Guia da Admissão: o que é, legislação e como otimizar o processo

A admissão sempre gera expectativas: da empresa, que deseja que o profissional comece a produzir; da nova pessoa colaboradora, que espera o apoio necessário da empresa para iniciar essa nova etapa; e do Poder Público, que conta com as empresas agirem em conformidade legal.

Por isso mesmo, entender o que é a admissão, a legislação sobre o tema e definir o passo a passo para não esquecer nenhum detalhe é super importante.

É um processo muito comum para qualquer profissional de Recursos Humanos ou Departamento Pessoal, mas é preciso estar atento para evitar problemas legais.

Quer aprofundar os seus conhecimentos sobre admissão e entender como você pode tornar essa importante atividade mais eficiente? Continue a leitura deste artigo!

O que é admissão?

A admissão é o processo feito por uma empresa para contratar um profissional novo.

As suas atividades acontecem após as etapas de recrutamento e seleção e preparam a nova pessoa colaboradora para começar a trabalhar na organização.

De forma prática, a admissão é o ato de aceitar que uma pessoa comece a trabalhar na sua empresa, tendo ou não assinado um contrato de trabalho.

E é por esse motivo que fazê-la da forma correta pode evitar dores de cabeça no futuro.

Em geral, a admissão é o nome dado para uma série de procedimentos realizados para possibilitar que uma pessoa comece a exercer funções dentro de uma empresa.

Os procedimentos mais comuns envolvem coletar documentos específicos, realizar exames médicos e assinar documentos, entre eles o contrato de trabalho.

O principal ganho que empresas possuem em fazer um processo de admissão correto é evitar problemas com o Poder Público, que cobra das organizações dados e informações sobre as pessoas colaboradoras, como também evitar possíveis processos trabalhistas.

Se você preferir, pode conferir tudo sobre admissão através do nosso e-book gratuito sobre o tema! Para baixá-lo, basta clicar na imagem abaixo:

Como trouxemos anteriormente, embora a admissão geralmente ocorra com a assinatura de um contrato de trabalho, existem outras formas de se admitir um profissional, como abordaremos a seguir.

Quais são as formas de admissão?

O método tradicional de contratação de uma pessoa já é conhecido pela maioria dos profissionais: a pessoa é aprovada em um processo seletivo, ela separa documentos, faz um exame médico e assina um contrato de trabalho.

A forma apresentada acima é a mais comum porque é a forma que se apresenta na legislação brasileira, com contratações feitas sob o regime CLT.

Entretanto, ao longo do tempo o meio jurídico entendeu que era necessário estender as formas de admissão para proteger o trabalho. Afinal, infelizmente nem todas as empresas agem em conformidade legal.

Por isso, existem duas outras formas de admissão. São elas:

• Admissão por acordo verbal: como o nome já indica, esse tipo de contratação ocorre a partir de um acordo verbal entre o empregador e o empregado, sem nenhum documento assinado. O empregador comunica o profissional da sua contratação e, a partir disso, a pessoa começa a trabalhar na empresa;
• Admissão tácita: isso significa um comportamento que caracteriza a admissão, ainda que sem manifestação verbal ou escrita. Um exemplo: imagine que uma pessoa frequenta um canteiro de obras e ajuda nas tarefas. Feliz com o suporte, durante várias semanas, um superior paga pelo auxílio e orienta o seu trabalho.

O aceite dessas formas de admissão pelo Poder Judiciário tem como objetivo impedir que o empregador descumpra os procedimentos legais para se isentar do pagamento de encargos e verbas trabalhistas.

Isso claramente não significa afirmar que você pode deixar os registros em segundo plano, tampouco que sejam opcionais. Todos os passos posteriores, se não realizados dentro da lei, podem gerar punições.

Outra situação, por exemplo: uma empresa contrata uma auxiliar de serviços gerais e não realiza a anotação na carteira de trabalho e previdência social (CTPS).

Nesse caso, o contrato de emprego existirá e será válido, mas o desrespeito à lei não vai passar impune e você pode ser multado.

