Treinamento de onboarding para analistas de RH

A chegada de novos colaboradores tem o poder de renovar os ares de qualquer empresa, elevando seus resultados por meio das ideias diferenciadas que trazem consigo. No entanto, é preciso que esses profissionais sejam devidamente integrados às equipes e à cultura da organização.

É aí que entra o treinamento de onboarding, que em tradução livre significa “a bordo”. Ou seja, a proposta é fazer com que esse novo colaborador realmente embarque na proposta do negócio.

Para alcançar esses objetivos, é preciso que o programa seja bem estruturado. E nesse artigo, você vai encontrar algumas estatísticas para mostrar que nem sempre o onboarding é realizado da forma correta nas organizações.

Você também vai descobrir a resposta para as seguintes perguntas:

• Quais erros no treinamento onboarding podem causar prejuízos?
• O que fazer para melhorar o treinamento onboarding?
• Qual a importância de avaliar esses treinamentos e como fazer isso?
• Por que você precisa receber o feedback dos colaboradores?
  Boa leitura!

Quais erros no treinamento onboarding podem causar prejuízos?

De acordo com a Gallup, uma das mais respeitadas instituições voltadas a pesquisa de opinião, os programas de integração de novos colaboradores não é uma prática popular. Quando ela existe, pode não ser eficiente:

• apenas 12% das pessoas dizem que sua empresa faz um bom trabalho de integração;
• a integração é confundida com processos básicos, como configurar uma conta no sistema ou no e-mail corporativo;
• somente 1 em cada 10 profissionais julga que sua organização faz um bom trabalho de integração;
• as organizações perdem de um a dois terços dos novos contratados nos primeiros 12 meses de trabalho.

Identificou a sua empresa em alguma dessas estatísticas? Até começar a ler este texto, você tinha plena certeza de que seus processos de integração eram bons e agora começa a duvidar?

Talvez você esteja cometendo os seguintes erros no treinamento de onboarding e levando prejuízo:

 Você não cria um sentimento de pertencimento

Os novos contratados querem saber se sua empresa é o lugar certo para eles. Não é porque a contratação deu certo que esses profissionais vão imediatamente ter certeza de que querem ou fazem parte desse grupo.

Eles precisam estabelecer uma conexão com a missão e o objetivo da organização, além de sentirem-se aceitos por seus colegas de trabalho.

Embora muitos programas de integração hoje em dia divulguem a visão, missão e cultura organizacional, muitas vezes não conseguem transmitir essa mensagem aos novos colaboradores. Isso dificulta a integração e até mesmo a retenção de talentos.

Você os sobrecarrega com informações

Às vezes, o treinamento em um programa de integração tende a fornecer muitas informações e materiais em um curto espaço de tempo. Essa abordagem não dá aos novos contratados tempo suficiente para digerir e internalizar o que é apresentado a eles. Cuidado com o excesso de informação.

Você os sobrecarrega com tecnologia

O uso de novas plataformas de tecnologia de integração pode ser tentador, mas é preciso se certificar de que os sistemas são fáceis de usar. Do contrário, os novos colaboradores podem gastar a maior parte do tempo aprendendo a nova tecnologia, enquanto deveriam aproveitar o conteúdo para ser efetivamente integrados na organização e nas suas funções.

O que fazer para melhorar o treinamento onboarding?

Usar os recursos disponíveis para fazer um bom treinamento é um ótimo negócio. No entanto, como você pôde conferir no tópico anterior, é preciso bom senso e conhecimento sobre as ferramentas para encontrar opções adequadas e equilibradas.

Dentro disso, quais as melhores práticas para melhorar o onboarding? É sobre isso que vamos falar agora.

Criar um checklist

Independentemente da função que será desempenhada pelo novo colaborador e do tamanho da sua empresa, alguns detalhes devem ser pensados antes da sua chegada. O ideal é que a organização não perca tempo com esses processos burocráticos e cuide da integração desse profissional o quanto antes.

Portanto, crie um checklist de providências que devem ser tomadas antes do colaborador iniciar as atividades e permita que ele dê o start em sua história com a empresa já em treinamento. Sendo assim:

• cuide de tudo que ele precisará para trabalhar, incluindo os móveis. É desagradável chegar a um escritório que ainda está sendo montado e perder tempo esperando ficar pronto;
• deixe a conta de e-mail dele já configurada, assim como os softwares e sistemas instalados e liberados para o uso;
• comunique os demais membros da equipe sobre a data de início e o nome desse profissional.

