Onboarding Gupy: como funciona esse processo?

Com certeza você sabe que o onboarding tem papel fundamental para o sucesso da experiência do novo colaborador. Mas será que você conhece como é um exemplo real do processo de integração?

É o que vamos te mostrar no artigo de hoje, desenvolvido especialmente pela nossa área de Gente e Gestão! Nele, você vai aprender:

• Etapas e processos concretos que realizamos no dia a dia da Gupy;
• Como avaliar o desempenho do colaborador durante a integração;
• Nossos principais aprendizados.

boa leitura! :)

O onboarding Gupy 

Em nossa organização, estruturamos nosso processo de integração de nosso funcionários, ou Gupiers, em 3 pilares.  

• Em sua primeira semana, ele passa pelo onboarding geral: tem uma apresentação de nossa cultura, entende um pouco mais sobre cada área, gestor e de nossa plataforma de recrutamento e seleção.
  
  
• Em seguida, vem o onboarding de área: entende os principais conceitos do setor onde vai atuar, quem são os responsáveis, cargos e responsabilidades. É neste pilar que ele terá uma visão mais profunda sobre o seu departamento.
  
  
• Por fim, temos o onboarding de função. Aqui, vai entender especificamente sobre seu papel, atribuições e expectativas de seu cargo.

Os pilares do nosso onboarding levam um tempo médio de 3 semanas a 1 mês. Porém, este modelo e cronograma não é igual para todos os setores e estão mais ligados a áreas como Marketing e Vendas.

Já na área de tecnologia, o tempo é maior — 2 meses — e mais complexo, por envolver uma integração mais técnica e com processos que requerem demandas diferentes.

Para você ter uma ideia desta diferença: Enquanto que em outros setores, as entregas são reduzidas, na de produto e T.I o 1º mês é voltado para o Gupier entender os códigos da nossa plataforma e nossa arquitetura e, no mês seguinte, passar por duas sprints.

Porém, todos devem entregar o que chamamos de projeto técnico, informado já no começo do onboarding pelo gestor e colocado em prática nas semanas seguintes.

O objetivo  é fazer com que o Gupier aprenda e execute tarefas do dia a dia da função, o que pode envolver analisar dados e entregar um relatório completo ou fazer a implementação de uma tela HTML5, por exemplo. 

Finalizado o processo, temos por último a colação de grau. Nela, o colaborador deve apresentar sobre o que foi seu onboarding, entregáveis, aprendizados e próximos passos dentro da Gupy.

Esta apresentação é aberta a todos -  Founders, gestores e outros Gupiers - e, ao final, entregamos um certificado de onboarding concluído. Também enviamos um formulário de eNPS, para que seja avaliado como foi sua integração.

Leia também:

• Onboarding: o manual de novos funcionários
• O que é offboarding?
• Como ter um onboarding eficiente: conheça o exemplo do Google

Como medir o progresso do colaborador durante o processo de integração

Você já teve essa dúvida? Nós também! Afinal, como saber o desempenho e adaptação do funcionário? No caso da Gupy, introduzimos dois tipos de análise para acompanharmos essa medição. São elas:

Marcos de sucesso

Em cada um dos pilares que falamos acima (e mesmo dentro do projeto técnico), estabelecemos pequenos passos que o profissional deve realizar durante sua jornada.

São itens como conhecer mais sobre nós, abrir uma vaga dentro da plataforma, conhecer nossa inteligência artificial ou completar uma implementação do começo ao fim.

Com os marcos, conseguimos ver o caminho do Gupier dentro do seu cronograma de forma palpável, não só acompanhando seus passos, mas também ajudando a guiar suas etapas.

Desta forma, ele também consegue entender para onde está indo e seu progresso até estar completamente adaptado.

Avaliação

Essa medição possui 3 tipos de critério, que vão sendo destrinchados aos poucos. São eles:

• Cultura organizacional: analisamos o colaborador em cada um dos 7 de nossos 7 valores, como qualidade da entrega, senso de urgência, colaboração e ser referência;
• Conhecimento sobre sua área;
• Conhecimento sobre sua função.

O grande problema das empresas é não saber se a pessoa alcançou a performance desejada.

Assim, com esta análise, conseguimos ver quais são as melhorias necessárias, realizar uma compilação de dados e repassar estas informações de uma forma muito mais fluida para os gestores lidarem com os pontos de desenvolvimento.

Consequentemente, o feedback entre líder e funcionário fica muito mais alinhado.

O interessante, porém, é que essa avaliação não parte só do gestor: também envolve nossos founders e buddies (Gupiers mais antigos que dão suporte aos mais novos nos primeiros momentos da jornada). 