E se tudo isso já não bastasse, quando a empresa erra a formalização das admissões temporárias, o vínculo frequentemente é convertido em definitivo.

Por exemplo, se o contrato de experiência não respeitar o prazo limite de 90 dias, ele será convertido automaticamente para um de período indeterminado.

Quer aumentar ainda mais os seus conhecimentos sobre admissão e ganhar um kit com 10 materiais gratuitos para otimizar esse processo? Confira o nosso vídeo sobre o assunto a seguir:

6 principais tipos de contrato de trabalho

Antes de firmar um contrato de trabalho, é preciso conhecer os modelos que podem ser aplicados e analisar quais deles atendem às necessidades da empresa.

Quanto ao tipo de contrato, as seis formas mais utilizadas são as seguintes:

1. Contrato por tempo indeterminado

Corresponde à contratação plena, ou seja, em que não há data prevista para encerramento do vínculo. Assim, normalmente o rompimento ocorre apenas se houver demissões ou pedidos de dispensa.

2. Contrato de experiência

É previsão de período para que as partes entendam se tem certeza da escolha. Pode ser fixado por até 90 dias. A CLT permite dividir esse período em até duas partes, como forma de prorrogação.

A grande maioria dos contratos de trabalho realizados em regime CLT iniciam como contratos de experiência e, após o período probatório, são convertidos em contratos por tempo indeterminado.

3. Contratação temporária

Pode ser realizado por até 2 anos, admitindo-se a prorrogação por até mais 2. Aqui, é preciso se enquadrar em uma das situações previstas em lei:

• Atividade transitória, por exemplo, as contratações em épocas de alta turística ou de final de ano;
• A natureza do serviço justifica a contratação a prazo, como no caso dos jogadores de futebol e artistas, por exemplo.

As contratações temporárias e por experiência exigem certos cuidados porque os erros podem converter o contrato em definitivo.

Saiba mais → Contrato de trabalho temporário: CLT, lei, direitos e regras em 2024.

4. Trabalho autônomo

O trabalho autônomo é aquele realizado por um profissional que atua de forma independente, sem vínculo empregatício.

Geralmente são designados para um projeto em específico da empresa, já que o planejamento e execução de tarefas são realizados sem que ele seja subordinado a alguém.

Esse tipo de trabalhador não pode ser considerado um colaborador da empresa, uma vez que é contratado para um serviço específico, não respondendo a hierarquias organizacionais ou a outros tipos de regras do trabalho (como jornada fixa, por exemplo).

5. Contrato de estágio

O estágio, assim como o trabalho autônomo, não configura vínculo de emprego. Ele é, na verdade, uma forma de complementar a educação do estudante.

Por isso, o contrato de estágio serve como um termo de compromisso que deve trazer as atividades a serem desempenhadas pelo estudante de forma clara e definida.

6. Menor aprendiz

O programa Menor Aprendiz é uma iniciativa do Governo Federal, estabelecida pela Lei da Aprendizagem, nº 10.097/00.

Esse contrato também é feito por tempo determinado — máximo de 2 anos — e voltado aos estudantes com idade entre 14 e 18 anos.

A anotação deve ser feita normalmente na CTPS e o contrato deve estar atrelado a frequência desse aprendiz na escola. Ou seja, é imprescindível que o indivíduo esteja matriculado e assistindo às aulas.

Por isso, o horário de trabalho deve ser o contraturno escolar e, consequentemente, o salário compatível com a quantidade de horas trabalhadas, mas baseado no salário-mínimo.

Qual a importância do processo de admissão?

Em primeiro lugar, a importância mais óbvia da admissão é possibilitar que a empresa aja com suas contratações de acordo com o que é estabelecido pela legislação brasileira.

Não acatar com a forma como a admissão deve ser feita, com o preenchimento adequado de documentos e do eSocial, implica na possibilidade de multas e processos para a empresa.

Por outro lado, há uma camada estratégica para a admissão, pouco explorada. Afinal, a maioria das empresas conta com esse processo como algo meramente burocrático e operacional.

