Onboarding digital: o guia completo

O onboarding digital é um processo de integração de novas pessoas colaboradoras realizado de forma online, sendo ideal para ambientes de trabalho remotos. Ele visa garantir uma recepção acolhedora e eficaz, alinhando o novo funcionário à cultura da empresa e suas funções. 

Nos últimos anos, o RH tem passado por inúmeras mudanças, o setor vem se tornando cada dia mais estratégico, deixando seus processos menos operacionais e oferecendo uma melhor experiência para todas as pessoas envolvidas nos processos. 

O onboarding digital é uma dessas grandes transformações e, ao longo deste conteúdo, vamos entender melhor o que é e como implementar na sua empresa. Confira!

O que é onboarding digital

O processo de onboarding é usado para receber uma nova pessoa colaboradora na empresa, integrá-la à sua equipe e apresentá-la às suas funções. Essa etapa é essencial para a adaptação e a retenção do novo talento. 

Mas, sabemos que as empresas precisam se adaptar às mudanças que acontecem no mundo e o onboarding de funcionários que estão trabalhando remotamente virou uma grande necessidade nos últimos tempos. Foi preciso criar todo o processo de contratação, recepção e integração, mas agora de forma online e sem perder a qualidade, o chamado onboarding digital.

Assim como toda transformação, essa mudança no processo de boas-vindas de novos funcionários ainda gera muitas dúvidas, por isso, a seguir você confere o passo a passo de como criar um onboarding online.

Receber uma nova pessoa colaboradora não é uma tarefa simples, é algo que não depende exclusivamente do time de RH. A área será responsável pela estruturação de todo processo de onboarding, mas todos da empresa têm suas tarefas nessas boas-vindas. 

Certifique-se em alinhar com todos os funcionários como irá funcionar o onboarding digital, o que será necessário de cada área, afinal, é diferente recepcionar uma pessoa de forma remota. 

Pré-onboarding

Essa fase é a que antecede o começo oficial do novo funcionário na empresa, e oferecer uma boa experiência é um grande diferencial para a retenção de talentos. 

O pré-onboarding envolve as seguintes etapas:

• Recebimento de toda documentação necessária para uma admissão digital;
• Assinatura digital do contrato com todas as especificações de salário, benefícios, regime de trabalho e outras informações atreladas também a folha de pagamento;
• Envio da carta de abertura de conta salário para diminuir a burocracia na abertura;
• Cálculo de vale-transporte com rota e valores que a futura pessoa colaboradora precisará;
• Envio dos equipamentos necessários para a casa da pessoa colaboradora ou subsídio para que ela mesma realize a compra;
• Envio do kit de boas-vindas – se o novo funcionário mora em outra região, vale realizar o envio com antecedência para evitar atrasos, assim como dos equipamentos;
• Solicitação de acesso à todas as ferramentas como: e-mail, sistemas, Zoom, Meet ou o software que a sua empresa usa para realizar conferências;
• Definição de uma pessoa colaboradora para ser referência nos primeiros meses;
• E-mail de boas-vindas com data de início e todas as instruções necessárias.

Para os processos iniciais desta lista, opte por contratar uma plataforma de admissão digital, como por exemplo a Gupy Admissão. Nela você consegue produzir, enviar ou assinar os documentos de forma automatizada, deixando o seu Departamento Pessoal livre para pensar no que realmente importa: as pessoas! 

Onboarding do primeiro dia 

O primeiro dia de trabalho em uma nova empresa é cheio de expectativas para qualquer pessoa colaboradora. O RH costuma preparar uma recepção calorosa e cheia de surpresas, e isso também é possível através de um onboarding digital.

As etapas do primeiro dia online envolvem:

• Reunião de boas-vindas, onde será apresentado mais sobre a cultura da empresa, as áreas, sócios e fundadores, objetivos gerais e dúvidas;
• Apresentação da equipe;
• Compartilhamento da agenda de onboarding e do lugar onde a pessoa pode encontrar todas as informações que precisar. Por exemplo, aqui na Gupy temos o “Gupy Hub.doc”, onde estão todas as informações sobre a empresa, áreas, processos, benefícios e muito mais.
• Uma dica bacana é organizar um happy hour virtual para que a nova pessoa colaboradora sinta-se mais enturmada.

Onboarding do primeiro mês

O primeiro mês é muito importante para a “rampagem” da nova pessoa colaboradora. É onde ela vai se aprofundar nos objetivos da empresa, nas entregas da sua área e na sua própria função. A princípio, isso pode parecer mais difícil quando feito de forma online, por isso, ter atenção nas próximas etapas do onboarding digital é essencial.

Essa fase deve conter:

• Treinamentos e materiais complementares – aqui na Gupy, por exemplo, temos um board com leituras e vídeos importantes sobre a empresa, o mercado, a área e a função;
• Reuniões de 1:1 com a liderança, semanais, para alinhamento das expectativas;
• Inserção da nova pessoa colaboradora em reuniões de outros times para que ela fique alinhada com projetos e construa relacionamentos com outras áreas.

Como vimos, a organização é essencial para que o onboarding digital seja uma experiência incrível para os novos funcionários. Uma dica que pode ajudar é definir apenas um onboarding por mês, ou seja, defina uma data de entrada de novas pessoas colaboradoras por mês, assim fica mais fácil de organizar todo esse processo.

Avalie a experiência do onboarding digital

Após criar e implementar o onboarding digital na sua empresa, é hora de avaliar o processo, aprender e realizar as melhorias necessárias.

• Mande uma pesquisa de satisfação para os novos funcionários que passaram pelo processo e para algumas pessoas que participaram ativamente, como as lideranças, por exemplo;
• Faça uma análise dos feedbacks;
• Implemente as melhorias.

Sabemos que o trabalho remoto já é comum para grande parte das empresas e criar um onboarding digital do zero pode ser desafiador, mas os ajustes ao longo do processo serão essenciais para obter o sucesso. 

Para te ajudar, fizemos um checklist completo com todas as etapas, assim você consegue seguir o passo a passo para a criação do onboarding digital da sua empresa. Clique na imagem abaixo e baixe o material agora mesmo!