Onboarding digital: o guia completo

Nos últimos anos, o RH tem passado por inúmeras mudanças. A área vem se tornando cada dia mais estratégica, deixando seus processos menos operacionais e oferecendo uma melhor experiência para o próprio time, candidatos e funcionários. O onboarding digital é uma dessas grandes transformações e, ao longo deste artigo, vamos entender melhor o que é e como implementar na sua empresa

O que é onboarding digital

O processo de onboarding é usado para receber um novo colaborador na empresa, integrá-lo à sua equipe e apresentá-lo às suas funções. Essa etapa é essencial para a adaptação e a retenção do novo talento. 

Mas sabemos que as empresas precisam se adaptar às mudanças que acontecem no mundo e o onboarding de funcionários que estão trabalhando remotamente virou uma grande necessidade nos últimos tempos. Foi preciso criar todo o processo de contratação, recepção e integração, mas agora de forma online e sem perder a qualidade, o chamado onboarding digital.

Assim como toda transformação, essa mudança no processo de boas-vindas de novos funcionários ainda gera muitas dúvidas, por isso, a seguir você confere o passo a passo de como criar um onboarding online.

Fizemos um webinar com grandes nomes do mercado falando mais sobre a Transformação digital: o papel central do RH na inovação das organizações. Assista:

Receber um novo colaborador não é uma tarefa simples e é algo que não depende exclusivamente do time de RH. A área será responsável pela estruturação de todo processo de onboarding, mas todos da empresa têm suas tarefas nessas boas-vindas. 

Certifique-se em alinhar com todos os funcionários como irá funcionar o onboarding digital, o que será necessário de cada área, afinal, é diferente recepcionar uma pessoa de forma remota. 

Pré-onboarding

Essa fase é a que antecede o começo oficial do novo funcionário na empresa, e oferecer uma boa experiência é um grande diferencial para a retenção de talentos. 

O pré-onboarding envolve as seguintes etapas:

• Recebimento de toda documentação necessária para uma admissão digital;
• Assinatura online do contrato com todas as especificações de salário, benefícios, regime de trabalho;
• Envio dos equipamentos necessários para a casa do colaborador ou subsídio para que ele mesmo realize a compra;
• Envio do kit de boas-vindas – se o novo funcionário mora em outra região, vale realizar o envio com antecedência, assim como dos equipamentos;
• Solicitação de acesso à todas as ferramentas como: e-mail, sistemas, Zoom, Meet ou o software que a sua empresa usa para realizar conferências;
• Definição de um colaborador para ser referência nos primeiros meses;
• E-mail de boas-vindas com data de início e todas as instruções necessárias.

Onboarding do primeiro dia 

O primeiro dia de trabalho em uma nova empresa é cheio de expectativas para qualquer colaborador. O RH costuma preparar uma recepção calorosa e cheia de surpresas, e isso também é possível através de um onboarding digital.

As etapas do primeiro dia online envolvem:

• Reunião de boas-vindas, onde será apresentado mais sobre a cultura da empresa, as áreas, sócios e fundadores, objetivos gerais e dúvidas;
• Apresentação da equipe;
• Compartilhamento da agenda de onboarding e do lugar onde a pessoa pode encontrar todas as informações que precisar. Por exemplo, aqui na Gupy temos o “Gupyhub”, onde estão todas as informações sobre a empresa, áreas, benefícios e muito mais.
• Uma dica muito legal é organizar um happy hour virtual para que o novo colaborador sinta-se mais enturmado.

Onboarding do primeiro mês

O primeiro mês é muito importante para a “rampagem” do novo colaborador. É onde ele vai se aprofundar nos objetivos da empresa, nas entregas da sua área e na sua própria função.  A princípio, isso pode parecer mais difícil quando feito de forma online, por isso, ter atenção nas próximas etapas do onboarding digital é essencial.

Essa fase deve conter:

• Treinamentos e materiais complementares – aqui na Gupy, por exemplo, temos um board com leituras e vídeos importantes sobre a empresa, o mercado, a área e a função;
• Reuniões de 1:1 semanais para alinhamento das expectativas;
• Inserção do novo colaborador em reuniões de outros times para que ele fique alinhado com projetos e construa relacionamentos com outras áreas.

Como vimos, a organização é essencial para que o onboarding digital seja uma experiência incrível para os novos funcionários. Uma dica que pode ajudar é definir apenas um onboarding por mês, ou seja, defina uma data de entrada de novos colaboradores por mês, assim fica mais fácil de organizar todo esse processo.

Avalie a experiência do onboarding digital

Após criar e implementar o onboarding digital na sua empresa, é hora de avaliar o processo, aprender e realizar as melhorias necessárias.

• Mande uma pesquisa de satisfação para os novos funcionários que passaram pelo processo e para algumas pessoas que participaram ativamente, como os gestores, por exemplo;
• Faça uma análise dos feedbacks;
• Implemente as melhorias.

Sabemos que o trabalho remoto é novidade para grande parte das empresas e criar um onboarding digital do zero pode ser desafiador, mas os ajustes ao longo do processo serão essenciais para obter o sucesso. 

Para te ajudar, fizemos um checklist completo de todas as etapas, assim você consegue seguir o passo a passo para a criação do onboarding digital da sua empresa. Baixe agora.