Contar com profissionais qualificados é uma das condições para alcançar os resultados pretendidos pelas empresas. Logo, a admissão de pessoas colaboradoras não é uma tarefa qualquer: ela tem um propósito estratégico.

Como consequência, as medidas para recrutar, selecionar e integrar pessoas colaboradoras devem estar alinhadas aos objetivos do negócio. Dessa forma, entender o que a empresa procura é fundamental para realizar boas contratações.

Há casos, ainda, em que a própria formalização influencia os resultados diretamente.

Nos setores de varejo, indústria e turismo, por exemplo, é comum admitir profissionais temporários para dar conta dos períodos de alta, evitando o custo de manter colaboradores ociosos em épocas de baixa procura.

Se isso já não bastasse, você também vai precisar alinhar a admissão com o contexto. No mundo de grande transformação digital que vivemos, não dá para uma empresa contar com processos de admissão lentos e burocráticos.

O segredo é alinhar tudo muito bem. Recrutamento, seleção e admissão devem ser organizados de maneira coerente com os objetivos organizacionais. Todos devem caminhar na mesma direção.

Como fazer a Admissão na prática: passo a passo

Agora que você já está familiarizado com a admissão, os diferentes tipos de contrato de trabalho e a importância dessa atividade, vamos abordar como o processo de admissão ocorre na prática.

É importante destacar que vamos abordar, neste artigo, apenas as etapas relacionadas à admissão das pessoas colaboradoras de fato. Ou seja, após todo o processo de recrutamento e seleção ter ocorrido.

Com isso, entenda a seguir como um processo de admissão geralmente ocorre em uma empresa.

1 - Redigir a oferta de emprego

Após a pessoa candidata aceitar a proposta de emprego feita pela empresa no final do processo de seleção, está na hora do profissional do Departamento Pessoal interagir com o profissional para iniciar o processo de admissão.

A oferta de emprego, nesse sentido, é uma lista de documentos e ações que a nova pessoa colaboradora precisa entregar e realizar para que o contrato de trabalho possa ser formalizado.

Os itens que compõem a proposta são:

• Lista de documentos necessários;
• Prazo para apresentar documentos;
• Data do exame admissional;
• Data do início da prestação de serviços;
• Condições da contratação;
• Aviso de que o não cumprimento sem aviso prévio implicará na desistência da oferta.

A comunicação deve ser feita de modo que possibilite a comprovação do que foi encaminhado, porque é preciso evitar problemas entre a oferta e a assinatura da carteira de trabalho.

Pedir a rubrica em uma cópia da folha ou enviar um e-mail resolvem o problema sem burocracia. Dependendo do perfil da empresa, não descarte o uso de aplicativos. A questão central é ser um meio que deixe registro.

Simbolicamente, o processo de admissão é como "cruzar a linha de chegada" para o candidato que se esforçou na seleção e aceitou a proposta. Do outro lado, a maratona do DP está apenas no início! Otimize sua jornada com o Gupy Admissão.

2 - Agendar o exame admissional

O exame admissional é obrigatório por força do artigo 168 da CLT. Ele indica que o empregador deve agendar um exame médico para o profissional nas situações de admissão e demissão, como também de forma periódica.

As clínicas aptas a realizarem o exame admissional são indicadas pelo Ministério do Trabalho, uma vez que o médico precisa ser registrado para realizar essa função.

Para que serve o exame admissional?

O principal objetivo é comprovar se o profissional está realmente apto para exercer as atividades propostas pela empresa. Vale ressaltar que a avaliação médica deve ser realizada periodicamente durante a vigência do contrato.

O exame admissional é um benefício de mão dupla, já que promove uma jornada mais segura para contratante e contratado.

Enquanto a empresa fica com a certeza de que a pessoa candidata não tem nenhuma doença pré-existente, esta também garante seus direitos indenizatórios, caso alguma doença ou complicação relacionada ao trabalho ocorra.

3 - Elaborar o contrato de trabalho

O contrato de trabalho não é algo obrigatório por lei, uma vez que a empresa pode admitir um novo profissional apenas fazendo o registro na CTPS e no eSocial.

No entanto, a melhor prática é complementar os dados da carteira com um documento escrito, em que constem todas as condições de trabalho.

