13 ferramentas para aprimorar e otimizar seu RH

Pilhas de currículos em papel, caixa de entrada repleta de e-mails não lidos e produtividade comprometida: este cenário é muito comum para profissionais de Recursos Humanos que ainda não conhecem os benefícios das ferramentas digitais no trabalho.

Usar esses recursos contribui significativamente na otimização da rotina de trabalho da pessoa recrutadora, bem como possibilita um processo de recrutamento e seleção mais efetivo.

Ainda sim, muitas empresas ainda resistem ao investir em ferramentas de gestão de RH por acreditarem que o custo será muito alto. Contudo, é necessário colocar na balança as recompensas e benefícios que uma tecnologia como essa pode oferecer.

Pensando nisso, elencamos abaixo uma lista de ferramentas úteis para áreas de Recursos Humanos que precisam otimizar suas rotinas de trabalho. Confira!

13 ferramentas para aprimorar e otimizar seu RH

Antes de escolher a ferramenta, entenda o cenário

Um passo anterior a escolha das ferramentas digitais é realizar um diagnóstico sobre os desafios enfrentados na área e no dia a dia do profissional de RH.

Pode-se dizer que há, pelo menos, três obstáculos mais comuns na hora de organizar a rotina de trabalho:

1. Dificuldade ao definir prioridades que impacta na produtividade;
2. Processos não mapeados que atrapalham a comunicação interna;
3. Falta de eficiência nas etapas de recrutamento e seleção.

As ferramentas digitais que escolhemos são aquelas que vão te ajudar a superar esses obstáculos. Nós optamos por ferramentas que tem uma versão gratuita e/ou são de baixo custo.

Produtividade

Uma máxima muito conhecida no ambiente de trabalho é que “quando tudo é prioridade, nada é prioridade”.

Muitas vezes, isso acontece porque não há categorização da rotina de trabalho do macro ao micro. Diante disso, é necessário classificar as atividades em grau de urgência a fim de criar um fluxo lógico e contínuo.

Algumas perguntas podem te guiar na hora de definir prioridades são:

• Essa é uma atividade com prazo de finalização?
• Outras pessoas dependem da realização dessa tarefa para dar continuidade aos seus projetos?
• Posso pedir ajuda para um outro colega de trabalho para agilizar essa atividade?

Trello

O Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que é popularmente usada para organizar os fluxos de trabalho de um profissional ou equipe.

Para equipes de Recursos Humanos, é um recurso que vai ajudar a aumentar o alinhamento entre envolvidos em um projeto e também na definição de prioridades.

Tomatotimer

O método de produtividade Pomodoro foi desenvolvido para aumentar a concentração e diminuir a ansiedade durante a execução de uma tarefa.

O método é relativamente simples: você irá realizar uma tarefa por 25 minutos e terá 5 minutos de descanso até que você complete o período de 2 horas.

O Tomatotimer é um site que cronometra tanto os vinte e cinco minutos de produtividade, como também os cinco minutos de descanso. Ele é bem fácil e intuitivo!

Google Calendar

Seja trabalhando online ou presencialmente, a rotina do RH possui inúmeros prazos a serem cumpridos e reuniões de alinhamento com departamento.

Para organizar os horários de cada um desses compromissos, o Google Calendar é uma ótima alternativa.

Além de ser 100% gratuito e fácil de usar, esse serviço de calendário online está disponível para você em qualquer dispositivo que você faça login com sua conta Google.

Você também pode criar compromissos e enviar um e-mail com convite para uma reunião online para todos os demais participantes.

Momentum

Essa extensão do Google Chrome é excelente para quem precisa se lembrar de tirar um momento para relaxar em meio a tensão do trabalho.

Momentum é um painel visual com tarefas, previsão do tempo e frases inspiracionais que se conectam diretamente com o seu navegador.

A ferramenta já conta com mais de três milhões de usuários que dizem se sentir muito mais inspirados para a realização das suas tarefas do dia a dia.

Slack

O Slack é uma solução para comunicação corporativa que te ajuda a manter uma padronização na mensagem, bem como uma organização por grupos e canais.

Atendendo pequenas, médias e grandes empresas, a ferramenta pode ajudar a pessoa profissional de Recursos Humanos a criar fluxos de comunicação com toda a empresa ou por mensagens privadas.

Também oferece o envio de vídeos, áudios, gifs e links externos. Um ótimo substituto ao Whatsapp!

Processos

Outro erro bem comum na hora de otimizar o dia a dia do RH é a falta de processos mapeados. Para quem pensa que esse é um desafio apenas para pequenas empresas, organizações de médio porte ou até mesmo startups enfrentam um desafio no mapeamento de processos.

Pulses

Rodar pesquisas de clima organizacional é mais um desafio da área de Recursos Humanos — principalmente quando há pouca adesão dos colaboradores.

Por isso, a Pulses é uma ótima ferramenta para o RH utilizar para monitorar o engajamento e performance das equipes de toda a empresa.

Além de contar com um dashboard com uma visualização completa de todas as respostas coletadas, você também pode conectar a ferramenta a sua solução de comunicação interna, como o Slack.

Notion

O Notion é uma ferramenta para documentação corporativa por meio de bloco de notas, conteúdo em vídeo e outros recursos.

A ferramenta pode servir para auxiliar o compartilhamento de boas práticas entre as pessoas que colaboram com a área de RH e na padronização até das tarefas mais complexas.

Você pode criar, por exemplo, uma nota de como fazer um requerimento de abertura de vagas para o RH, ou compartilhar o calendário de processos de Gente e Gestão.

Miro

Se for necessário fazer um brainstorming para alinhamento do time de Recursos Humanos, criar uma lousa digital no Miro é uma ótima solução 100% gratuita!

Esse tipo de visualização é ótimo para gerar um ambiente mais propício para a inovação, porque os demais participantes da ideação podem colaborar com o quadro simultaneamente. Você só precisa compartilhar um link e eles terão acesso.