Modelo de ficha de admissão de colaboradores: guia completo

Terminado o processo de seleção e recrutamento, chegou a hora da admissão dos colaboradores! Pensar nesse momento envolve considerar papéis, legislações e muitos outros detalhes.

No entanto, antes de se afogar na burocracia, é sempre bom lembrar-se da importância desse processo. A admissão de colaboradores é a etapa que autoriza a prestação de serviços. É ela que caracteriza a pessoa como funcionário da empresa.

Essa relação é estabelecida por meio de um contrato. E para que seja válido perante a lei, a empresa precisa seguir uma série de passos e preencher vários documentos.

Para ajudar nesse processo, preparamos todas as informações sobre os documentos do processo de admissão.

Como fazer os exames admissionais?

O exame clínico admissional é uma etapa essencial, que está prevista na Consolidação das Leis Trabalhistas.

Ele é realizado antes do início das atividades e garante que não há nada físico que o impeça de realizar a função.

Para isso, são realizados exames médicos, tanto físicos como da história ocupacional do trabalhador. O objetivo é verificar a saúde geral e atestar a condição para exercício da função.

Algumas funções exigem que sejam realizados alguns exames complementares. Eles devem ser determinados pelo médico ocupacional em observância da legislação.

Vale ressaltar que alguns exames, como os de gravidez e de doenças venéreas, não podem ser solicitados. O exame deve estabelecer a condição geral do colaborador e não constrangê-lo.

Quando é constatado algum problema nos exames, o trabalhador é considerado inapto. Nesse caso, a empresa não deve continuar com o processo de admissão, uma vez que o exercício profissional coloca em risco a vida do trabalhador.

Quais são os principais modelos para a admissão?

Existe mais de um modelo de admissão de colaboradores. Cada um é destinado a um tipo de objetivo e busca, de alguma forma, garantir o melhor acordo para ambos.

Em cada modelo escolhido, há mudanças na tributação, na duração do vínculo, nos direitos e nas obrigações. Por isso, é importante adotar o modelo que mais se encaixa nos objetivos, sendo cinco os principais: CLT, estágio, temporário, PJ, freelancer.

CLT

Conhecida como carteira assinada, esse é o contrato estabelecido a partir das ordenações previstas na CLT. A relação empregatícia segue as exigências de vínculo.

Essa é a maneira mais comum para a contratação dos empregados fixos, que não possuem um contrato por tempo determinado. Nesse modelo, a empresa tem como obrigações: pagamento do FGTS, 13º salário, entre outros.

Normalmente, esse modelo de trabalho é conhecido por conta dos encargos que são relacionados à empresa. No entanto, esse é o mais seguro por conta das garantias envolvidas.

Estágio

O modelo de estágio é uma forma de admissão de colaboradores bastante popular. Destinada para os estudantes, o objetivo é oferecer a possibilidade de experiência profissional enquanto ainda se estuda.

Para ser contratado dentro desse modelo, deve-se ter mais de 16 anos e estar devidamente matriculado em uma instituição de ensino.

Há formas de estágio para estudantes do ensino médio em diante. A legislação vigente é a Lei 11.788/2008, conhecida como Lei do Estágio.

O contratado tem direito à carga horária reduzida, além de contrato por um tempo determinado de, no máximo, dois anos.

Temporário

A admissão de colaboradores no regime temporário é uma forma de a empresa suprir uma demanda específica. Nesse modelo, o contrato é celebrado por tempo determinado.

Esse também é um modelo regido pela CLT. No entanto, vale destacar que há diferenças importantes em relação ao contrato por tempo indeterminado.

A principal observação é que ele não pode ultrapassar três meses. Ou seja, o funcionário temporário só pode ser contratado nesta modalidade por até 90 dias.

PJ

Nesse caso, a Pessoa Jurídica (PJ) presta serviços para outra empresa. Diferentemente do modelo baseado na CLT, alguns direitos, como férias e 13º salário, não são obrigatórios e só serão pagos se houver acordo em contrato.

Outro ponto importante para se destacar com a contratação de colaboradores no modelo PJ é a necessidade de emissão de nota fiscal. O pagamento do serviço prestado só é realizado após a emissão desse documento.

No modelo PJ, há uma flexibilização de horários, além de uma remuneração mais alta na maioria dos casos. No entanto, a utilização desse contrato só deve ser realizada quando não há vínculo empregatício.

Freelancer

O trabalho freelancer é aquele realizado de maneira eventual e para diversas empresas. Há duas formas de enquadrar esse profissional: como pessoa jurídica ou autônomo.

Em cada um dos casos, há diferenças entre a forma que o serviço é prestado. Quando o freelancer é PJ, deve-se emitir nota fiscal para os serviços realizados. Já como autônomo, deve-se recolher INSS e IR. Todos devem ser pagos segundo as devidas tabelas.

Quais são os prazos para apresentação dos documentos?

Para realizar a admissão de colaboradores, é preciso reunir uma série de documentos. Após a escolha do candidato para a vaga, deve-se comunicar o futuro empregado.

Nesse momento, informa-se todos os documentos que são necessários para a contratação. A pessoa a ser contratada é responsável por reunir e apresentá-los para a empresa.

Legalmente, não há um prazo que deva ser cumprido em relação à apresentação. No entanto, é importante deixar claro que uma possível demora na entrega resulte em um atraso no processo de admissão.

Quanto à empresa, a retenção dos documentos deve durar, no máximo, cinco dias. A carteira de trabalho (CTPS) precisa ser devolvida após 48 horas, já com as notações feitas. Além disso, a inclusão no eSocial também tem um prazo máximo para ser realizada.

Como fazer uma ficha de admissão?

A ficha de admissão é um registro do empregado. Ela permite que as informações mais importantes sejam anotadas e registradas.

Como obrigação legal, prevista no artigo 41 da CLT, é preciso inserir uma série de dados nessa ficha de registro de funcionário, como:

• dados pessoais (nome, filiação, data de nascimento e dados de nascimento);
• data de admissão e regime de trabalho;
• números da CPTS e PIS/PASEP;
• Cargo e função;
• dados sobre o período de trabalho na empresa (como férias, acidentes de trabalho, entre outros);
• plano de carreira.

Todas essas informações são preenchidas e atualizadas constantemente. No início da admissão de colaboradores, os dados pessoais e de documentação devem ser os primeiros a serem inseridos. Conforme permanece na empresa, eles vão sendo atualizados.

Qual é a documentação da empresa?

Se os empregados precisam apresentar documentos, a empresa também deve preenchê-los. Entre os de responsabilidade da empresa, encontram-se:

• termo de confidencialidade;
• termo de solicitação de vale-transporte;
• código de conduta;
• manual de políticas e normas internas;
• mapa de sistemas;
• contrato de experiência;
• declaração de dependentes para o IR;
• registro de ponto;
• ficha de salário família.

Todos os documentos são preparados pela empresa, sendo que a maioria é de responsabilidade do RH. Além disso, a empresa deve guardá-los.

A admissão de colaboradores é um processo importante e essencial para a continuidade da empresa. Por isso, é preciso cuidado e atenção em relação às etapas.

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