Nessa linha, o termo deve prever remuneração, jornada de trabalho, data de admissão, tipo de contratação, direitos e deveres das partes.

Tudo isso deve ficar dentro dos tetos e pisos previstos em lei e pelas convenções de classe para cada categoria. Um exemplo é que não é permitido contratar um trabalhador em regime CLT com um salário menor do que o salário mínimo por mês.

Lembre-se também de que é possível negociar tudo o que não for proibido pela legislação. Prêmios, comissões, planos de saúde e outros benefícios podem compor as cláusulas do contrato.

4 - Cadastrar a admissão no E-Social

Desde 10 de abril de 2019, o cronograma para implementação do eSocial chegou à etapa de inclusão dos eventos não periódicos — que não se repetem mês a mês, semestre a semestre e ano a ano, por exemplo — por todas as entidades privadas.

Assim, a admissão de colaboradores deve seguir por esse caminho em substituição às comunicações ao Ministério do Trabalho, INSS e Receita Federal.

Nesse sentido, desde 2019 a empresa não deve mais preencher a carteira de trabalho física do profissional, pois todas as informações de cadastro são obtidas diretamente a partir do que é preenchido no eSocial.

Essa mudança trouxe mais dinamismo para a atuação do DP, porque basta preencher os dados e enviar a documentação exigida na plataforma digital para regularizar a contratação.

Confira também → Admissão no eSocial: regras e mudanças na data de admissão.

Prazos de admissão no eSocial

Atualmente, o prazo para envio é o dia útil imediatamente anterior ao início da prestação de serviços, mas é possível realizar o registro preliminar apenas com CNPJ/CPF do empregador, CPF do trabalhador, data de nascimento e data de admissão do profissional.

Nesse caso, ganha-se mais 7 dias para regularizar o restante. O processo de admissão pode ser visto de forma detalhada no Manual do eSocial, evento S-2200.

O software de admissão da Gupy é uma solução na qual as pessoas pré-colaboradoras têm a possibilidade de fazer sua qualificação cadastral direto no eSocial, a partir do preenchimento de formulários na plataforma, sem que seja necessário que a sua equipe precise desprender tempo com essa tarefa.

5 - Tomar as providências adicionais

Para encerrar, você precisa tomar uma série de providências de âmbito interno:

• Verificar a necessidade de assinatura em outros termos, como o de solicitação do vale-transporte e banco de horas;
• Atualizar os registros internos, especialmente o livro de funcionários;
• Convocar o colaborador para assinar todos os termos.

Agora que você sabe quais são os passos necessários para admitir uma nova pessoa colaboradora, não deixe de conferir os principais erros que você deve evitar nesse processo. Para isso, é só conferir o nosso infográfico gratuito:

Documentos obrigatórios para a admissão de novas pessoas colaboradoras

Como você pôde perceber, existem algumas etapas que dividem o final do processo seletivo e o momento em que a pessoa colaboradora começa a trabalhar na empresa.

O principal ponto do processo de admissão é reunir os documentos necessários para realizar todas as etapas do processo.

Por isso, reunimos tudo em uma única lista a seguir para que você possa preencher os dados no eSocial e nos registros internos da empresa:

Para efetivar o contrato de trabalho;

• Foto 3x4 para o livro de empregados;
• Carteira de Trabalho e Previdência Social;
• Documento de Identidade;
• Comprovante do CPF;
• Número do PIS/PASEP;
• Título de eleitor;
• Comprovante de endereço;
• Certificado de reservista (homens maiores de idade).

Para recebimento de salário-família;

• Certidão de nascimento dos filhos;
• Caderneta de vacinação ou equivalente (filhos até 6 anos de idade);
• Comprovante de invalidez (dependente maior de 14 anos);
• Declaração de frequência escolar emitida pela instituição de ensino (filhos maiores de 6 anos).

Para comprovar situações junto à empresa, quando necessário;

• Carta de recomendação;
• Diplomas e certificados de conclusão;
• Carteira de Motorista;
• Carteira de Conselho Profissional.

