Comunicação nas empresas: como lidar com conversas difíceis

A comunicação nas empresas se tornou uma discussão frequente. E isso acontece porque ainda existem muitas dúvidas sobre como uma boa comunicação deve acontecer no meio empresarial. E sendo uma habilidade indispensável para qualquer profissional, a comunicação empresarial tornou-se um pilar da eficiência e trabalho em equipe.

Mas o que poucos sabem é que não existe uma cartilha da comunicação nas empresas. Na verdade, o que devemos focar é no incentivo à comunicação não violenta, amigável, resolutiva e empática. E isso deve ser feito fora e dentro do ambiente corporativo. 

Portanto, neste artigo vamos discutir a importância de uma boa comunicação nas empresas, seus principais problemas e a melhor forma de desenvolver um diálogo corporativo saudável e assertivo segundo especialistas.

O que é comunicação nas empresas?

Toda conversa em um ambiente corporativo faz parte da comunicação nas empresas. Essa comunicação pode ser verbal ou não verbal, pode acontecer durante uma reunião formal de apresentação de resultados ou até mesmo em um bate-papo tomando um café na copa.

Mas dentro desses diversos cenários onde a comunicação se faz presente nas empresas, um em específico merece destaque: as conversas difíceis.

O que dificulta a comunicação nas empresas?

Conversas difíceis não são de exclusividade das empresas, mas por ser um ambiente muitas vezes focado em alta produtividade, resultados e desempenho, esse tipo de conversa torna-se comum.

E existem algumas características de conversas difíceis, entre elas:

• Tema: conversas de avaliação de desempenho tendem a ser difíceis;
• Tempo: um problema que foi arrastado por semanas e gerou conflitos e ruídos;
• Falta de propósito: uma conversa sem um objetivo específico pode se tornar um problema;
• Falta de receptividade: quando uma das partes não está aberta a ouvir e absorver as informações da conversa;
• Apatia: quando um dos lados não se importa em como está passando a mensagem.
  
  

Imagine que durante uma conversa com sua liderança, ela deixa claro que, apesar do seu bom trabalho, você não irá receber aquele aumento de salário tão almejado. Ou que mais uma vez aquele projeto importante foi adiado por falta de planejamento e suas entregas foram comprometidas.

Esses cenários que afloram sentimentos complexos e dolorosos, são os que mais exigem de uma boa comunicação empresarial. 

Nesse sentido, é importante estar atento ao modo como nos comunicamos e conhecer as melhores práticas de comunicação não violenta, empática e resolutiva.

A importância da comunicação nas empresas

Uma vez ou outra, toda pessoa se vê em um momento conflitante que irá exigir de uma boa comunicação para a resolução de um problema. Isso pode acontecer na empresa, mas também é comum fora do ambiente de trabalho. Dito isso, a importância da comunicação nas empresas é vasta, mas separamos 3 pontos relevantes:

Ajuda na resolução de conflitos

Em um conflito não se vence quem fala mais alto, mas sim quem argumenta melhor. Mas para isso, é necessário que a comunicação seja calma, concisa, organizada e orientada para a solução do conflito. 

É fundamental para superar obstáculos

Se um projeto está estagnado por conta de um stakeholder específico, direcionar a frustração para essa pessoa só irá gerar mais obstáculos. Quando nos vemos com desafios na empresa, um dos caminhos a se seguir é o diálogo resolutivo. Ou seja, a conversa que tem o intuito de resolver um problema. 

Mantém a convivência saudável e produtiva

A boa comunicação nas empresas é parte essencial da convivência saudável entre equipes, já que reduz estresse e outros problemas aqui listados. 

Problemas gerados pela má comunicação

E quando não existe uma comunicação nas empresas (ou ela é ruim), problemas e dificuldades são criados ou até mesmo intensificados. Dentre eles, alguns se destacam pelo seu impacto na rotina de uma empresa, como por exemplo: 

Desmotiva, gera ansiedade e cria ruídos

Uma comunicação grosseira, apática e hostil, além de ser raiz de muitos problemas, gera ansiedade e cria ruídos entre as equipes. É um grande desmotivador, principalmente quando parte de uma liderança.

Problemas dobram de tamanho

Um problema simples de ser resolvido, mas abordado com uma comunicação ruim, pode dobrar de tamanho. Afinal, além do problema, existem percalços adicionados pela falta de clareza, concisão ou em piores casos, pela hostilidade.

O time não se sente seguro

A boa comunicação é pilar na hora de construir um ambiente seguro, transparente e estimulante para o time. Caso contrário, as pessoas não se sentirão confortáveis em apresentar ideias, discordar de pontos ou trazer um problema para ser resolvido.

A melhor maneira de lidar com conversas difíceis segundo especialistas 

Em uma entrevista para a Harvard Business Review, Holly Weeks, autora do livro Failure to Communicate (Falha na Comunicação) e Jean-Francois Manzoni, professor de RH e desenvolvimento organizacional  deram dicas de como construir uma comunicação assertiva e saudável nas empresas.

Segundo Holly, todos nós já passamos por uma experiência ruim com esse tipo de comunicação. E para ela, uma comunicação deve começar sendo “simples, clara, direta e neutra”.

Para conversas difíceis, é interessante desenhar um plano de como guiar o diálogo. É pouco provável que você siga o plano completo, por isso seja flexível e adaptável. 

Antes de mais nada é importante entender o problema e sua origem (e o que a outra pessoa acredita que é o problema). Às vezes uma comunicação ruim é resultado de duas percepções diferentes. Por isso é importante que todos na conversa estejam na mesma página.

Outra sugestão de Holly é não refletir suas emoções e transformar a conversa sobre você. “Não diga coisas como ‘Me sinto tão mal por dizer isso’ ou ‘Isso é difícil para mim também!’. Não faça papel de vítima”.

Comunique-se com calma, mantendo uma visão positiva

Jean-Francois Manzoni caminha na mesma direção. Ele conta que é importante mostrar interesse em entender como a outra pessoa se sente, e “tomar tempo para processar a realidade da outra pessoa e seu tom”.

Segundo Jean, é fundamental se manter calmo e centrado, essa é a melhor forma de lidar com conversas difíceis. É igualmente interessante enfrentar a situação como algo “positivo e menos binário (...). Uma conversa difícil tende a ser melhor se você pensar que é uma conversa normal”.

Além dessas práticas, você também pode tirar pausas no tempo para meditar e relaxar. Isso ajuda você a “focar” e dá a “capacidade de absorver os impactos”. Separar um tempo para se recompor e reorganizar seus pensamentos pode ajudar muito na comunicação nas empresas.

A comunicação nas empresas desempenha um papel crucial na resolução de conflitos, na superação de obstáculos e na manutenção de um ambiente de trabalho saudável e produtivo. Investir no desenvolvimento de habilidades de comunicação é essencial para o sucesso e a harmonia no ambiente de trabalho.