Departamento pessoal online: saiba mais sobre esse sistema

O departamento pessoal de uma empresa é o setor responsável por controlar os processos burocráticos relacionados aos colaboradores — e a automatização dessas atividades deu origem ao departamento pessoal online.

Em síntese, essa nova configuração do setor veio para facilitar o dia a dia dos profissionais por meio da inteligência artificial. Como a necessidade de descomplicar a rotina é cada vez maior, a digitalização da parte burocrática é prioridade nas empresas que valorizam uma atuação mais estratégica.

Para passar por essa transformação, é necessário entender o que há por trás dessa metodologia. Pensando nisso, este artigo traz:

• o que é departamento pessoal online;
• como funciona o departamento pessoal online;
• diferenças entre o DP online e o tradicional;
• vantagens do departamento pessoal online;
• onde ele pode ser aplicado.

Boa leitura!

O que é departamento pessoal online?

Em síntese, o departamento pessoal online é um upgrade do método tradicional, cujo objetivo principal é facilitar a rotina do setor e o trabalho dos profissionais.

Os avanços tecnológicos otimizaram diversas áreas dentro das empresas, e não teria porque ser diferente nos processos relacionados a gestão de pessoas.

E quando essas atividades ficam por conta das ferramentas tecnológicas e da Inteligência Artificial, sobra tempo para que a empresa tenha uma postura mais estratégica, trabalhando em políticas facilitam a retenção de pessoas e promovem mais engajamento.

Afinal, são os colaboradores que movem a empresa em busca dos resultados esperados, e é preciso que eles sejam constantemente estimulados.

Como funciona o departamento pessoal online? 

Agora que você sabe o que é o departamento pessoal online e a sua importância para a composição de uma gestão estratégica de pessoas, chegou a hora de entender como ele funciona.

Não há muito segredo nessa parte: basicamente, é a substituição de trabalhos manuais por mecanismos inteligentes que automatizam os processos burocráticos. Podemos citar como os principais:

• a geração de diversos relatórios sobre os colaboradores;
• a gestão da folha de pagamento;
• o controle do relógio ponto e banco de horas;
• o cálculo de horas extras;
• cálculo de salários, benefícios, férias e rescisões;
• preenchimento de holerites.

Ou seja, basta que a empresa escolha um software que faz tudo isso de forma rápida e simplificada e pronto, ela aderiu ao DP online.

Diferenças entre o DP online e o tradicional

A maior diferença entre o DP online e o tradicional está no tempo de execução das atividades e na precisão de cada uma delas. A automação das atividades não substitui os profissionais do setor, já que é preciso que as informações sejam controladas e conferidas.

No entanto, não há duvidas de que a tecnologia simplificou essa tarefa e tornou o departamento muito mais produtivo.

E essa diferença já é reconhecida pelo mercado, o que significa que continuar realizando os processos burocráticos manualmente pode significar uma perda na vantagem competitiva.

De acordo com uma pesquisa realizada pela Deloitte, 86% das empresas entrevistadas reconhecem que é necessário aderir às mudanças promovidas pela Inteligência Artificial para potencializar os seus resultados.

Lidar com a gestão de pessoas exige atualização constante sobre as novas ferramentas do mercado. Optar pelo tradicional pode significar a adoção de métodos ineficientes e, consequentemente, uma redução na produtividade e na rentabilidade.

Vantagens do departamento pessoal online

Ainda não está convencido de que é hora de deixar a metodologia tradicional de lado e adotar o departamento pessoal online? Então, dá uma conferida nas principais vantagens de modernizar os procedimentos da empresa. 

1. Segurança para tomar decisões

A tecnologia e o uso do Big Data para organizar e armazenar as informações sobre os colaboradores concentra todos os dados em um só local.

Tal funcionalidade facilita a obtenção de relatórios e a composição de gráficos, o que facilita também a visualização das informações necessárias para um processo de tomada de decisão mais seguro.

2. Praticidade

Digitalizar documentos e processos, ter dados sempre disponíveis por meio de um clique tem um nome: praticidade.

Suponhamos que você precisa organizar as férias dos colaboradores de um determinado setor. Para isso, é necessário se dirigir a um arquivo imenso, procurar a pasta de cada profissional, verificar datas e realizar cálculos — tudo isso a mão.

Consegue imaginar quanto tempo é gasto nesse processo? Um bom sistema faria tudo isso por você em um tempo muito menor.

3. Otimização dos processos

Automatizar as atividades elimina o excesso de retrabalho e traz mais eficiência para a rotina, mas isso você já sabe. Na verdade, otimizar processos não é um benefício único, ele carrega uma série de vantagens junto, por exemplo, as informações podem ser utilizadas por empresas que realizam pesquisas de clima organizacional.

Dessa forma, a empresa pode traçar um perfil de colaborador ideal, trazendo mais eficiência aos processos de recrutamento e seleção.

4. Diminuição de erros e falhas

Todas as vantagens descritas até agora levam a algo muito importante: a diminuição de erros e falhas. A Justiça do Trabalho é bastante rígida e com leis bastante transparentes, logo, qualquer erro no cálculo da folha de pagamento, férias ou hora extra pode resultar em um processo — e além de manchar a imagem da empresa, pode trazer grandes prejuízos financeiros.

A tecnologia contribui para diminuir a incidência desses eventos, já que os cálculos são precisos e os dados ficam armazenados em segurança.

Onde ele pode ser aplicado?

Para que não fiquem duvidas sobre a eficiência do departamento pessoal online, separamos algumas atividades do setor que foram transformadas pela tecnologia.

Assim, lembre-se sempre de que ao adotar ferramentas tecnológicas que promovam a automatização desses processos sobra tempo para se dedicar a estratégias relacionadas a gestão de pessoas.

Recrutar e reter os talentos certos é o segredo para o sucesso de uma organização. Por isso, automatize as atividades abaixo e tenha mais tranquilidade para atuar estrategicamente:

• elabore relatórios sobre a atuação dos profissionais e aplique nas políticas de plano de incentivos e de carreira;
• controle o registro de ponto dos colaboradores, automatize o cálculo de horas extras e banco de horas e integre esses dados a folha de pagamento;
• realize a gestão de salários e benefícios dos colaboradores de maneira simplificada;
• monitore toda a jornada do colaborador dentro da empresa e faça cálculos precisos em eventuais promoções ou desligamentos;
• organize as férias de todos os contratados;
• estruture e envie os holerites de maneira automática.

Esperamos que o conteúdo deste material tenha sido esclarecedor. Nosso objetivo é contribuir para a evolução da sua empresa, e por que não evoluir começando pela implementação do departamento pessoal online? O investimento vale a pena!

O departamento pessoal anda de mãos dadas com o setor de Recursos Humanos. Entenda melhor qual o papel do RH nas empresas.