Carteira de trabalho digital (CTPS): detalhes que o DP precisa saber

Na mesma esteira de modernizações de documentos emitidos pelo Poder Público, a digitalização da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) facilitou muito processos das áreas de Recursos Humanos e Departamento Pessoal.

Mesmo sendo uma realidade nos registros laborais há alguns anos, a Carteira de Trabalho digital ainda traz algumas dúvidas tanto para profissionais de DP quanto para os próprios trabalhadores. Afinal, vivemos com a CTPS física por décadas antes da digitalização.

Neste artigo, exploramos as principais informações que profissionais de DP e RH precisam saber sobre a Carteira Profissional digital, desde dados básicos de acesso ao documento até regras e questões pertinentes sobre o preenchimento digital da CTPS.

Boa leitura!

Legislação da Carteira de Trabalho Digital

A emissão da CTPS em meio eletrônico foi definida a partir da Portaria nº 1.065, de 23 de setembro de 2019. Ela foi criada em meio de processos relacionados à desburocratização de elementos relacionados ao mundo empresarial e do trabalho.

Esse texto tornou a Carteira de Trabalho digital com a mesma validade da CTPS física, criada a partir da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Entre as regras estabelecidas pela Portaria, duas mudanças se destacam:

• Art. 3º A Carteira de Trabalho Digital está previamente emitida a todos os inscritos no Cadastro de Pessoas Físicas - CPF, sendo necessária sua habilitação.
  • Parágrafo único. A Carteira de Trabalho Digital terá como identificação única o número de inscrição do trabalhador no CPF.”
• Art. 5º Para os empregadores que têm a obrigação de uso do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas - eSocial:
  • I - a comunicação pelo trabalhador do número de inscrição no CPF ao empregador equivale à apresentação da CTPS em meio digital, dispensado o empregador da emissão de recibo;
  • II - os registros eletrônicos gerados pelo empregador nos sistemas informatizados da Carteira de Trabalho em meio digital equivalem às anotações a que se refere o Decreto-Lei nº 5.452/1943.

Ou seja: o CPF das pessoas se torna o único número necessário para identificação da CTPS digital. Além disso, todo o registro realizado na Carteira de Trabalho das pessoas colaboradoras deve ser feito digitalmente, sem necessidade de tomar o documento físico.

Principais vantagens da Carteira de Trabalho Digital

A digitalização da CTPS trouxe vantagens tanto para as empresas quanto para os trabalhadores. Confira as principais abaixo:

Para a empresa

A principal vantagem que as empresas ganharam com a digitalização é a desburocratização dos processos relacionados às anotações obrigatórias na Carteira de Trabalho.

Se antes as empresas precisavam dedicar pessoas para solicitar, reter e anotar manualmente admissões, alterações salariais e férias nas CTPS das pessoas colaboradoras, agora tudo pode ser feito através do eSocial, tendo apenas o CPF da pessoa em mãos.

Isso tudo torna o trabalho mais escalável e menos manual, facilitando a vida dos profissionais de RH e DP e evitando erros ou problemas com documentos físicos.

Para a pessoa colaboradora

Para os trabalhadores, há duas principais vantagens: a transformação do número da CTPS no CPF da pessoa e não precisar mais lidar com os problemas de ter que apresentar o documento físico ocasionalmente.

Afinal, é muito mais fácil apenas informar o seu CPF para a empresa do que ficar carregando o documento, tirando cópias e se preocupando com a condição geral dele.

Como assinar a CTPS digital das pessoas colaboradoras?

Antes de abordarmos esse assunto, é importante destacar que para assinar a CTPS digital a empresa precisa estar cadastrada no eSocial.

Agora, o primeiro passo é o lançamento das informações da pessoa colaboradora no eSocial antes do início do contrato de trabalho.

Por dentro do eSocial, a empresa deverá enviar o evento S-2200 relacionado ao sistema de Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador.

Caso o RH ainda não tenha todas as informações da pessoa colaboradora, é possível  encaminhar o evento S-2190, que corresponde à Admissão Preliminar.

Entretanto, o que vai corresponder com a assinatura da carteira de trabalho é apenas o preenchimento do S-2200, então é fundamental preencher os dados do futuro colaborador o quanto antes.

É importante também destacar que desde 2020 não é mais necessário que empresas privadas façam as declarações mensais ao Caged (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados), uma vez que o Governo Federal centralizou no eSocial esses dados.

Prazos para anotações na Carteira de Trabalho digital

A legislação também apresenta prazos para que as empresas realizem anotações na Carteira de Trabalho digital das pessoas colaboradoras, sob pena de multa caso desrespeitem os prazos.

Os momentos para anotação são:

• Preencher as principais informações do colaborador (matrícula, CPF, atividade desempenhada, salário, emissão da CTPS) no máximo 1 dia antes do início do trabalho;
• Caso a pessoa tenha sido contratada até o dia 15 do mês, a empresa terá até o dia 15 do próximo mês para preencher as seguintes informações:
  • Descrição da função desempenhada;
  • Horário de trabalho;
  • Informações específicas do colaborador (se é PcD, reabilitado, entre outras informações pertinentes).
• A empresa tem até o dia 15 do próximo mês para preencher as alterações contratuais, de salário, férias, afastamentos, entre outros.

Principais dúvidas sobre a CTPS digital

Confira abaixo as respostas para algumas das dúvidas mais comuns encontradas na internet sobre a Carteira de Trabalho digital:

A empresa é responsável por gerar a CTPS digital?

Não. Como a CTPS física, a Carteira de Trabalho digital é emitida pelo Governo Federal através do Ministério do Trabalho.

Como ter acesso à Carteira de Trabalho digital?

Para ter acesso à Carteira de Trabalho digital, é necessário que a pessoa tenha primeiramente se cadastrado na plataforma gov.br, que centraliza e digitaliza os principais documentos dos brasileiros.

Após realizar o cadastro e acessar a conta, a pessoa terá acesso à CTPS digital.

Caso a pessoa procure criar a sua Carteira de Trabalho, ela precisará entrar no Portal Emprega Brasil ou no aplicativo para smartphones da Carteira de Trabalho Digital.

A CTPS física pode ser descartada?

Não. Embora ela não possa mais ser usada por empresas para registrar nada (sendo o eSocial e a Carteira Profissional digital os únicos lugares), ela ainda pode ser útil para comprovar vínculos empregatícios que não tenham sido passados para o meio digital.

Nesse sentido, a recomendação do Governo Federal é que as pessoas mantenham suas CTPS físicas.

Qual é o número da Carteira de Trabalho digital?

Diferente da CTPS física, o número da Carteira de Trabalho Digital agora é o mesmo número do CPF do portador, facilitando os processos de registro e consulta.

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