Departamento pessoal (DP): funções e como facilitar processos

Precisa entender mais a fundo rotinas, funções e principalmente a estrutura do departamento pessoal? Reunimos as melhores práticas que vão além do básico e desenvolvidas por especialistas da Gupy, para trazer o guia que vai trazer resultados de sucesso para o seu RH!

Leia a seguir:

• O que é departamento pessoal
• Rotinas do departamento pessoal
• Documentos trabalhistas do DP
• Cargos e funções do DP
• Qual a importância do DP para as empresas
• Qual a diferença entre DP e RH
• Como organizar o departamento pessoal
• Métricas e indicadores essenciais
• Erros que você deve evitar no setor
• Futuro e tendências do departamento pessoal

Portanto, o objetivo deste artigo é não só oferecer a você um guia completo de funções e rotinas do departamento pessoal, mas também ajudar você a ter um papel de maior impacto. Boa leitura! 

O que é departamento pessoal (DP)?

O departamento pessoal é responsável pelos cuidados com toda a burocracia correspondente ao funcionário quanto à sua chegada, seu vínculo enquanto empregado e seu desligamento para garantir o processo demissional e o pagamento rescisório correto, independentemente do responsável por esta decisão.

Neste cenário, há etapas como admissão, exame admissional, cálculo, pagamento e negociação de salários, locomoção, férias, benefícios, licenças, apuração do registro de ponto, pagamento de 13º salário, pagamento de comissões, escala de horários, rescisão, entre outras atividades que podem variar de acordo com a empresa e as obrigações legais.

O DP é regido pelo Ministério do Trabalho, pela Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) e pelo Sindicato da categoria. A elaboração do contrato de trabalho, as horas de trabalho permitidas por uma função, o piso salarial, o desconto por faltas injustificadas...estes são alguns exemplos de procedimentos que devem ser acompanhados pelo setor.

Quais são as rotinas do departamento pessoal?

As atividades do DP são operacionais, porém dinâmicas — todos os meses, os processos devem ser concluídos observando prazos e legislação, mas no trajeto podem acontecer admissões, demissões, acidentes de trabalho e férias.

Além disso, os cálculos do departamento pessoal exigem, além de atenção, perícia nos cálculos e olhar crítico diante dos processos. A estrutura é relativamente simples, mas exigente.

Dentro das rotinas estão as atividades. Veja:

• Admissão — exame admissional, elaboração e assinatura do contrato, anotações na CTPS, abertura de registro de funcionário junto ao MTE, abertura de conta salário, geração do número de registro de ponto, arquivo de documentos e anotações CLT;

• Apuração de ponto — processo importante para levantar faltas justificadas e injustificadas, atrasos, esquecimentos, geração de horas para pagamento ou banco;
• Benefícios — plano de saúde, plano odontológico, vale-alimentação, vale farmácia, bolsa de estudos, vale combustível. Estes são alguns dos benefícios que podem ser concedidos aos funcionários com desconto em folha a critério da empresa;
• Folha de pagamento — para que o cálculo da folha seja correto, todos os valores que incidem algum desconto ou benefício ao funcionário já devem ter sido devidamente apurados. Na folha, será conta tudo que o funcionário tem de salário bruto e salário líquido, depois dos descontos;
• Demissão — exame demissional, rescisão do contrato, anotações na carteira de trabalhos, cálculo dos valores de acordo com o tipo de desligamento — por decisão do empregador com e sem justa causa, por decisão do empregado — e acerto final.

O que o Departamento Pessoal faz? 

A primeira delas é manter as informações funcionais atualizadas. Com esse perfil, o departamento pessoal vai cuidar para que todos os prazos trabalhistas sejam cumpridos, observando a validade dos processos e as atualizações da legislação.

É um setor que exige muita atenção e colaboração entre os membros da equipe. São atividades de rotina, mas que podem sofrer variações em função de ausências ou registros indevidos.

A gestão de arquivo, recolhimento de impostos e atualização de cadastros são atividades que se somam àquelas de praxe do DP e que contribuem ainda mais para assegurar as informações do quadro de funcionários.

Documentos trabalhistas do DP

Alguns dos documentos necessários aos órgãos trabalhistas são:

• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged);
• Acordo de compensação;
• Acordo de prorrogação de horas;
• Atestado médico admissional e demissional;
• Autorização para descontos não previstos;
• Recibo de 13º salário;
• Recibo de abono de férias;
• Recibo de adiantamento do 13º salário;
• Recibo de entrega do Requerimento Seguro-Desemprego (SD);
• Recibo de gozo de férias;
• Recibos de adiantamento e pagamento;
• Recibos de pagamento.
  