É importante destacar que esses documentos possuem um propósito claro dentro da admissão, e não são pedidos à toa.

Nunca peça por informações que possam constranger o colaborador, como exame de HIV, declaração do SPC, teste de gravidez e afins. Além de uma invasão de privacidade, esse tipo de requerimento é crime.

Para facilitar o seu processo de levantamento de documentos, que tal usar um checklist interativo e gratuito? Baixe agora mesmo o seu!

Como fazer um processo de admissão estratégico

Você agora já tem contexto de como todo o processo de admissão ocorre, mas uma pergunta continua: como eu posso fazer com que essa atividade tenha um propósito estratégico?

Por isso, separamos para você algumas atividades que você pode incluir na admissão, com o objetivo de tornar essa atividade mais eficiente e, ao mesmo tempo, alinhada com os propósitos do RH e da empresa.

Documente tudo

A principal defesa de uma empresa em um processo trabalhista é ter documentações que comprovem as ações realizadas.

Para a admissão não é diferente. Ter o contrato de trabalho, o modelo de contratação, os documentos do colaborador e os dados do eSocial sempre atualizados e documentados ajuda a empresa a ter mais segurança jurídica.

Além disso, documentar as etapas do processo é o primeiro passo para otimizar atividades e tornar toda a admissão mais fluida.

Invista na interação com o profissional

Após a pessoa candidata ser selecionada, há uma ansiedade natural dela em começar a trabalhar e conhecer seu novo contexto.

Como a interação dela com a sua marca empregadora começou lá no recrutamento, isso não significa que ela acaba quando a pessoa é selecionada. A admissão continua essa experiência!

Quer um exemplo prático? Um processo de admissão lento, com problemas de comunicação e retrabalhos com certeza passará ao profissional a impressão que a empresa é desorganizada.

Isso com certeza impacta na sua percepção mesmo antes de começar a trabalhar de fato, o que pode influenciar no turnover e no baixo engajamento.

Por isso, ter um processo simples e fluido é fundamental. Manter um canal de comunicação ativo e amigável também é indispensável, uma vez que dúvidas com a documentação é algo comum.

Tenha um plano de integração

Como abordamos anteriormente, a admissão continua o processo de encantamento do profissional com a marca empregadora.

Entretanto, muitas empresas perdem a oportunidade de aumentar o sentimento de pertencimento de uma nova pessoa colaboradora ao não desenvolver um plano de integração.

Isso significa que, na prática, muitas empresas fazem a contratação e “largam” o profissional na sua área, para ser rampado de acordo com os objetivos de cada setor.

Assim, o RH e o DP desperdiçam a oportunidade de fazer uma integração de verdade, apresentando a empresa e sua cultura para as novas pessoas de forma amigável e interativa.

Ao ter um plano de integração, você não somente garantirá que cada novo profissional entrará na empresa sabendo suas funções e por onde começar, como também estará integrando ele à cultura da empresa, gerando alguém mais engajado com o propósito da organização.

Admissão na nova lei trabalhista: o que mudou?

A reforma trabalhista impactou diretamente os processos de admissão de colaboradores. Antes, as empresas poderiam adotar as seguintes modalidades:

• Jornada integral: jornada de trabalho de oito horas diárias ou 40 horas semanais;
• Jornada parcial: jornada de trabalho de 25 horas semanais, sem horas extra e remuneração proporcional equivalente ao valor recebido pelos colaboradores que executam a mesma função em jornada integral;
• Trabalho temporário: voltado aos profissionais contratados para atender as demandas sazonais ou eventuais de um negócio.

A reforma trabalhista trouxe mais diversidade para essas modalidades, modificadas pelas leis 13.429/2017 e 13.467/2017.

Enquanto a primeira libera a contratação de terceirizados para determinadas atividades específicas, a segunda é um pouco mais abrangente. Entenda a seguir.

Mudanças que vieram com a Lei 13.467/2017

A Lei 13.467/2017 trouxe duas novas modalidades de admissão de colaboradores: o trabalho home office e o contrato intermitente.

