A folha de pagamento é um dos processos mais críticos na gestão de DP e RH de qualquer empresa.
O fechamento de folha de pagamento, em particular, é um momento decisivo que requer atenção aos detalhes e cumprimento das normas legais.
Itens como o registro correto da folha de ponto, cálculo das horas extras e deduções, bem como os impostos são fundamentais para um fechamento correto e eficiente.
Se esse é um assunto do seu interesse, confira o guia que preparamos com tudo o que você precisa saber para realizar um fechamento de folha de pagamento sem erros. Confira!
O fechamento de folha de pagamento é o processo final de cálculo e organização dos valores a serem pagos aos colaboradores de uma empresa em um determinado período.
Esse processo envolve a apuração de horas trabalhadas, deduções, adicionais e benefícios, resultando no valor líquido a ser depositado na conta do funcionário.
Além disso, o fechamento também contempla a geração de relatórios e a preparação para o pagamento de impostos e contribuições sociais.
A CLT - Consolidação das Leis do Trabalho estabelece diretrizes claras sobre a elaboração e o fechamento da folha de pagamento.
Entre as principais exigências estão a obrigatoriedade de discriminar todas as verbas salariais e descontos, garantir o pagamento dentro dos prazos legais, e a retenção e recolhimento das contribuições previdenciárias e fiscais.
A CLT também enfatiza a importância de manter registros precisos e atualizados, pois pode-se requisitar esses documentos em fiscalizações e auditorias.
O fechamento de folha de pagamento é um processo crítico que envolve várias etapas, e requer precisão e atenção aos detalhes para garantir que todos os cálculos estejam corretos.
A seguir, detalhamos como funciona o fechamento de folha de pagamento:
O primeiro passo no fechamento de folha de pagamento é a coleta de todas as informações necessárias, que incluem:
O próximo passo é processar essas informações para calcular os valores a serem pagos e as deduções a serem feitas.
Primeiro, faz-se a apuração do salário bruto, incluindo salário base, horas extras, adicionais e prêmios, e depois, aplica-se as deduções obrigatórias como INSS, FGTS, IRRF, contribuições sindicais e descontos de benefícios.
Agora são gerados os relatórios para o pagamento e cumprimento das obrigações fiscais, tais como:
O próximo passo é realizar os pagamentos aos colaboradores. Esta etapa se divide em duas:
Além de pagar os colaboradores, a empresa precisa cumprir com suas obrigações fiscais e trabalhistas, que são:
Utilizar sistemas automatizados de folha de pagamento pode aumentar a eficiência e precisão do processo.
Dessa forma, softwares especializados ajudam a evitar erros de cálculo, facilitam a geração de relatórios e garantem a conformidade com a legislação.
Além disso, a automação permite que a equipe de RH se concentre em outras atividades estratégicas, melhorando a gestão de pessoas na empresa.
Para colaboradores que recebem o pagamento no dia 5, o fechamento da folha de pagamento geralmente ocorre no último dia útil do mês anterior.
Assim, permite-se que todos os cálculos e verificações sejam feitos com antecedência, garantindo que o pagamento seja efetuado sem atrasos.
Os erros no fechamento de folha de pagamento podem trazer sérias consequências tanto para os funcionários quanto para a empresa. Conheça os mais comuns e como evitá-los:
Erro: erros nos cálculos de horas extras, adicionais, descontos e benefícios.
Como evitar: utilize softwares confiáveis que automatizam e verificam os cálculos. Realize revisões duplas, preferencialmente por profissionais diferentes, para assegurar a precisão.
Erro: atrasos na finalização do fechamento, resultando em pagamentos fora do prazo.
Como evitar: estabeleça um cronograma rigoroso para o fechamento da folha de pagamento, com datas específicas para cada etapa do processo.
Erro: não observância das exigências da legislação.
Como evitar: mantenha-se atualizado sobre as mudanças na legislação trabalhista e previdenciária. Realize auditorias internas regulares e consulte profissionais para garantir a conformidade legal.
Erro: falta de dados atualizados sobre jornada de trabalho, benefícios ou deduções.
Como evitar: utilize sistemas de ponto eletrônico para garantir a precisão dos registros de horas. Mantenha uma comunicação constante com o departamento de RH para atualizações sobre os colaboradores.
Garanta que seu processo de fechamento de folha de pagamento ocorra corretamenta sem retrabalhos, fale com um dos nossos especialistas e aproveite o resultado positivo da eficiência em sua operação!