ERP: como implantar este sistema tão importante para o RH

Nos dias de hoje, a eficiência e a integração são fundamentais para o sucesso de qualquer empresa. Nesse contexto, os sistemas de ERP desempenham um papel crucial.

Este software de gestão facilita as operações das empresas e pode ser de grande valia para o setor de RH.

Então, se você quer entender um pouco mais sobre o sistema e saber como implantá-lo na sua organização, acompanhe o conteúdo que preparamos!

O que é um sistema de ERP?

Um sistema de ERP, ou Enterprise Resource Planning, é uma plataforma de software integrada projetada para auxiliar as empresas na gestão de suas operações e recursos de forma eficiente.

Traduzindo, ERP significa Sistema Integrado de Gestão Empresarial. Ele oferece uma abordagem centralizada para diversas áreas de negócio, como finanças, contabilidade, vendas, compras, produção e recursos humanos.

O ERP permite que as organizações coletem, armazenem, gerenciem e interpretem dados de várias atividades empresariais, proporcionando uma visão abrangente e em tempo real das operações.

Como surgiu?

Os sistemas de ERP surgiram na década de 1970, quando empresas como a Black and Decker, começaram a buscar maneiras de integrar seus processos de negócios em um único sistema de computador.

No entanto, foi na década de 1990 que o conceito se popularizou, com empresas lançando soluções abrangentes que se tornaram amplamente adotadas.

Como implantar o sistema ERP em uma empresa?

Aqui estão os passos básicos envolvidos no processo:

1. Avaliação das necessidades e objetivos

Antes, é essencial que a empresa avalie suas necessidades específicas e defina claramente os objetivos que deseja alcançar com o sistema.

Isso pode envolver a identificação de áreas problemáticas, definição de requisitos de negócios e estabelecimento de metas.

2. Seleção do sistema ERP

Com base nas necessidades, a empresa deve selecionar o sistema ERP mais adequado, avaliando as diferentes opções disponíveis no mercado.

Sendo assim, é importante considerar diversos fatores, como funcionalidades oferecidas, custo, escalabilidade, suporte ao cliente e compatibilidade com os processos empresariais existentes.

Após selecionar, é preciso customizar os módulos, campos, definição de fluxos de trabalho e integração com outros sistemas.

3. Treinamento dos usuários

Para garantir que os funcionários se familiarizem com o novo sistema e sejam capazes de utilizá-lo de forma eficaz no dia a dia.

O treinamento pode ser realizado por meio de sessões presenciais, tutoriais online ou manuais de usuário.

4. Fase de homologação

Antes de implementar o sistema, é recomendável realizar uma fase de teste para homologar as rotinas, identificar e corrigir problemas ou bugs.

Esses testes envolvem a funcionalidade, integração com outros sistemas e desempenho.

5. Implementação gradual

Ao invés de lançar todas as funcionalidades de uma vez, é aconselhável implementar o sistema em fases, começando com os módulos essenciais e expandindo gradualmente para outros recursos.

Isso ajuda a minimizar o impacto nas operações e permite que a empresa se adapte gradualmente ao novo sistema.

Também é preciso acompanhar essa implementação, através de feedback dos usuários para realizar ajustes conforme necessário.

Quais são os ERP mais usados?

Alguns dos sistemas de ERP mais utilizados atualmente incluem:

• Infor ERP: com aplicativos para gestão financeira, de cadeia de suprimentos, de ativos e recursos humanos;
• Microsoft Dynamics 365: é uma plataforma de ERP e CRM (Customer Relationship Management) que ajuda as empresas a gerenciar suas operações comerciais de forma integrada;
• Oracle ERP Cloud: soluções de ERP baseadas em nuvem, com aplicativos para as empresas gerenciarem seus processos financeiros, operacionais e de RH;
• SAP ERP: é uma das soluções mais amplamente adotadas em todo o mundo e oferece uma gama de funcionalidades para diferentes setores e tamanhos de empresas.

Quais as vantagens de usar o sistema ERP?

O uso de um sistema de ERP oferece uma série de vantagens para as empresas, tais como:

• Análise e relatórios: oferece recursos avançados de análise e geração de relatórios, permitindo que as empresas obtenham insights valiosos sobre suas operações e desempenho;
• Automatização de processos: com o ERP, muitos processos empresariais podem ser automatizados e padronizados, reduzindo a necessidade de trabalho manual e eliminando erros humano;
• Integração e centralização de dados: permite que as empresas integrem e centralizem dados de diferentes departamentos e processos em um único sistema, proporcionando uma visão abrangente e em tempo real das operações da empresa;
• Melhoria da comunicação e colaboração: as informações podem ser compartilhadas facilmente entre diferentes departamentos e equipes, promovendo uma comunicação mais eficaz.

ERP e RH: como funciona?

A relação entre o sistema ERP e o departamento de Recursos Humanos desempenha um papel fundamental, principalmente nos seguintes pontos:

Automatização de processos

O ERP automatiza muitos processos de RH, desde a geração de contratos e a elaboração de folhas de pagamento até o rastreamento de horas trabalhadas.

Isso reduz a carga de trabalho administrativo e minimiza erros decorrentes de tarefas manuais repetitivas.

Centralização de dados

Isso inclui dados pessoais, histórico de emprego, qualificações, registros de desempenho, benefícios, licenças, entre outros.

Ter todos esses dados em um só lugar facilita o acesso e a análise, permitindo que os gestores de RH tomem decisões informadas e estratégicas.

Conformidade legal

Afinal, ele pode gerar automaticamente relatórios e documentos necessários para cumprir requisitos legais, como declarações fiscais, registros de horas trabalhadas, documentação de segurança do trabalho, entre outros.

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