Roteirização de vale-transporte: a tecnologia otimizando a gestão de VT

A roteirização de vale-transporte surge como uma solução eficaz para tornar o processo da gestão de VT mais ágil, preciso e eficiente. 

O vale-transporte é um benefício obrigatório e essencial para milhares de trabalhadores no Brasil, proporcionando a possibilidade de um deslocamento mais acessível e econômico para o trabalho. Porém, o cálculo do valor a ser oferecido a cada funcionário, bem como a gestão desse benefício, pode se tornar uma tarefa complexa e burocrática para muitas empresas.

Neste conteúdo, vamos abordar a importância da roteirização de vale-transporte, destacando como a automação com softwares e plataformas de admissão pode transformar essa gestão e otimizar os recursos da empresa.

O que é roteirização de vale-transporte?

Roteirização de vale-transporte se refere ao processo de planejamento e cálculo dos valores de vale-transporte com base na localização geográfica dos funcionários e no trajeto necessário para que eles se desloquem até o local de trabalho. 

Tradicionalmente, esse cálculo era feito manualmente, levando em consideração as distâncias, as rotas de transporte público e os custos associados.

Contudo, com a modernização dos processos empresariais e a adoção de novas tecnologias, o conceito de roteirização evoluiu para algo mais automatizado, utilizando plataformas de software e ferramentas digitais. 

A automação tem se mostrado uma grande aliada nesse contexto, pois consegue otimizar o processo, diminuir erros humanos e melhorar a precisão no cálculo do vale-transporte.

A importância da roteirização de vale-transporte

A roteirização de vale-transporte desempenha um papel crucial na gestão eficiente desse benefício. Vejamos algumas das razões pelas quais a implementação desse processo é tão importante:

1. Redução de custos

A gestão manual do vale-transporte muitas vezes resulta em cálculos incorretos, que podem gerar tanto excessos quanto faltas no valor oferecido aos funcionários. Isso leva a um desperdício de recursos financeiros, o que pode ser evitado com a automação do processo. 

Com a roteirização, a empresa consegue calcular com precisão o valor necessário para cada pessoa colaboradora, evitando erros que possam prejudicar o orçamento da companhia.

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2. Eficiência operacional

Em empresas com um grande número de pessoas colaboradoras, a gestão manual do vale-transporte é uma tarefa árdua e suscetível a falhas. 

A automação simplifica esse processo e garante que todos recebam o valor correto de vale-transporte, independentemente da quantidade de funcionários. Além disso, permite que a gestão se concentre em outras áreas mais estratégicas da empresa.

3. Conformidade legal

De acordo com a legislação brasileira, as empresas são obrigadas a fornecer vale-transporte para os seus empregados, caso eles utilizem transporte público para o deslocamento até o trabalho. Hoje em dia o termo vale-transporte vai muito além de ser somente um vale. 

No entanto, é necessário que o cálculo do benefício esteja em conformidade com as leis trabalhistas. O uso de sistemas de roteirização garante que o processo esteja sempre em conformidade com a legislação, evitando multas e problemas legais.

4. Satisfação dos funcionários

Quando o processo de cálculo do vale-transporte é automatizado e preciso, as pessoas colaboradoras podem contar com o valor correto, o que impacta diretamente na sua satisfação. 

A transparência e a precisão no processo ajudam a construir um ambiente de trabalho mais confiável e transparente.

Como a automação com softwares de admissão facilita a roteirização?

A automação no cálculo do vale-transporte por meio de plataformas de admissão e softwares especializados tem se mostrado uma das maneiras mais eficazes de realizar essa roteirização. 

Vamos entender como isso funciona na prática e os benefícios dessa tecnologia para as empresas.

1. Integração com sistemas de transporte público

A maioria dos softwares de roteirização de vale-transporte estão integrados com sistemas de transporte público, o que facilita a obtenção de dados atualizados sobre rotas, preços e horários. 

Essas plataformas podem acessar informações em tempo real sobre o transporte público disponível em diferentes cidades, otimizando os cálculos e garantindo que as informações estejam sempre corretas.

2. Automatização do cálculo com base na localização geográfica

Plataformas especializadas conseguem fazer o cálculo de forma automática levando em consideração a localização de cada funcionário. 

Isso significa que, ao integrar o endereço residencial da pessoa colaboradora, a ferramenta pode determinar automaticamente o trajeto mais rápido ou mais econômico, utilizando ônibus, metrô ou outros meios de transporte público. A otimização do percurso resulta em valores mais precisos e menores chances de erro.

3. Planejamento dinâmico

Com o uso de software, a roteirização de vale-transporte não depende mais de dados estáticos. 

