Documentos para admissão: confira a lista completa

Sabemos que as leis trabalhistas exigem uma série de formalidades e que, muitas vezes, os profissionais de RH se confundem em meio a tantos processos e burocracias.

A etapa de recrutamento e seleção, como o próprio nome diz, só termina quando o profissional contratado é oficialmente apresentado a toda a empresa.

Até chegar a essa fase, após receber a aprovação pelo RH, o candidato é considerado um pré-colaborador e deverá passar pela parte burocrática de uma contratação no regime CLT: a entrega da documentação.

A entrega dos documentos para admissão existe para que todos os dados possíveis do novo contratado sejam inseridos no sistema de gestão de colaboradores, no qual irá constar o seu contrato de trabalho, registro da folha de pagamento e, a partir desta data, ele estará oficialmente contratado.

Entender que essa é uma fase obrigatória em todas as organizações faz com que o Departamento Pessoal dê uma atenção especial e invista em melhores práticas para otimizar um processo tão formal e torná-lo mais humanizado.

Como cada empresa tem uma forma específica de efetivar esse passo, neste post vamos informar a relação de documentos obrigatórios na hora de contratar um novo colaborador.  

Além disso, vamos esclarecer sobre o tempo que eles devem ficar retidos no RH e ainda vamos ajudar você a implantar formas mais simples de agilizar e organizar esse processo, evitando gargalos. Continue lendo!

A etapa de Admissão de colaboradores

O recrutamento e seleção de pessoas é um processo do RH que tem como objetivo selecionar e atrair os melhores talentos do mercado para preencher uma vaga disponível na empresa. 

É nesta etapa que as pessoas candidatas são avaliadas por meio de testes e entrevistas.

Uma vez que o melhor profissional é escolhido, chega o momento de comunicar o feedback positivo junto do envio de uma proposta formal de trabalho. 

Se a pessoa candidata aceita a proposta realizada, ela avança para admissão e passa a ser considerada uma pessoa pré-colaboradora.

Dessa forma, a etapa de admissão é a parte final do processo de contratação de um funcionário. 

É durante o processo de admissão que o profissional terá que enviar uma série de documentos ao departamento pessoal, a fim de que a empresa possa realizar a formalização do contrato de trabalho dentro dos termos da lei. 

Para otimizar ainda mais esse processo, sua empresa pode contar com o Gupy Admissão: uma solução completa e integrada para contratações 100% digitais. Fale com um vendedor e agende uma demonstração!

Para que servem os documentos admissionais?

Apesar de ser uma etapa que às vezes é questionada como trabalho excessivo, há uma série de razões que justificam a necessidade dessa documentação. 

Os registros civis servem para que a empresa identifique e conheça melhor o novo colaborador, além de ter acesso às suas informações básicas.

Dados sobre dependentes financeiros também são importantes para cálculos de direitos trabalhistas, salário-família, IRRF e pensão alimentícia.

Também são importantes no caso de inclusão nos benefícios concedidos pela empresa (convênio médico e odontológico, auxílio creche etc.)

Vale ressaltar que a admissão de uma pessoa só pode ser efetivada a partir da apresentação dos dados contidos em documentos oficiais e com valor legal, visto que a regularidade da própria organização depende disso. 

Se após uma auditoria, a fiscalização do Ministério do Trabalho constatar alguma irregularidade, a empresa pode sofrer alguma penalização. Por isso, é fundamental que a empresa cumpra todas as exigências para se enquadrar na lei.

Este artigo ainda está no começo e até aqui já deu para perceber a complexidade de um processo de admissão, não é mesmo? Os profissionais de RH responsáveis por esta etapa precisam dar conta de uma série de atividades no menor tempo possível.

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Existe prazo para a entrega de documentos para admissão?

O prazo para que o profissional tenha para entregar os documentos é estabelecido pela própria empresa.

No entanto, a partir do momento em que o pré-colaborador entrega a documentação solicitada, de acordo com a Lei nº 5.553, a empresa tem o prazo máximo de cinco dias para devolver todos os documentos originais, mesmo se forem cópias autenticadas.

Além disso, também existe um prazo para que a carteira esteja assinada após a entrega dos documentos admissionais.

Segundo o artigo 29 da CLT, a empresa tem o prazo de apenas 48 horas para devolução da carteira de trabalho devidamente assinada pelo contratante.