  

Cargos e funções do departamento pessoal

Para cada cargo no DP há um tipo de exigências e funções. A formação vai depender do nível de responsabilidade e necessidade de conhecimento na função a ser executada.

Muitas etapas cotidianas podem ser cumpridas por todos da equipe. Outras, mais específicas, devem ser atribuídas àquele profissional que já passou pela etapa de treinamento e tem segurança no que faz. Ter ciência da importância do departamento vai fazer com todos tenham a mesma percepção.

Gestor/ Gerente ou Coordenador de DP

É o profissional com necessidade de domínio de todas as áreas para gerir a equipe e propor soluções para os problemas. É a quem todos os outros devem recorrer e se sentir seguros para encontrar respostas para os impasses surgidos.

Normalmente o gestor de DP tem formação em Administração, vindo de uma longa trajetória em cargos e funções operacionais que foi gradativamente galgando pela competência na execução.

Analista de DP/ Benefícios

É o braço forte do gestor e tem um conhecimento bastante aprofundado. É normalmente quem executa as atividades de maior complexidade e realiza a conferência final junto com gestor para garantir que a folha de pagamento ou uma rescisão, por exemplo, sigam adiante sem erros, pagamentos ou descontos indevidos.

Assistente

Participa das atividades complexas como auxiliar e tem autonomia para executar tarefas menores, ainda acompanhado e orientado quanto às particularidades da legislação e tudo que pode impactar os processos de DP.

Auxiliar

É o profissional de suporte a todas as áreas e pode ser designado para escanear documentos, arquivar fichas, tramitar com documentos, preencher dados em planilhas. Deve ser acompanhado continuamente, caso tenha chegado recentemente ao departamento pessoal.

Como o departamento pessoal surgiu nas empresas?

Desde que se sabe da existência do trabalho no mundo, existe o grupo dos que pagam por um trabalho e outros que recebem para executá-lo. Da época da escravidão até agora, muitos processos mudaram e, com a abolição da escravatura, as condições de trabalho e remuneração também.

Se antes os proprietários das fazendas pagavam conforme suas vontades, com o passar do tempo houve uma transformação generalizada e regulamentação das atividades trabalhistas e de acordo com o que a lei determinava.

Até chegar ao formato da atualidade, a luta por melhores condições e formalização do trabalho foi árdua e cheia de percalços. Foi então, que em 1 de maio de 1943 o Decreto-Lei nº 5.452 criou a CLT que foi sancionado pelo presidente da época, Getúlio Vargas, representando uma grande conquista.

As empresas agora precisavam de determinações como registro na carteira de trabalho, férias, 13º e licenças, sob o risco de sofrerem penalizações graves por descumprimento da legislação.

O Ministério do Trabalho é o órgão responsável pela fiscalização e por isso o departamento pessoal é essencial para uma empresa — em uma visita do fiscal trabalhista, toda a documentação deve estar em dia e conforme as regras impostas ao tipo de negócio da empresa.

O DP deve, portanto, conservar arquivos e pastas em local de acesso restrito — em função da confidencialidade das informações — mas de fácil localização, caso seja necessária alguma consulta ou apresentação comprobatória ao fiscal, líderes e colaboradores solicitantes na empresa.

Qual a importância do DP para as empresas?

Cuidar dos processos burocráticos e manter a organização da documentação funcional são alguns dos pontos que agregam valor e importância, mas a essência do departamento pessoal é garantir que nenhum documento esteja faltando na pasta ou arquivo correspondente a qualquer funcionário.

É ao departamento pessoal que um responsável de área vai recorrer para saber informações sobre algum funcionário da sua equipe referentes a:

• data de admissão;
• período de licença;
• número de faltas;
• agendamento de férias;
• registro de ponto;
• alterações salariais.

Muitas delas servem de base para justificar uma promoção ou um desligamento. É, portanto, o DP que vai municiar um gestor desses elementos para auxiliar a tomada de decisão conforme os registros apurados.

Podemos entender a área como uma base de dados funcional, pois, embora o gestor faça o acompanhamento da equipe e do comportamento dos funcionários, é praticamente impossível lembrar datas e fatos com exatidão, dependendo do número de pessoas que estão sob sua responsabilidade .

