Compliance: o que é e como o RH ajuda a implementar

Compliance, no contexto corporativo, refere-se à conformidade com leis, regulamentos, políticas e diretrizes estabelecidas.

Envolve garantir que a organização e seus funcionários atuem de acordo com as normas internas e externas, minimizando riscos legais e operacionais.

O compliance, mais do que uma obrigação legal, é uma estratégia que promove integridade, transparência e ética nos negócios.

Afinal, a conformidade com normas e regulamentos se tornou uma necessidade básica para a sobrevivência e o crescimento sustentável das empresas.

Por conta disso, preparamos este conteúdo sobre o compliance, seus diferentes tipos e benefícios, além do papel do RH na sua aplicação. Confira!

Qual é o conceito de compliance?

O termo compliance deriva do verbo em inglês "to comply", que significa "cumprir" ou "estar em conformidade".

No contexto corporativo, compliance refere-se ao conjunto de disciplinas para garantir que a empresa esteja em conformidade com leis, regulamentos, normas internas e padrões éticos.

Seu objetivo é assegurar que todas as atividades e operações da empresa estejam de acordo com as exigências legais e regulatórias, evitando riscos de sanções, multas e danos à reputação.

Qual é a função do compliance?

A principal função do compliance é prevenir, detectar e responder a qualquer tipo de conduta inadequada ou ilegal dentro da empresa.

Dessa forma, atua na criação e implementação de políticas e procedimentos, na realização de treinamentos contínuos, na monitoração de atividades empresariais e na realização de auditorias internas.

Além disso, o compliance também atua na investigação de denúncias e na aplicação de medidas corretivas quando necessário, garantindo um ambiente corporativo seguro e ético.

Quais os 5 tipos de compliance?

Existem diversos tipos de compliance que podem ser aplicados nas empresas, dependendo das suas necessidades e do setor de atuação. Abaixo, destacamos os cinco mais relevantes:

1. Legal: assegura que a empresa esteja operando dentro dos parâmetros legais, evitando riscos de sanções e multas;
2. Tributário: tem foco na conformidade com as obrigações fiscais e tributárias;
3. Trabalhista: refere-se à conformidade com as leis trabalhistas e normas relacionadas aos direitos e bem-estar dos funcionários;
4. Ambiental: envolve a adequação às normas ambientais, garantindo que a empresa minimize seu impacto no meio ambiente;
5. Segurança da informação: conformidade com as normas e melhores práticas relacionadas à proteção de dados para prevenir violações de segurança.

Quais são as 3 fases do compliance?

A implementação eficaz de um programa de compliance geralmente envolve três fases principais:

1. Prevenção

A fase de prevenção é focada em evitar que ocorram condutas inadequadas ou ilegais dentro da organização. Isso é alcançado por meio de várias ações, como:

• Criação de diretrizes claras e específicas que definam as expectativas de comportamento e práticas aceitáveis;
• Implementação de programas de treinamento contínuos para garantir que todos os funcionários entendam as políticas de compliance e saibam como aplicá-las em suas atividades diárias;
• Promoção de uma cultura de ética, onde a integridade é valorizada e a conformidade é parte integrante dos processos de negócios.

2. Detecção

A fase de detecção envolve monitorar e identificar possíveis violações ou irregularidades, sendo as principais atividades:

• Utilização de ferramentas e sistemas para acompanhar as operações e identificar sinais de não conformidade;
• Realização de auditorias regulares para avaliar a eficácia dos controles internos e garantir que as políticas de compliance estejam sendo seguidas;
• Estabelecimento de mecanismos seguros e confidenciais para que funcionários e outros stakeholders possam relatar preocupações ou suspeitas de violação.

3. Resposta

A fase de resposta é acionada quando uma possível violação é detectada. As ações nesta fase são:

• Condução de investigações detalhadas para entender a natureza e a extensão da violação;
• Implementação de ações corretivas para resolver a violação e evitar recorrências, que podem incluir desde ajustes nos processos até medidas disciplinares contra os responsáveis;
• Documentação dos incidentes e das respostas para aprender com os erros e aprimorar continuamente o programa de compliance.

Quais os benefícios do compliance?

A adoção de um programa de compliance robusto traz inúmeros benefícios para a empresa, tais como:

• Redução de riscos: minimização dos riscos legais, financeiros e reputacionais;
• Melhoria da imagem corporativa: reforço da confiança entre investidores, clientes e parceiros de negócios;
• Eficiência operacional: implementação de processos mais eficientes e eficazes;
• Cultura de ética e transparência: promoção de um ambiente de trabalho mais justo e seguro;
• Conformidade regulamentar: garantia de que a empresa esteja sempre alinhada com as normas e leis vigentes.

Como o RH pode ajudar a implementar o compliance?

O departamento de Recursos Humanos pode desempenhar um papel importante na implementação e manutenção do compliance, da seguinte maneira:

Treinamento e capacitação

Desenvolver e implementar programas de treinamento contínuos para todos os funcionários, além de atualizações periódicas para garantir que todos estejam cientes das mudanças nas normas e regulamentos.

Dessa forma, estes treinamentos devem abranger as políticas de compliance, ética corporativa e regulamentos específicos do setor.

Desenvolvimento de políticas e procedimentos

Em colaboração com a equipe de compliance, o RH pode ajudar a criar e revisar políticas e procedimentos internos que promovam a conformidade.

Incluindo políticas de conduta, códigos de ética, diretrizes de comunicação e protocolos para relatar violações.

Monitoramento e avaliação

Desempenhar um papel ativo na monitorização da adesão às políticas de compliance através de avaliações de desempenho e auditorias internas.

Assim, o RH ajuda a identificar áreas de risco e a garantir que todos os funcionários estejam cumprindo as diretrizes estabelecidas.

Investigação de denúncias

Estabelecer canais de denúncia seguros e confidenciais que permitam que os colaboradores relatem preocupações ou suspeitas de violações sem medo de retaliação.

O RH deve investigar todas as denúncias de maneira imparcial e tomar as medidas corretivas necessárias.

Promoção da cultura de ética

Promoção de uma cultura organizacional baseada em valores éticos e de integridade, através da comunicação constante da importância do compliance.

Além disso, reconhecer comportamentos éticos e integrar princípios de conformidade nas práticas de gestão de pessoas.

Recrutamento e seleção

Durante o processo de admissão, recrutamento e seleção, o RH pode avaliar candidatos com base em sua aderência a valores éticos e conformidade.

A contratação de indivíduos que compartilhem os valores da empresa contribui para um ambiente de trabalho mais alinhado com as políticas de compliance.

Integração e onboarding

O processo de integração é uma oportunidade chave para educar novos funcionários sobre as expectativas de compliance da empresa.

O RH deve garantir que todos os novos colaboradores recebam orientação completa sobre políticas de conformidade e ética desde o primeiro dia.

Feedback e melhoria contínua

O RH pode coletar feedback dos funcionários sobre as políticas de compliance e identificar áreas para melhoria. Esse feedback é valioso para ajustar e fortalecer continuamente o programa de compliance.

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