Com esse prazo definido por lei, cabe ao setor de Departamento Pessoal, responsável pelo cadastro do colaborador, a responsabilidade de gerir esse processo da forma mais ágil e efetiva possível, para que a empresa não sofra penalidades.

Dependendo da quantidade de profissionais que serão contratados, esse prazo pode ser bem curto, portanto, a equipe do departamento pessoal deverá estar preparada para conduzir de forma eficiente o recebimento e a conferência da documentação exigida.

Formalizando a contratação no eSocial

O eSocial é uma parte do SPED, Sistema Público de Escrituração Digital, e serve para que as empresas unifiquem o envio das informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas para o Governo Federal. 

O uso do eSocial é obrigatório independente da quantidade de colaboradores e o profissional de departamento pessoal tem a responsabilidade de enviar todos os dados do pré-colaborador para esse sistema. 

Por isso, é imprescindível que as informações sejam conferidas para evitar erros na admissão antes de lançá-los no sistema de folha de pagamento.

Lista de documentos para admissão de colaboradores

Tanto a pessoa colaboradora, quanto a empresa são responsáveis por uma relação diferente de documentos. Para saber quais são os documentos atribuídos a cada uma das partes, veja as listas a seguir e faça o seu checklist! 

Quais documentos para admissão devem ser entregues pelo colaborador? 

• Cópia do RG;
• Cópia do CPF;
• Original e cópia da carteira de trabalho (CTPS);
• Inscrição no PIS/Pasep;
• Foto 3×4;
• Cópia do título de eleitor;
• Original e cópia da carteira de habilitação (CNH) (caso o cargo utilize veículo, atentar para a categoria exigida);
• Cópia do comprovante de endereço;
• Cópia do comprovante de escolaridade;
• Original e cópia do registro profissional emitido pelo órgão da classe;
• Cópia da certidão de nascimento (caso solteiro) ou certidão de casamento (caso casado);
• Cópia do certificado de reservista (para homens entre 18 e 45 anos);
• Original do atestado de saúde ocupacional (obtido em uma clínica de exame admissional);
• Cópia da certidão de nascimento de filhos de até 21 anos;
• Cópia do cartão de vacina e comprovante de frequência escolar para filhos de até 7 anos;
• Original e cópia da carta de referência.

Quais documentos admissionais a empresa deve entregar para o colaborador? 

• Contrato individual de trabalho;
• Ficha de registro da pessoa colaboradora;
• Ficha de salário-família;
• Ficha de Declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda na Fonte;
• Ficha de Declaração de rejeição ou de requisição do vale-transporte.

Com a solução de admissão da Gupy, o pré-colaborador tem acesso a um portal com a lista de todos os documentos necessários, prazos e informações, evitando atrasos e erros no processo de admissão da sua empresa.

Da mesma forma que a plataforma facilita a vida da pessoa candidata, ela também vai otimizar etapas para sua equipe de RH, como possibilitar a checagem de todos os documentos em um mesmo lugar, diminuindo o risco de erros.

Se for necessário, você ainda pode solicitar o reenvio de documento ao pré-colaborador na própria plataforma. 

Quais documentos não podem ser exigidos pela empresa na etapa de contratação?

Também existem documentos que não podem ser, de maneira alguma, exigidos pelo empregador — e que, se feito, acarreta multas e penalidades. São eles:

• exame de HIV;
• exames que comprovem gravidez;
• registros de dívidas ou não do candidato, como certidão negativa no SPC e Serasa;
• dados de antecedente criminal;
• documento comprovando ausência de ações trabalhistas do candidato, ou seja, comprovando que ele nunca entrou em uma ação contra uma empresa.

Esses itens são considerados de caráter discriminatório quando solicitados ao empregado e, caso uma empresa os solicite, causando constrangimento e preconceito no ambiente de trabalho, ela pode sofrer uma ação trabalhista e ser gravemente multada.

Na dúvida em como melhorar os processos seletivos e de contratação da sua empresa? Ao contratar as soluções da Gupy de Recrutamento & Seleção e Admissão, você aumenta a velocidade dos processos, otimiza o trabalho da sua equipe e ainda garante contratações mais assertivas! 