Ao final, conseguimos medir o fit cultural do novo Gupier, se ele se sente acolhido e, principalmente, se ele está entregando e gerando valor. Como vantagem, ele acaba conhecendo muito bem sua função, área e tem um projeto de começo, meio e fim para a rotina dele. 

Como estruturar o processo de onboarding na prática

Hoje, utilizamos o Trello (porém, você pode utilizar a ferramenta de gerenciamento que desejar! Veja alguns exemplos em nossa lista de 17 apps para RH), onde separamos por dois tipos: 

• Trello individual: com descrições das tarefas e responsabilidades que o Gupier terá de fazer.
• Trello Gupy: com informações gerais da empresa — nossos valores, benefícios, setup da plataforma, líderes e imagens de cada um deles e quais ferramentas usamos. 

Fazemos isso para alinhar muito bem o passo a passo do onboarding, pois estamos lidando com expectativas importantes. E, se tem algo que aprendemos em feedbacks de processos passados, foi: “conversamos no 1º dia sobre o processo de integração, mas depois nunca mais lembrei de como ele seria”.

Então, ter um lugar com todos os passos muito bem destrinchados, onde a pessoa possa ter uma clara visão sobre onde ela está e para onde vai dá uma base importante para seu desenvolvimento, deixando ela mais preparada.

Como avaliar o onboarding do colaborador

Esta é uma dúvida muito comum. O que devemos analisar? quais são os fatores principais que devem ser levados em consideração? 

1. Comece vendo quais são as competências fundamentais que o funcionário deve possuir ao terminar a integração.

E atenção a elas nessa etapa: Você deve segmentá-las para evitar que fiquem muito genéricas.

Se por acaso, você quiser analisar critérios de cultura, detalhe quais são valores da organização essenciais, que devem ser demonstrados no dia a dia pelo colaborador.

Um exemplo prático nosso: Além da cultura, também observamos dos novos Gupiers de Costumes Success sobre seus conhecimentos do setor de RH, a comunicação com o cliente, o entendimento deles sobre nossa plataforma, o processo de implementação, entre outros.

Lembre-se: Cada profissional tem entregáveis diferentes, então os critérios também devem ser. 

2. O próximo passo é criar um documento (que pode ser um formulário) e envolver os avaliadores.

Peça para que líderes e gestores façam a avaliação. Com as respostas em mão, compile os dados e apresente-os em formato de fácil visualização, como uma apresentação de PPT.  Dessa maneira, fica mais fácil entender os resultados de forma direta e simples. 

Dica: Se você utilizar escalas em seu modelo,  evite escalas ímpares, com elas existe o viés do meio, onde as pessoas podem não ser tão exatas e colocar respostas medianas, não trazendo tanta exatidão no modelo de avaliação.

3. Por fim, não se esqueça de que esta avaliação é uma via de mão dupla e os envolvidos também devem ser avaliados.

Com isso, é possível entender quem está desempenhando um bom papel e se o novo colaborador teve um acompanhamento próximo.

Boas práticas e aprendizados

• Não deixe de lado a interação. A área de Gestão de Pessoas deve estar presente no dia a dia do colaborador recém-chegado e entender que, além de não conhecer outros colegas, está em processo de adaptação.
  
  Nós, por exemplo, marcamos um café com todos os Gupiers no meio da integração para pegar feedback do processo, saber como estão indo e criar uma relação de proximidade. Isso é essencial, porque nenhum processo é 100% perfeito e deve ser constantemente aperfeiçoado.
  
  
• Entendemos que recepcionar os novos colaboradores gera uma experiência ainda mais positiva no 1º dia de trabalho. Lembre-se, portanto, da experiência. Somos o contato direto com o colaborador desde o 1º momento do recrutamento e devemos ser o apoio também na admissão de funcionários.
  
  
• Para deixar a experiência dos Gupiers ainda melhor, proporcionamos um kit de boas vindas com todos os itens necessários para que ele comece sua jornada conosco.

• No onboarding de gente e gestão, já apresentamos benefícios, assinatura de contrato e partes mais burocráticas e damos total abertura para a realização de processos voltados ao departamento pessoal.
  
  
• Outra boa prática é agilizar as  etapas e deixar seu colaborador bem preparado nesse novo momento. Pensando nisso, dias antes de chegar, o Gupier recebe um e-mail de boas vindas com: acesso ao trello, horário de chegada, quem irá recepcioná-lo, seu e-mail da empresa, agenda de reuniões, benefícios, repasse de documentos necessários que devem ser preenchidos, entre outros.

Conclusão

Como você viu, um onboarding bem planejado pode impactar positivamente o colaborador e trazer resultados duradouros. Esperamos que nosso artigo ajude você a conquistar e encantar talentos!