Como aumentar a eficiência no Recrutamento sem estourar o orçamento

No geral, investir em uma boa gestão de orçamento é fundamental para garantir a sustentabilidade de um negócio. Administrar os recursos corretamente e estabelecer a fatia que vai para cada atividade é essencial para tomar boas decisões e atuar estrategicamente.

Como em outras atividades, a eficiência no recrutamento também depende do valor que a empresa destina a esse processo. Você deve saber as dificuldades em contratar talentos valiosos, afinal, o mercado está difícil para todo mundo.

Para vencer o desafio, é necessário tomar uma série de medidas. Uma delas é investir na eficiência da busca e aquisição de talentos.

O que um recrutamento eficiente representa para a empresa?

A gestão de gente é um dos elementos responsáveis pelo sucesso nos resultados. Dito isso, a eficiência no recrutamento é a porta de entrada para equipes mais produtivas e engajadas com o propósito do negócio.

Mas o que define um processo de R&S eficiente? Será o número de vagas fechada, o tempo ou o orçamento empregado na ação?

Na realidade, se trata de um conjunto de fatores que levam a esses resultados. Quando a busca por talentos é bem planejada, a empresa usa a ferramenta certa e tem sua marca empregadora consolidada, essa união vai representar:

• maior probabilidade de manter o alinhamento dos propósitos entre área recrutadora, empresas e candidatos;
• melhoria nos processos de tomada de decisão sobre melhores contratações;
• redução no tempo de contratação, diminuindo o intervalo entre a abertura e o fechamento da vaga;
• otimização dos recursos financeiros destinados para contratação e desligamento de pessoal.

Por que ter um orçamento para recrutamento e seleção?

Se a maioria das áreas e processos de uma empresa contam com orçamento próprio, por que o recrutamento não teria? A estimativa e o limite de custos fazem parte de todo bom planejamento.

No caso do Recrutamento e Seleção, como você viu acima, quanto mais bem planejado, mais eficiente serão as contratações. Consequentemente, melhores são os resultados do negócio como um todo.

Além disso, é uma forma do departamento de gestão de pessoas valorizar o seu trabalho e ampliar o orçamento para essa e outras atividades. Ao apresentar resultados de contratação positivos sem estourar a previsão orçamentária, as chances de aprovar reforço financeiro para outras ações aumenta.

Já os valores que sobram do R&S podem ser empregados imediatamente em outras iniciativas. Esse conjunto de fatores contribui para um posicionamento mais estratégico do Recursos Humanos.

Como definir o orçamento para recrutamento e seleção?

Antes de revelar as principais dicas para definir o orçamento para o R&S, é preciso relembrar que o ponto de partida para qualquer ação referente ao recrutamento diz respeito ao perfil da vaga.

Sabendo quais as soft skills e hard skills ideais para cada cargo, alguns pontos relevantes — e que geram despesas — são facilmente detectados. Por exemplo, o canal ideal para divulgar a vaga e o tipo do recrutamento que pode ser aplicado. 

Sendo assim, veja os pontos que não podem ser esquecidos na hora de determinar o orçamento e garantir a eficiência no recrutamento.

Selecione as ferramentas

Existem algumas ferramentas gratuitas para divulgação e seleção de pessoas, mas a questão aqui não é a gratuidade e sim o potencial de profissionais capaz de alcançar gastando menos.

Há soluções no mercado que otimizam e automatizam todo o processo, desde a divulgação até a admissão online, como a Gupy. Você paga uma mensalidade para ter os processos em mãos, facilitando o controle orçamentário.

Calcule os custos atuais

Para entender o destino dos investimentos do R&S, verificar o quanto é gasto hoje, o que pode ser reduzido e projetar o futuro, será necessário conhecer os gastos atuais.

Reúna os investimentos nos canais de recrutamento, se há despesas de viagens para recrutar e filias ou participar de feiras de empregabilidade de determinadas cidades, os custos com a clínica de exames admissionais, entre outros custos.

Com base nesse diagnostico, determine o orçamento e por quanto tempo ele será praticado. Ao final do período, avalie os resultados e as mudanças necessárias para trazer mais eficiência ao recrutamento.

Tenha uma reserva

Sabemos que nem todas as vagas são fáceis de recrutar pessoas. Existem atividades cujas pessoas não tem muito interesse em realizar, regiões com falta de mão de obra para determinados serviços e escassez de profissionais no mercado.

É necessário ter preparo para lidar com essas situações e inovar na busca por pessoas. Dependendo do perfil da vaga, pode ser necessário contratar um Hunter, fazer uma viagem, aumentar o valor da oferta ou conceder outro modelo de jornada de trabalho.

Tenha uma reserva para driblar esses obstáculos sem interferir no orçamento ou exigir aprovação de verba extra.

Como melhorar a qualidade do R&S sem estourar o orçamento?

Na maioria das vezes em que pensamos em melhoria, automaticamente relacionamos ao investimento financeiro que deve ser feito. A boa notícia é que existe a possibilidade de trabalhar a eficiência no recrutamento com investimento mínimo. Confira!

Faça auditoria do processo

Auditar departamentos, como o de Recursos Humanos, e suas práticas, como o de Recrutamento e seleção, é uma forma inteligente de garantir a qualidade dos serviços.