Cumprindo essa lista antecipadamente, o primeiro dia de trabalho pode fazer toda a diferença na percepção que o indivíduo vai ter sobre a empresa. Especialmente se o treinamento for agradável e criativo.

Acompanhar o processo de perto

Quanto mais rápida for a adaptação do novo colaborador, mais satisfeito ele vai estar com o novo emprego. As consequências da satisfação você já conhece: engajamento, motivação e produtividade.

Para atingir esses objetivos, não basta criar e implementar o onboarding. É preciso acompanhar seu desempenho, realizando as mudanças necessárias para que o programa seja eficiente em tempo hábil.

Entenda por acompanhar o desempenho a criação de metas e estratégias que permitam visualizar os resultados em tempo real. Aplicar o feedback após o treinamento é importante, mas avaliar se tudo está sendo bem entendido ou se é preciso reforçar algum ponto antes que o programa acabe é fundamental.

Além de promover as melhorias necessárias para os próximos processos, a adaptação do colaborador ocorre de modo mais rápido.

Sair do lugar comum

O onboarding é um procedimento que traz diversos benefícios não só para a organização, como também para o novo colaborador. Por isso assume um papel estratégico na empresa, já que pode gerar resultados positivos quando aplicado da forma correta.

Normalmente, uma pessoa já inicia em um emprego bastante animada. Potencializar esse sentimento também ajuda a melhorar os resultados. Sendo assim, como tudo o que é estratégico, o treinamento de onboarding deve estar acompanhado de elementos inovadores.

Saia do lugar comum! Ao pensar de maneira criativa e estratégica, você mantém os contratados engajados e motivados desde o primeiro dia de trabalho.

Procure alinhar esses elementos aos treinamentos que serão realizados posteriormente. Considere estratégias de gamificação e viagens corporativas.

Qual a importância de avaliar esses treinamentos e como fazer isso?

Todo programa de treinamento precisa ser avaliado por uma razão óbvia: nenhuma empresa quer investir tempo e dinheiro em ações que não vão trazer o resultado esperado.

Por isso, os resultados devem ser constantemente avaliados. Cabe à empresa conhecer os melhores métodos quantitativos e qualitativos para isso.

Métodos quantitativos

Quando falamos em avaliação de treinamentos, pensamos em números. Para quantificá-los, é preciso escolher um modelo adequado. Trouxemos dois exemplos.

1. Níveis de avaliação de Kirkpatrick

Criado por Donald Kirkpatrick, opera em quatro níveis:

1. reação;
2. aprendizado;
3. comportamento;
4. resultados.

Fonte: Kaptiva

Cada nível deve ser aplicado para um tipo de público interno. Por exemplo, o primeiro nível, de reação, é mais adequado aos novos colaboradores.

Como o próprio nome sugere, esse formato deve contemplar a opinião desses profissionais a respeito do treinamento e, geralmente, é feito por meio de um questionário tradicional.

2. Métricas de Recursos Humanos

Aqui entram todos os meios de avaliação que podem ser utilizados no RH, como os índices de turnover. Ou seja, se a rotatividade da sua empresa for muito alta, você pode estar treinando os colaboradores para aplicar seus novos conhecimentos na empresa concorrente.

Talvez seja uma boa hora para revisar as estratégias de retenção de talentos relacionadas à política de benefícios e ao plano de cargos e salários.

Métodos qualitativos para medir resultados integrados

Embora os números sejam importantes, não devem ser a única forma de avaliar o sucesso de um treinamento. É preciso combiná-los com métodos qualitativos. Veja 3 sugestões:

1. sessões de feedback : durante o processo de integração, o gestor de recursos humanos pode solicitar que os novos colaboradores revelem suas primeiras impressões sobre a empresa e os treinamentos oferecidos;
2. entrevistas de permanência : as entrevistas de permanência são ações voltadas para a descoberta dos motivos que levam os colaboradores a ficarem na organização, que podem revelar a importância e o aproveitamento dos treinamentos pelos profissionais;
3. entrevistas de saída : projetadas para descobrir por que os colaboradores foram em busca de uma nova oportunidade.

Por que você precisa receber o feedback dos colaboradores?

Como você pôde perceber, independentemente do método de feedback, é importante observar as respostas fornecidas pelo colaborador. Elas podem úteis para aplicar futuras mudanças.

Tais transformações são necessárias para que os treinamentos de integração sejam cada vez mais eficientes e expressem a verdadeira personalidade do negócio. As organizações precisam estar preparadas para ouvir esses profissionais, ainda que as mudanças não possam acontecer de imediato.

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