Contracheque: 5 opções de acesso online

O contracheque, também conhecido como holerite, é um documento essencial que vai além de um simples comprovante de pagamento. Ele desempenha um papel fundamental na administração salarial, na conformidade legal, além de dar transparência nas relações trabalhistas.

Com o avanço da tecnologia, as empresas têm adotado métodos cada vez mais eficientes para facilitar a vida dos seus colaboradores. Um exemplo dessa evolução é disponibilizar o contracheque online.

Essa prática não apenas promove a sustentabilidade ao reduzir o uso de papel, mas também proporciona mais agilidade e praticidade para as pessoas colaboradoras acessarem suas informações salariais.

Confira agora o que é o contracheque, para o que serve, qual sua importância e cinco opções de acesso online.

O que é o contracheque?

O contracheque é um documento emitido pelo empregador que detalha os vencimentos do trabalhador.

Além disso, ele também é uma ferramenta que garante a clareza e a precisão na remuneração dos colaboradores. Isso porque inclui informações como salário bruto, descontos (INSS, imposto de renda, contribuições sindicais), adicionais (horas extras, bônus) e o valor líquido a ser recebido.

O que a lei diz sobre o contracheque?

A legislação brasileira, por meio da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), estabelece que a empresa deve fornecer o contracheque ao trabalhador mensalmente.

O artigo 464 da CLT obriga o empregador a fornecer um recibo discriminando a remuneração paga, sendo que esse recibo pode ser eletrônico ou impresso, desde que contenha todos os detalhes de pagamento e descontos.

Antes a lei estabelecia que o recibo precisava de assinatura do empregado no contracheque. No entanto, em 1997, estabeleceu-se que os comprovantes de depósito em conta bancária serviriam como recibo, o que fez com que muitas empresas não recolhessem mais a assinatura dos colaboradores.

Mesmo com essa mudança, as empresas continuam emitindo o holerite, como forma de garantir o cumprimento da lei. Afinal, o não fornecimento do contracheque pode resultar em penalidades para a empresa

Sendo assim, é função do RH assegurar o cumprimento dessa obrigação para evitar problemas legais e manter a confiança dos colaboradores.

Qual a importância do contracheque?

Para o RH, o contracheque é uma ferramenta de gestão.

Afinal, primeiramente, ele serve como comprovante de renda para o trabalhador, sendo essencial para a realização de diversas operações financeiras, como a solicitação de financiamentos e empréstimos.

O contracheque é necessário na conferência de pagamentos, garantindo que cada funcionário receba corretamente conforme seu contrato de trabalho. Também facilita o entendimento dos valores recebidos, como a diferença entre salário bruto e líquido, por exemplo.

Além disso, ele também é importante para a declaração de imposto de renda do colaborador, pois contém todas as informações necessárias para o preenchimento correto da declaração anual.

Já para a empresa, o contracheque é fundamental para manter a transparência, evitar problemas judiciais, além de aumentar sua credibilidade e confiança.

O que precisa constar no contracheque?

O contracheque deve conter várias informações essenciais, tais como:

• Identificação do empregado e do empregador: nome completo, CPF e cargo do colaborador, além dos dados da empresa como razão social e CNPJ;
• Período de referência: mês e ano ao qual o pagamento se refere;
• Salário bruto: valor total do salário antes dos descontos;
• Descontos: detalhamento dos descontos, incluindo INSS, imposto de renda, contribuições sindicais, pagamento de pensão alimentícia e outros descontos, obrigatórios ou acordados;
• Adicionais: informações sobre adicionais como horas extras, adicional noturno, insalubridade, periculosidade, gratificações, férias, comissões e bônus;
• Benefícios: detalhamento de benefícios como vale-transporte, vale alimentação, plano de saúde e outros;
• Valor líquido: valor final que o colaborador receberá após todos os descontos;
• Base de cálculo dos descontos: valores que serviram de base dos descontos aplicados;
• Horas trabalhadas: quantidade de horas normais e extras trabalhadas no período;
• Adiantamentos: caso algum valor tenha sido pago antecipado ao colaborador;
• Deduções e proventos: detalhamento das deduções e proventos específicos de cada colaborador;
• Data de pagamento: data em que o pagamento foi efetuado.