O trabalho home office consiste na prestação de serviços fora das dependências da empresa, em que as tarefas são desenvolvidas por meio de recursos tecnológicos e de comunicação.

Mesmo assim, a atividade não anula a obrigatoriedade do colaborador precisar se deslocar até a empresa em algum momento.

Também é preciso que seja acordado previamente como será o pagamento pelos custos sobre equipamentos, insumos e outras despesas de casa, como energia elétrica. As informações devem fazer parte do contrato.

Já o trabalho intermitente corresponde aos períodos alternados em que a função é exercida, que pode ser em horas, dias ou meses. Por exemplo, a pessoa pode ter uma jornada das 8h às 12h, e das 18h às 21h.

Nos intervalos, o colaborador é livre para prestar seus serviços para outras empresas. Mesmo assim, tem acesso aos direitos trabalhistas de maneira proporcional.

4 benefícios de um processo de admissão bem estruturado

Como você pode ter percebido até então, o processo de admissão não é apenas uma etapa burocrática para a contratação de pessoas.

Ele possui um objetivo claro de proteger a empresa de problemas jurídicos, mas também pode auxiliar na experiência da pessoa colaboradora.

Confira a seguir alguns dos principais benefícios de estruturar o seu processo de admissão de forma organizada, junto com o processo de recrutamento e seleção de pessoas:

1. Reduzir Custos

O principal benefício é a redução de custos. Você vai diminuir o volume de processos trabalhistas, as horas necessárias para concluir a admissão, o retrabalho, a burocracia, os desperdícios, entre outros.

2. Minimizar o risco jurídico

A obediência à legislação também será um ganho. No Direito do Trabalho, você deve não só cumprir com o script, mas também documentar todos os pontos-chave. Uma admissão bem estruturada é fundamental para manter tudo em ordem.

3. Desenvolver a estratégia de negócios

A contratação será, ainda, uma forma de agregar profissionais qualificados para a empresa e desenvolver a estratégia de negócios.

Para isso, recrutamento e seleção devem se basear em boas práticas, como processo de rampagem, automação de tarefas, testes psicológicos e afins.

4. Reduzir o turnover

A rotatividade de pessoal está frequentemente associada a erros de contratação, especialmente quando o processo seletivo não considera aspectos como fit cultural, perfil psicológico e habilidades comportamentais.

Ter um processo estruturado, que considera os pontos de conexão do recrutamento à contratação, auxilia em encontrar a pessoa certa para o cargo.

Quer aprender mais sobre como otimizar o seu processo de admissão? Confira o nosso infográfico gratuito com dicas práticas para deixar ela menos burocrática:

Como digitalizar a admissão?

Com a necessidade de acelerar processos e tornar atividades mais eficientes, a tecnologia tem se inserido em todas as esferas do trabalho humano, inclusive nas atividades do DP.

Nesse sentido, soluções de digitalização e automatização dos processos de admissão são cada vez mais comuns no mercado.

De forma resumida, o processo de admissão digital ocorre da mesma forma que a admissão comum, com uma principal diferença: toda a documentação e os trâmites ocorrem de forma digital e online, por meio de uma plataforma.

Na prática, isso significa menos papelada, mais agilidade e mais segurança no processo, pois diminui as possibilidades de erros humanos, como o extravio de documentos.

Entenda tudo aqui → Admissão digital: o que é, como fazer e vantagens.

Conclusão

A admissão é um processo extremamente familiar para qualquer profissional de RH ou de DP. A única coisa que separa ele de um processo burocrático para um processo estratégico é o posicionamento da empresa.

Embora a parte burocrática, de junção de documentos e comunicação com os órgãos competentes seja inevitável, ela pode ser automatizada e facilitada com o uso de soluções inteligentes.

É por isso que a solução da Gupy Admissão ajuda as empresas a diminuírem seus tempos de admissão em 50%, como também ajuda a área a diminuir os custos do processo em 20%.

Quer saber mais sobre como a tecnologia pode facilitar o processo de admissão? Não deixe de agendar uma demonstração gratuita com um dos nossos especialistas! Para fazer isso basta clicar na imagem abaixo.