A tecnologia permite atualizações constantes sobre rotas de transporte, preços e alterações nas condições de trânsito, gerando cálculos mais dinâmicos. Isso é crucial em uma realidade em que as cidades estão sempre em transformação, com mudanças de itinerários e tarifas.

4. Facilidade no controle de reembolsos e descontos

Ao calcular o valor de vale-transporte, os sistemas também podem levar em consideração o reembolso de transporte, caso o funcionário utilize veículo próprio, e os descontos aplicáveis, conforme o limite permitido por lei. 

Isso reduz o risco de erros e facilita a conferência dos valores a serem pagos ou descontados na folha de pagamento.

5. Gestão de benefícios de forma centralizada

Além da roteirização de vale-transporte, muitas plataformas de admissão com software de gestão de benefícios oferecem módulos integrados para controle de outros benefícios, como vale-alimentação e assistência médica. 

Com isso, a empresa consegue gerenciar todos os benefícios de forma centralizada, proporcionando mais agilidade, controle e assertividade nos processos.

Benefícios de utilizar software para roteirização de vale-transporte

Agora que discutimos a importância da roteirização, vamos entender as vantagens de se utilizar um software especializado nesse processo. 

Alguns dos principais benefícios incluem:

1. Agilidade e economia de tempo

A automação do cálculo do vale-transporte elimina a necessidade de cálculos manuais, que consomem tempo e podem ser imprecisos. 

Com a ferramenta de roteirização, os cálculos são feitos de forma instantânea, otimizando o tempo da equipe do Departamento Pessoal e deixando o processo mais ágil.

2. Precisão e redução de erros

Ao automatizar o processo, o risco de erros humanos diminui significativamente. A precisão no cálculo do vale-transporte é essencial para garantir que todas as pessoas colaboradoras recebam o valor correto, sem excessos ou faltas, e de acordo com as regras legais.

3. Conformidade com a legislação

O software ajuda as empresas a estarem sempre em conformidade com a legislação trabalhista, pois os sistemas são constantemente atualizados para refletir as mudanças nas regras de cálculo e fornecimento do vale-transporte.

4. Análises e relatórios detalhados

Os sistemas de automação de vale-transporte geram relatórios detalhados sobre a utilização do benefício, permitindo que a gestão realize análises aprofundadas. Isso possibilita identificar padrões de utilização, avaliar a eficiência do processo e fazer ajustes, caso necessário.

5. Facilidade de integração com outros sistemas

A maioria das plataformas de automação de benefícios permite integração com outros sistemas empresariais, como por exemplo o sistema de folha de pagamento. Isso garante uma administração mais fluida e eficiente de todos os benefícios concedidos às pessoas colaboradoras.

Como a Gupy pode te ajudar?

Com a Gupy Admissão seu processo de roteirização é muito mais prático e centralizado, porque em segundos o custo de transporte da sua futura pessoa colaboradora é calculado.

Antes, mesmo com a ferramenta de roteirização, a empresa tinha que gerenciar em duas plataformas a gestão de adesão ao benefício de transporte e a futura pessoa colaboradora precisava preencher as informações em duas plataformas. 

Com a integração, basta preencher na Gupy que o cálculo sai na hora. Dê ao seu time o roteiro certo para acelerar as admissões com precisão!

Construímos uma integração que possibilita a conexão com diversos players de roteirização. Mas, temos uma parceria de integração nativa com a empresa Cyber Solution.

Como funciona na prática?

A pessoa do Departamento Pessoal deve cadastrar o formulário padrão Gupy de benefício de vale-transporte e deixar o campo de roteiro ativo. 

Após a configuração e atribuição do benefício à admissão, a pessoa recebe o formulário para preencher e fazer a adesão do benefício.

Depois de preenchida, as informações ficam salvas na aba de benefícios no perfil da futura pessoa colaboradora. Se a empresa usa e integra o software de roteirização, o cálculo é feito automaticamente e o valor final já aparece junto ao roteiro. 

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A roteirização de vale-transporte é uma prática essencial para garantir que o benefício seja calculado de forma justa e eficiente. A automação desse processo, por meio de softwares de admissão digital, traz inúmeros benefícios tanto para as empresas quanto para as pessoas colaboradoras. 

Desde a redução de custos e a melhoria da eficiência operacional até a conformidade legal e a satisfação dos funcionários, a tecnologia se torna uma grande aliada na gestão de vale-transporte.
Portanto, adotar soluções de automação e roteirização de vale-transporte não é apenas uma tendência, mas uma necessidade para empresas que buscam otimizar seus processos e garantir a satisfação das pessoas

Investir em tecnologia nesse campo significa não apenas melhorar a gestão de adesão de benefícios, mas também elevar a eficiência e a competitividade da empresa no mercado.

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