Ao procurar o DP para checagem, é normal que o gestor espere contar com informações precisas e ágeis para não perder o timing de uma ação. Vale lembrar que a legislação trabalhista atua com prazos e alguns deles bem curtos. Quando a empresa não toma providências imediatas, corre o risco de arcar com consequências onerosas.

Qual a diferença entre o Departamento Pessoal e o Recursos Humanos?

Embora sejam conectados e dependentes, há uma grande diferença entre esses dois setores. As principais começam pelas atividades.

RH: atua focado na gestão de pessoas — treinamento, bem-estar, alocação de perfis, relacionamento interpessoal, motivação x produtividade. 

DP: atua na operação de processos.

A função do Recursos Humanos é promover as relações humanas e estimular as potencialidades de cada profissional para que o ambiente de trabalho seja agradável e produtivo e mantenham a rotina do DP sem passivos trabalhistas ou reclamações generalizadas.

O RH tem a missão de intermediar os conflitos, acompanhar o aumento da diversidade e promover a inclusão de forma adequada e agradável a todos os funcionários, levando em conta a cultura organizacional da empresa e todos os valores contidos nela.

Algumas empresas contam com um RH mais afetivo e social, com um Psicólogo à frente do departamento. Outras são mais objetivas e terceirizam esse trabalho de avaliações psicológicas preferindo um gestor de RH, por tratar-se de uma formação que entende melhor as atividades e processos executados no DP.

Os dois setores são importantes para a empresa, mas o departamento pessoal tem uma força maior. Podemos dizer que uma empresa sobrevive sem um RH, mas não sem um DP — é possível atuar com certa deficiência na gestão de pessoas, mas jamais na gestão de processos burocráticos dessas pessoas.

Mesmo que o funcionário não se sinta motivado ou produtivo, vai continuar trabalhando normalmente se identificar o salário pago corretamente em seu holerite, puder contar com o plano de saúde nos momentos de emergência ou tiver meios de locomoção para o trabalho.

É o departamento pessoal quem vai garantir o depósito mensal correspondente ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) na conta vinculada do funcionário ou o recolhimento da guia de INSS como contribuição para a aposentadoria.

No caso de os dois departamentos existirem na empresa, a atuação coerente do departamento pessoal facilita o trabalho dos profissionais de RH. Uma empresa que pague em dia, sem erros ou descontos indevidos e mantenha os benefícios em dia, tende a contar com funcionários mais engajados e comprometidos.

O RH atua visando sempre melhores resultados no quadro funcional como um todo e o departamento pessoal é o suporte para as necessidades básicas do ser humano — é possível identificar as etapas da pirâmide de Maslow e os pontos exatos em que um departamento sai de cena para ou outro entrar e vice-versa.

Fonte: Sobre Administração

3 principais métricas do departamento pessoal

O departamento pessoal tem acesso a dados numéricos que possibilitam o apontamento por métricas e auxiliam os gestores.

As empresas que mantêm o registro de ponto e apuram adequadamente o comportamento do funcionário vão obter informações fiéis aos acontecimentos. 

• Turnover;
• Absenteísmo;
• Acidente de trabalho.

Turnover

Qual é o percentual de rotatividade de funcionários? O cálculo do índice de turnover pode ser apurado com base no número de rescisões realizadas em um período e se elas se deram por vontade do empregado ou decisão do empregador.

O resultado ajuda a analisar se a empresa tem oferecido boas condições de trabalho o suficiente para reter talentos ou se há um erro específico de contratação e identificação do perfil adequado para ocupar determinados cargos e funções.

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Absenteísmo

As faltas em excesso podem ser um sinal de desmotivação ou mesmo de condições de saúde desfavorável e devem ser apuradas para compreender o nível de participação da empresa na conduta de ausência de um empregado ou grupo.

Com a métrica é possível apurar quantos atestados médicos foram entregues na empresa durante um X período e quantas faltas injustificadas foram computadas dentre todos os funcionários. Esse indicador serve também como elemento para avaliação de desempenho.

Acidentes de trabalho

A quantidade de Comunicação de Acidente (CAT) gerada vai auxiliar a empresa a verificar as ocorrências e atuar com mais foco na prevenção. Os motivos de geração do documento são também apontamento importante para detectar se há uma falha da empresa ou negligência ou despreparo do profissional envolvido no acidente.

