Controle de ponto no DP: tudo o que você precisa saber

Gerenciar adequadamente o tempo dos colaboradores é fundamental para o sucesso de qualquer organização e, por isso, o controle de ponto é tão importante.

Ele é uma ferramenta essencial para otimizar a gestão de Recursos Humanos e garantir a conformidade legal, mas ainda gera muitas dúvidas.

Confira abaixo a importância do controle de ponto, seus diferentes tipos e regulamentações e dúvidas frequentes sobre o assunto. 

O que é controle de ponto?

O controle de ponto é uma prática fundamental no ambiente corporativo, referindo-se ao registro sistemático das horas trabalhadas por um funcionário.

Esse registro pode ocorrer de diversas formas e seu principal objetivo é monitorar a jornada de trabalho dos colaboradores, garantindo a precisão das horas laboradas, auxiliando na gestão eficiente do tempo e na conformidade com as leis trabalhistas.

Além disso, o controle de ponto é necessário para que haja um fechamento correto da folha de pagamento mensal dos colaboradores, o gerenciamento de atrasos e horas extras, pausas para descanso, feriados e a organização das escalas de trabalho.

O que diz a CLT sobre controle de ponto?

O registro de ponto é mencionado na CLT - Consolidação das Leis do Trabalho no Art. 74: O horário de trabalho será anotado em registro de empregados. 

Já no § 2º:  Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. 

Dessa forma, estabelece-se que empresas com mais de 20 colaboradores devem ter controle de ponto. No entanto, o recomendado é que todas as organizações o façam.

O que mudou com a Portaria 671? 

A Portaria 671, de 2021, trouxe importantes alterações nas regras relacionadas ao controle de ponto, revogando outras portarias como a 1510 e 373. Nesse quesito, ela trata, principalmente, sobre:

• Não permite-se mais o registro de hora de entrada e saída dos funcionários com o horário definido em contrato. Era o chamado "ponto britânico", que registrava as horas como se os colaboradores chegassem sempre na hora exata;
• Acrescentou-se o ponto por aplicativo como sistema de registro de jornada online;
• Estabeleceu como deve ser o comprovante de ponto eletrônico;
• Atualizou o REP-C e criou o REP-A, que falaremos a seguir;
• Criou e regulamentou o modelo REP-P, o ponto digital que atende a diversas modalidades de trabalho, inclusive o teletrabalho (trabalho remoto);
• Mudou o tipo de arquivo fiscal para o ponto eletrônico;
• Aumentou a quantidade de exigências do espelho de ponto.

Como deve ser feito o controle de ponto?

Confira algumas diretrizes sobre como fazer o controle de ponto:

• Conformidade legal: deve estar em conformidade com as leis trabalhistas, garantindo o cumprimento dos direitos dos trabalhadores e evitando possíveis penalidades legais para a empresa;
• Facilidade de uso: deve ser de fácil utilização para os colaboradores, minimizando erros e garantindo a adesão ao registro adequado da jornada de trabalho;
• Flexibilidade: deve ser flexível o suficiente para se adaptar às necessidades específicas da empresa e dos colaboradores;
• Monitoramento: deve permitir o monitoramento e a análise da jornada de trabalho dos colaboradores, de forma transparente;
• Precisão: deve ser preciso e confiável, garantindo o registro correto das horas;
• Segurança dos dados: protegendo as informações dos colaboradores contra acessos não autorizados ou manipulações indevidas.

Quais os tipos de controle de ponto?

Confira alguns dos principais tipos de controle de ponto:

Eletrônico 

Emprega relógios de ponto eletrônicos que registram as horas trabalhadas por meio de cartões magnéticos, cartões de proximidade ou biometria.

Oferece maior precisão e segurança em comparação com o controle manual ou mecânico.

Manual 

Consiste no registro das horas trabalhadas por meio de fichas ou cartões de ponto preenchidos manualmente pelos colaboradores.

Apesar de ser um método tradicional, está sujeito a erros e fraudes. Por conta disso, se usa normalmente em empresas com pouca quantidade de funcionários.

Mecânico

Utiliza relógios de ponto mecânicos para registrar a entrada e saída dos funcionários, geralmente por meio de cartões de ponto, inseridos na máquina para registrar o horário.

É conhecido como modelo de registro REP-C, ou seja, um Registrador de Ponto Convencional.

Online

Realizado por meio de sistemas de registro de ponto online, onde os colaboradores podem registrar suas entradas e saídas por meio de aplicativos ou plataformas web.

Pode ser do modelo REP-A ou REP-P. O REP-A é o Registrador de Ponto Eletrônico Alternativo, ou seja, aqueles usados através do computador ou dispositivos móveis. Conforme a Portaria 671, esse modelo precisa de aprovação prévia por acordo ou convenção coletiva.

Já o recentemente regulamentado REP-P, ou Registrador Eletrônico de Ponto via Programa, é um software em nuvem que, além de registrar o controle de ponto, também faz tratamento dos dados.

O que é controle de ponto por exceção? 

O controle de ponto por exceção é uma abordagem que se concentra apenas nos casos em que ocorrem desvios da jornada de trabalho previamente estabelecida.

Nesse caso, não registra-se todas as entradas e saídas, mas apenas as variações que são significativas. Isso permite uma gestão mais eficiente do tempo, concentrando esforços na análise das situações atípicas.

O que fazer quando o funcionário esqueceu de registrar o ponto?

Em casos de esquecimento no registro do ponto, é importante que a empresa tenha procedimentos claros para lidar com essa situação. Afinal, o não preenchimento pode levar a empresa a receber multa, se houver fiscalização do Ministério do Trabalho.

Por conta disso, o ideal é que o colaborador informe imediatamente seu gestor ou o departamento responsável para ajustar o registro de acordo com as políticas internas.

Quem é responsável pelo controle de ponto?

A responsabilidade pelo controle de ponto recai sobre a empresa, que deve garantir a implementação de sistemas eficazes e o cumprimento das normas trabalhistas vigentes.

É fundamental que gestores e profissionais de RH sejam capacitados para gerenciar esse processo de forma transparente e responsável.