Gestão de projetos: o que é, como planejar, aplicar e benefícios

A gestão de projetos é uma habilidade essencial no mundo corporativo e um diferencial competitivo para qualquer profissional.

Afinal, a capacidade de transformar ideias em realidade, de forma eficiente e eficaz, é o que diferencia empresas bem-sucedidas daquelas que ficam pelo caminho.

Confira os fundamentos da gestão de projetos e veja como planejar e aplicar essas práticas para colher seus inúmeros benefícios. 

O que é um projeto?

Primeiramente, é importante entender o que é um projeto. Um projeto é uma iniciativa temporária empreendida para criar um produto, serviço ou resultado único.

Diferente de operações contínuas, um projeto tem um início e um fim definidos, além de objetivos específicos que orientam seu desenvolvimento.

O que é gestão de projetos?

Já a gestão de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas para atender aos requisitos de um projeto.

Trata-se de uma abordagem estruturada que ajuda a garantir que as metas do projeto sejam atingidas dentro do prazo, do orçamento e com a qualidade desejada.

Quais são os tipos de gestão de projetos?

Cada tipo de gestão de projetos possui suas características, sendo mais adequado para determinadas situações. Aqui estão alguns dos principais:

Tradicional (Cascata)

A metodologia tradicional, também conhecida como Cascata, segue uma abordagem linear e sequencial. Sendo assim, precisa-se concluir cada fase do projeto antes que a próxima comece.

Essa metodologia é ideal para projetos onde os requisitos são bem definidos desde o início e não se espera que mudem significativamente.

Metodologia ágil

A gestão de projetos ágil é uma abordagem que enfatiza a flexibilidade e a rápida adaptação a mudanças.

Em vez de planejar todo o projeto de uma vez, divide-se o trabalho em ciclos menores chamados sprints. Cada sprint resulta em um incremento do produto, permitindo feedback contínuo e ajustes conforme necessário.

Kanban

Kanban é uma abordagem visual para a gestão de projetos que utiliza um quadro para rastrear o progresso do trabalho. Nele, as tarefas se movem através de diferentes estágios, desde a preparação até a conclusão.

Esta metodologia é especialmente eficaz para melhorar a eficiência do fluxo de trabalho, limitar o trabalho em progresso e identificar gargalos.

Híbrido

A metodologia híbrida combina elementos das abordagens tradicional e ágil, adaptando-se às necessidades específicas do projeto.

Esta flexibilidade permite que a equipe utilize o planejamento detalhado da metodologia Cascata para algumas partes do projeto, enquanto aplica a abordagem adaptável do ágil para outras partes.

Quais são os 5 pilares do gerenciamento de projetos?

Para que a gestão de projetos seja eficaz, é fundamental seguir cinco pilares essenciais:

1. Iniciação: definição clara dos objetivos, escopo e viabilidade do projeto;
2. Planejamento: elaboração de um plano detalhado que inclui cronograma, orçamento, recursos e riscos;
3. Execução: implementação das atividades planejadas, com a alocação de recursos e gestão da equipe;
4. Monitoramento e controle: acompanhamento contínuo do progresso do projeto, realizando ajustes quando necessário;
5. Encerramento: finalização do projeto, incluindo a entrega dos resultados, a avaliação do desempenho e a documentação das lições aprendidas.

Como planejar a gestão de projetos?

Aqui estão as etapas essenciais para planejar a gestão de projetos:

Definição de objetivos e metas

Eles devem ser específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo definido (SMART).

Isso ajuda a alinhar as expectativas de todos os stakeholders e fornece um ponto de referência para medir o sucesso do projeto.

Identificação de stakeholders

Stakeholders são as partes interessadas, ou seja, patrocinadores, membros da equipe, clientes, fornecedores e qualquer outra parte que possa influenciar ou sofrer impacto pelo projeto.

Entender suas necessidades, expectativas e nível de influência ajuda a garantir a abordagem das suas preocupações adequadamente.

Desenvolvimento de um cronograma

Criar um cronograma detalhado que inclua todas as atividades do projeto, suas durações e dependências.

Utilizar ferramentas como softwares de gestão de projetos pode ajudar a visualizar este cronograma e identificar marcos importantes que servirão como pontos de verificação do progresso.

Alocação de recursos

Identificar os recursos necessários para cada atividade do projeto, incluindo pessoas, orçamento, equipamentos e materiais.

Assegurar que esses recursos estejam disponíveis quando necessário e que sejam alocados de forma eficiente.

Gestão de riscos

Realizar uma análise de riscos para identificar potenciais problemas que poderiam afetar o projeto.

Assim, para cada risco identificado, avaliar a probabilidade de ocorrência e o impacto potencial, e desenvolver estratégias de mitigação.

Definição de indicadores de desempenho

Definir indicadores chave de desempenho (KPIs) que permitam medir o sucesso do projeto em termos de prazo, custo, qualidade e satisfação dos stakeholders.

Esses indicadores ajudam a monitorar o progresso e a identificar áreas que necessitam de atenção.

Quais os benefícios da gestão de projetos?

A gestão de projetos oferece uma série de benefícios significativos que podem impactar positivamente o desempenho e os resultados de uma organização, tais como:

Alinhamento estratégico

Os projetos são alinhados com os objetivos estratégicos da organização.

Dessa forma, a gestão de projetos garante que os recursos sejam direcionados para iniciativas que suportam a visão e os objetivos a longo prazo, aumentando a coerência e o foco estratégico.

Eficiência e produtividade

A gestão de projetos proporciona uma estrutura organizada para a execução de atividades, o que melhora a eficiência e a produtividade.

Assim, pode-se realizar os projetos de maneira mais rápida e com menos desperdício de tempo e recursos.

Previsibilidade e controle

Ferramentas e técnicas de gestão de projetos fornecem visibilidade sobre o progresso do projeto, ajudando a manter o controle sobre cronogramas e orçamentos.

Dessa forma, permite que as partes interessadas façam ajustes necessários e mantenham o projeto no caminho certo.

Tomada de decisões informada

Com a gestão de projetos, há uma coleta e análise sistemática de dados que apoia a tomada de decisões.

Por conta disso, são feitos relatórios regulares e atualizações de status que fornecem as informações necessárias para decisões bem informadas e oportunas.

Transparência e comunicação

A gestão de projetos melhora a comunicação entre todas as partes interessadas, promovendo transparência e alinhamento.

Dessa forma, todos permanecem informados sobre o progresso e os desafios do projeto.

Vantagem competitiva

Organizações que dominam a gestão de projetos tendem a ser mais ágeis e responsivas às mudanças do mercado.

Portanto, a gestão de projetos lhes dá uma vantagem competitiva, permitindo a entrega de projetos com mais rapidez e qualidade do que os concorrentes.

E a Gupy pode te ajudar a trazer mais agilidade para o seu processo de Recrutamento & Seleção e Admissão. Clique na imagem abaixo e faça uma demonstração gratuita agora mesmo.