5 passos para otimizar o processo de admissão de colaboradores 

Vamos fornecer algumas dicas de como o gestor de Departamento Pessoal deve proceder para gerir a equipe, de forma que toda a etapa burocrática envolvendo a admissão do novo colaborador seja mais ágil e eficiente, transformando esse processo em uma experiência mais acolhedora.

1. Incentive a comunicação interna

Essa é uma premissa determinante em qualquer área da organização.

Como geralmente a equipe responsável pelo recrutamento e seleção não é a mesma que cadastra o colaborador no sistema, se faltar diálogo antes e durante as etapas, todo o processo será comprometido, o que prejudicará o cronograma do Recursos Humanos e a entrada do colaborador no setor contratante.

O gestor deve estar sempre atento e engajar toda a área, unificando as informações e acompanhando cada etapa, para que os procedimentos possam fluir de acordo com o previsto.

A comunicação interna eficiente transforma a empresa em um lugar mais produtivo e lucrativo, pois evita conflitos, falhas e desmotivação dos colaboradores.

2. Envie a lista de documentos com antecedência

Assim que o RH informar a aprovação do profissional, é necessário enviar por e-mail a lista de documentos e as fichas para preenchimento, além das informações sobre o agendamento do exame médico admissional.

Dessa forma, o novo colaborador ganhará tempo para separar e preencher tudo, comparecendo à empresa na data reservada para seu início com tudo o que foi solicitado.

É importante o RH abrir um canal de comunicação em caso de dúvidas do profissional e acompanhar se ele compareceu à consulta, assim como verificar se todos os documentos e formulários foram providenciados.

3. Controle o recebimento

Tão importante quanto solicitar os documentos e formulários com antecedência é a conferência minuciosa de cada item exigido.

Para ajudar nessa etapa, é importante que o RH tenha um check list e um arquivo físico devidamente organizados.

Com essas pequenas mudanças, a parte operacional pode se tornar mais dinâmica e menos cansativa para os envolvidos.

4. Tenha reconhecimento e engaje a equipe

O líder é responsável por desenhar todas as etapas dos processos de RH, junto com seus colaboradores e de acordo com a cultura organizacional, de forma que a equipe entregue resultados efetivos e com isso conquiste autoconfiança, motivação, engajamento e credibilidade perante a empresa.

Estar atento ao que os talentos podem acrescentar para um melhor funcionamento do setor e aplicar as ideias torna a equipe mais independente e segura.

Com isso, o gestor poderá focar na tomada de decisões estratégicas da organização e desenvolver as demais áreas do RH (retenção de talentos, redução de custos, treinamento e desenvolvimento etc.).

5. Utilize uma ferramenta para admissão de colaboradores 

Etapas burocráticas são cansativas e exigem muito de nossa atenção. É preciso muito cuidado para que falhas não aconteçam e coloquem todo o processo a perder.

Quando a área de Departamento Pessoal tem como auxílio ferramentas tecnológicas, as etapas se tornam mais dinâmicas e eficientes, proporcionando a toda a equipe experiências desenvolvedoras, transformando as pessoas em profissionais mais felizes e produtivos no cumprimento de suas atividades. 

Mesmo em fases tão manuais, a tecnologia pode ser uma grande aliada para agilizar alguns pontos na entrega dos documentos para admissão. 

Um bom exemplo são alguns formulários que as empresas pedem que os profissionais preencham no ato da assinatura do contrato. 

Esses formulários poderiam ser enviados por e-mail ou por uma ferramenta de admissão online para que o colaborador possa preenchê-los pelo computador ou celular e encaminhá-los junto com os documentos digitalizados.

Dessa forma, o RH terá acesso mais rapidamente às informações, efetuando a impressão de forma única assim que o contrato de trabalho for gerado.

Além disso, é possível incluir no sistema os documentos escaneados, otimizando o arquivo digital e alimentando o banco de dados do colaborador.

A solução de admissão da Gupy veio para facilitar esse processo, possibilitando que você encante a pessoa candidata já no momento da admissão. 

Com o Gupy Admissão, você tem a possibilidade de concentrar todo o processo de admissão em um só lugar, reduzir o tempo de checagem de documentos, conferir dados junto ao eSocial, fazer a revisão facilitada de documentos, solicitar o reenvio de documento (se necessário), além de ter uma comunicação direta com a pessoa pré-colaboradora via WhatsApp.