Como evitar erros na emissão do contracheque?

Aqui estão algumas práticas recomendadas para que os profissionais de RH emitam o contracheque de forma correta:

Utilizar um sistema de gestão de RH confiável

Sistemas integrados de gestão de RH automatizam muitos processos e reduzem a margem de erro. Dessa forma, escolha um sistema confiável que ofereça funcionalidades como o cálculo de horas extras, por exemplo.

Manter os dados dos colaboradores atualizados

Certifique-se de que todas as informações pessoais e contratuais dos colaboradores estão corretas e as fichas de registro atualizadas, bem como dados bancários.

Além disso, conheça as necessidades de seus adicionais. Para isso, é preciso saber a categoria a qual cada colaborador se encaixa.

Tenha controle sobre faltas e atrasos

Faltas e atrasos dos colaboradores são descontados no contracheque, portanto precisam de um controle correto e preciso.

Utilize sistemas confiáveis de ponto e fique atento às faltas justificadas para não descontar o salário de maneira incorreta.

Verificar a configuração de cálculo de folha de pagamento

Configure corretamente os parâmetros de cálculo da folha de pagamento, incluindo alíquotas de impostos, contribuições e adicionais. Verifique regularmente a folha de pagamento para identificar e corrigir possíveis discrepâncias antes da emissão dos contracheques.

Comunicação clara com os colaboradores

Mantenha uma comunicação clara e aberta com os colaboradores sobre como é o cálculo do contracheque e o que cada item representa. Isso pode ajudar a resolver dúvidas e identificar possíveis erros rapidamente.

Como acessar o contracheque? 

A tecnologia trouxe várias facilidades para a gestão de contracheques, facilitando tanto a rotina da empresa quanto o acesso para os colaboradores.

Dessa forma, empresas que oferecem múltiplas opções de acesso ao contracheque online, trabalham em função da melhora na comunicação e a satisfação dos colaboradores.

Confira as 5 opções mais comuns de acesso:

1. Site gov.br, dos governos dos estados e prefeituras

Funcionários públicos podem acessar seu contracheque no site do respectivo órgão contratante.

Ou seja, funcionários do governo federal, acessam pelo gov.br, enquanto que os estaduais, os sites dos respectivos governos estaduais, assim como os servidores municipais acessam os dos municípios.

2. Portal do empregador

Muitas empresas disponibilizam um portal online onde os funcionários podem acessar seus contracheques, sendo que este geralmente requer um login e senha, proporcionando um acesso seguro e privativo.

Para o RH, a utilização deste portal facilita a distribuição dos documentos e reduz a necessidade de emissão de contracheques impressos.

3. Aplicativos mobile

Algumas empresas oferecem aplicativos para dispositivos móveis que permitem aos colaboradores acessar seus contracheques de maneira prática e rápida.

Esses aplicativos podem ser integrados aos sistemas de gestão de RH, automatizando o processo de disponibilização.

4. E-mail corporativo

Outra opção é o envio dos contracheques diretamente para o e-mail corporativo dos colaboradores.

Essa prática, além de ser econômica, garante que os documentos cheguem de forma rápida e segura.

5. Sistemas integrados de RH

Utilizar sistemas integrados de gestão de RH que incluem funcionalidades para a emissão e disponibilização de contracheques pode otimizar todo o processo, garantindo maior eficiência e precisão.

Agora que você já sabe tudo sobre o contracheque e sua importância, que tal conferir ferramentas de RH para deixar a área de Recursos Humanos da sua empresa mais ágil? 

Agende uma demonstração gratuita da Gupy e veja como nossas ferramentas de recrutamento, admissão e educação corporativa vão te dar o poder para impulsionar os resultados do seu RH.