Como manter a organização no Departamento Pessoal?

Ele é um setor rotineiro, com variações, mas não muitas. Os profissionais desse departamento devem gostar de atividades sem grandes mudanças e entender o universo trabalhista.

Ter uma visão macro  ajuda a acompanhar melhor as atividades micro, o que é benéfico para a empresa. Sendo assim, siga um ritmo cadenciado dentro do departamento pessoal:

• Mantenha um arquivo de cadastro e controle de funcionários;
• Utilize uma planilha para cálculo das horas normais, descontos e horas extras;
• Faça um controle rigoroso da folha de pagamento todos os meses;
• Controle as férias, se possível com emissão de alertas;
• Tenha um sistema de cálculo de rescisão.

Para aprender mais sobre o mundo do RH, ouça o RH sem filtros, um podcast Gupy sobre cultura de inovação e estratégia para a área de recursos humanos.

6 erros mais cometidos pelos departamentos pessoais das empresas

Como dissemos, a legislação trabalhista tem prazos e o não cumprimento pode custar muito caro para uma empresa. A maioria dos funcionários tem pleno conhecimento dos direitos e obrigações, tanto próprias quanto da empresa.

Alguns erros devem ser evitados para não gerar desgaste na relação com o funcionário ou penalidades por parte do Sindicato ou Ministério. Veja alguns deles:

• Retenção da carteira de trabalho por mais de 48h
  Devolver a CPTS no prazo vai poupar meio salário-mínimo aos cofres da empresa;
  
  
• Ausência do exame admissional 
  O Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO) tem como regra a realização deste processo. Além de garantir a admissão de um profissional apto, o exame deve ser realizado para atender à norma regulamentadora da função;
  
  
• Fracionamento ou não concessão de férias 
  Algumas empresas não acatam a regra de jamais conceder férias em um período inferior a dez dias. Em casos mais graves, pode acontecer de o funcionário assinar a folha de férias e continuar trabalhando normalmente;
  
  
• Manutenção do banco de horas sem acordo sindical 
  Muitas empresas podem ser multadas por assumirem o risco de administrar o banco de horas por conta própria sem a intermediação do sindicato;
  
  
• Desatualização trabalhista 
  Muitas mudanças surgiram nos últimos tempos da área de DP. A implantação do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) já é motivo de sobra para não deixar de acompanhar em tempo real o que acontece na legislação;
  
  
• Erro de cálculo 
  Como a maioria dos funcionários sabe quanto tem a receber pelo mês trabalhado, espera por um valor X de salário e quando há uma diferença a menor o DP se vê em uma situação delicada para justificar o erro.

Principais tendências e o futuro do Departamento Pessoal

Depois que a tecnologia introduziu no mercado diversas soluções de inteligência e otimização, as empresas têm apostado em uma gestão humanizada e voltada para os resultados, tornando todos os departamentos mais estratégicos e colaborativos, inclusive o DP.

A tendência é que o uso de ferramentas de gestão e automação permita um trabalho mais eficiente, com redução do trabalho manual e, consequentemente, da margem de erros. Esse é um aspecto que considera também a motivação do próprio funcionário do DP ao ver toda a carga de pressão se esvair com um sistema bem estruturado.

O departamento pessoal só tende a crescer com a unificação e automatização, pois poderá atuar lado a lado com a gestão de pessoas e auxiliar na valorização do capital humano e aproveitamento da mão de obra para exercer funções variadas.

Termos como Big Data e Inteligência Artificial, antes vistos e ouvidos apenas nos filmes futuristas americanos, são agora bem atuais e atuantes em diversas empresas interessadas em fazer da transformação digital uma aliada e do time um grupo expert e à frente no mercado.

Entender que o departamento pessoal pode ir além de um processo operacional e funcionar estrategicamente como um fornecedor de dados, com elementos envolvidos na análise, vai fazer com que a empresa se posicione melhor no mercado e faça uso das melhores soluções tecnológicas disponíveis. 

Foi pensando nesse cenário de um futuro breve que elaboramos esse guia e quisemos apresentá-lo a você. Algumas prerrogativas são básicas e outras desencadeiam uma série de elementos que devem ser reestruturados e reconfigurados para um time, um departamento e uma empresa no mercado.

Se você gostou deste post e deseja adotar práticas ainda melhores em seu departamento pessoal e valorizar os processos de Admissão, entre em contato com um de nossos especialistas!