Isso acontece, pois, o objetivo das auditorias é verificar a conformidade dos processos com a legislação, políticas internas e melhoras práticas do mercado. Dessa forma, revela os pontos de atenção, que devem ser trabalhados em busca da excelência.

No caso do recrutamento, o primeiro passo é ter conhecimento sobre as leis trabalhistas. Depois, é necessário estabelecer uma política setorial que inclua as atividades de R&S. A política deve ser divulgada para além do departamento de Gestão de pessoas, já que lideranças da empresa, no geral, se envolvem no processo de aquisição de talentos.

Identifique os riscos das atividades e como resolvê-los. Por exemplo, se a empresa define o fechamento de uma vaga em 15 dias, como proceder quando o volume de currículos não é o suficiente, ou a pessoa candidata ideal não foi encontrada?

Por fim, deve-se registrar todo o processo e monitorar o cumprimento da política. O processo deve se repetir periodicamente, revisando leis e mudanças internas pertinentes a atividade.

Meça os números

Melhorar a qualidade do recrutamento é um processo contínuo, logo, exige acompanhamento frequente. Os números de um recrutamento eficiente devem ser medidos constantemente, como:

• tempo de fechamento de vaga;
• número de propostas aceitas x recusadas;
• volume de candidatos;
• colaboradores que passam na experiência x os que não ficam.

A metodologia PDCA contribui para que esses números sejam traduzidos em melhorias. O ciclo contém 4 etapas que podem ser aplicadas em qualquer modelo de gestão e para variados objetivos de negócio:

• planejar (plan) — etapa de criação do plano de ação e especificações;
• executar (do) — hora de colocar o planejamento em pauta;
• checar (check) — mensurar resultados após período definido;
• agir (act) — correção dos problemas revelados na etapa check. 

Reveja as etapas

Falamos no tópico anterior sobre definir o perfil do cargo antes de se abrir uma vaga. Estruturar o plano de cargos e salários da empresa é uma forma de otimizar o processo de aquisição de talentos, diminuindo as etapas do recrutamento e, consequentemente, seus custos.

Além disso, rever as demais etapas com cuidado e atenção contribui para entender se há processos que podem ser reduzidos e outros acelerados. Veja as alterações que podem ser feitas gerando economia de tempo e dinheiro:

• tenha um cronograma com prazos definidos e compartilhe com todos os envolvidos no processo seletivo;
• invista na triagem acelerada de currículos por meio de sistemas que automatizam e aceleram o processo;
• planeje as entrevistas antecipadamente, forme um conjunto de perguntas padrão para avaliar as skills e aplique apenas aquelas que estiverem de acordo com o perfil da vaga;
• ao invés de marcar as entrevistas em várias etapas, marque as rodadas de conversa com as pessoas que vão entrevistar a pessoa candidatas todas no mesmo dia;
• inclua testes de perfil logo na etapa de candidatura da vaga para que o sistema de triagem faça a seleção completa de candidatos;
• se precisar de referências, deixe para realizar a coleta na última etapa, só com os finalistas.

Quais métricas de recrutamento seguir?

Quer saber se você obteve êxito no seu processo? Então bora aplicar alguns indicadores para acompanhar a eficiência no recrutamento, direcionar melhor os investimentos e corrigir rapidamente as possíveis falhas!

Qualidade de contratação

A qualidade da contratação pode ser facilmente constatada pelas avaliações de desempenho aplicadas após o período de experiência. Com o apoio da gestão das áreas, a gestão de gente define quais metas cada colaborador deve cumprir.

O indicativo de que o processo de recrutamento foi bom e o perfil contratado realmente e aderente à vaga parte desses resultados. Se expressa pelos quais objetivos foram atingidos naquele período determinado.

Custo de contratação

Se estamos trabalhando com orçamento para recrutamento, o custo da contratação é um indicativo que precisa ser acompanhado e, principalmente, planejados.

Custos como anúncios pagos, sistemas e plataformas para aquisição de talentos, contratação de headhunters especializados em determinados segmentos e até mesmo o tempo dos recrutadores precisam ser contabilizados.

Como o assunto é a eficiência no recrutamento, não significa que esse custo precisa ser reduzido e sim que o investimento deve valer a pena.

Por exemplo, se você está levando muito tempo para contratar um profissional de TI ou não consegue reter talentos em uma vaga específica, talvez seja hora de contratar um headhunter e evitar que o prejuízo aumente.

Taxa de aceitação de oferta

Você faz um registro sobre as ofertas realizadas, aceitas e declinadas? Trabalhar com esse indicador é importante para ter um panorama sobre a sua marca empregadora.

Sempre que houver uma recusa, tente entender o porquê. O feedback é importante para tornar as vagas mais atrativas, a entrevista mais eficiente e melhorar o pacote de benefícios oferecido pelo negócio.

O que achou das nossas dicas? Já aplicou alguma delas no seu dia a dia? Abordamos vários pontos durante a leitura para que sejam avaliados, implementados e assim garantir a eficiência no recrutamento. São bastantes dicas para aproveitar e te apoiar no diagnóstico da área e da atividade.