fluxos de trabalho: Crie procedimentos claros para coleta de informações, cálculos, revisões e pagamentos.

Treine a equipe

• Capacitação: Ofereça treinamentos regulares para a equipe responsável pela folha de pagamento, garantindo que estejam atualizados sobre as legislações e procedimentos.

Realize auditorias regulares

• Verificações internas: Realize auditorias periódicas para verificar a precisão dos dados e identificar possíveis erros.
• Revisões de conformidade: Avalie se todos os processos estão em conformidade com a legislação trabalhista e fiscal.

Monitore mudanças legais

• Atualizações de legislação: Fique atento a mudanças nas leis trabalhistas e tributárias que possam impactar a folha de pagamento.
• Consultoria jurídica: Considere consultar um especialista em legislação trabalhista para garantir que a empresa esteja em conformidade.

Adote folha de pagamento eletrônica

• Eficiência: A folha de pagamento eletrônica facilita o armazenamento e a recuperação de informações, além de reduzir custos com papel.
• Acesso para pessoas colaboradoras: Permita que as pessoas acessem suas informações de pagamento online, promovendo maior transparência.

Vantagens da folha de pagamento eletrônica?

A folha de pagamento eletrônica oferece diversas vantagens tanto para a empresa quanto para as pessoas que trabalham nela. Veja alguns exemplos: 

A agilidade, por trazer processos mais rápidos e eficientes. A segurança, pela redução de erros manuais e maior proteção de dados. O acesso fácil a folha, pois pessoas colaboradoras podem acessar seus contracheques e informações com facilidade. 

E por fim, a redução de custos, pela menor necessidade de papel e armazenamento físico.

Como você pôde ver, é importante que as empresas tenham um acompanhamento adequado da sua folha de pagamento e dos cálculos tributários envolvidos na desoneração, a fim de garantir a correta aplicação das alíquotas e evitar problemas com a Receita Federal.

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