Orçamento para treinamento: 5 etapas para montar o seu

O departamento de RH é encarregado de uma variedade de responsabilidades nas organizações, dentre elas, o orçamento para treinamento.

Essa estimativa tem um grande peso no momento de estruturar um programa de capacitação, assim como também serve para analisar o retorno sobre investimento (ROI).

No entanto, não são todos os profissionais de recursos humanos que compreendem como estruturá-lo.

Pensando nisso, elaboramos este conteúdo exclusivo para você aprender a realizar o planejamento orçamentário, assim como estruturar seus custos e realizar a implementação do programa com sucesso.

Orçamento para treinamento: o que é?

O orçamento para treinamento se refere aos custos diretos e indiretos associados à capacitação dos colaboradores, também envolvendo despesas e investimentos necessários aos treinamentos.

A partir dele, torna-se possível estruturar e analisar uma série de detalhes organizacionais dos treinamentos corporativos, por exemplo:

• Custos e despesas individuais dos colaboradores participantes da capacitação e do programa em sua totalidade;
• Resultados positivos ou negativos do retorno sobre investimento, também sendo individual e abrangente;
• Detalhes dos programas anteriores que são otimizados no treinamento atual e muito mais.

Como montar um orçamento para treinamento em 5 etapas

1. Planejamento estratégico

Primeiramente, é fundamental elaborar um planejamento estratégico antes de contabilizar os custos e as despesas de um programa de treinamento e desenvolvimento de colaboradores.

O planejamento é mais simples de ser elaborado quando a capacitação é online, pois não há despesas com estrutura física, projetores, e demais custos do treinamento convencional.

Porém, o planejamento estratégico de programas à distância é tão complexo quanto o presencial, visto que o mercado online é bastante competitivo atualmente.

Portanto, estruture o planejamento da sua organização da maneira mais detalhada possível. Além de determinar objetivos e metas claras para o público-alvo a partir de suas lacunas de conhecimento.

Também pesquise o mercado e o segmento que busca dar foco durante a capacitação, assim como estudar a concorrência para explorar os diferenciais de outras empresas que talvez a sua ainda não tenha.

Estes são os tópicos que você precisa para montar um planejamento estratégico:

• Nível do curso (básico, intermediário ou avançado);
• Assuntos pautados que são relevantes aos participantes;
• Quantidade de aulas por módulos;
• Duração de cada aula, módulo e do curso como um todo;
• Tecnologias usadas para capacitar os colaboradores.

Com esses tópicos bem definidos, chega o momento de contabilizar os custos.

Aproveite e leia mais → Planejamento de treinamento: veja como fazer um com 4 dicas

2. Contabilizando custos e despesas

A contabilização de custos e despesas é fundamental para a tomada de decisões, como a divulgação do programa de T&D, por exemplo.

O desafio dessa etapa é olhar para o futuro e, com o planejamento estratégico guiando o orçamentário, tentar elaborar um plano de receitas, custos, despesas e investimentos. 

Aqui, é preciso transformar o plano de ações em números, então defina:

• Quanto a organização espera faturar após os colaboradores terem realizado o programa;
• Quais são os resultados esperados dos participantes para compensar o ROI;
• Quais são os limites de despesas e custos referente ao orçamento de T&D;
• Quais são os investimentos que a empresa precisa realizar neste período;
• Como acompanhar os resultados do programa e os números ao longo do ano?

Com mais uma etapa concluída, a próxima diz respeito aos métodos de orçamento conforme as demandas apresentadas pela sua organização, acompanhe.

3. Métodos de orçamento

Caso a empresa já tenha realizado programas de treinamento anteriores, é possível acessar os dados históricos para analisar resultados de experiências prévias.

Dessa maneira, torna-se possível prever problemas em potencial e compreender com precisão os custos e despesas que essa nova capacitação gerará.

Por outro lado, se essa não é a realidade da sua empresa, opte por fazer uso da metodologia Orçamento Base Zero (OBZ). 

Essa metodologia consiste em uma ferramenta que dá suporte na elaboração do planejamento orçamentário em um determinado período de tempo, sem receitas, custos, despesas e investimentos anteriores.

Vale ressaltar que o OBZ analisa premissas relacionadas com a função de cada custo, planos e necessidades do programa de treinamento das empresas.

4. Monitoramento de despesas

A partir do momento que se coloca em prática o orçamento de treinamento, você consegue monitorar as despesas da capacitação e garantir que se obtenha o máximo proveito do investimento.

Inclusive, com o planejamento orçamentário bem definido, é possível monitorar essas despesas a curto, médio e longo prazo. Elabore ações de melhoria para que os próximos programas atinjam a máxima eficiência por menores custos.

5. Retorno sobre o investimento

A última etapa após o orçamento para treinamento ser criado e o programa de treinamento entrar em prática é analisar o retorno sobre o investimento.

Essa mensuração é decisiva para conferir se os resultados são compatíveis com o esperado, tanto para os colaboradores que participaram das capacitações quanto para a organização.

Atualmente, existem três maneiras de calcular o ROI com maior precisão:

• Modelo de Kirkpatrick para avaliação de treinamento: sendo o método mais usado, realiza a análise de diversos indicadores em conjunto, rastreando os resultados empresariais após as capacitações.
• Modelo de Phillips para avaliação de aprendizagem: seguindo a mesma linha do modelo anterior, mas abrindo a possibilidade de comparar custos e execução.
• Método de Brinkerhoff: dados são coletados para evidenciar resultados qualitativos dos treinamentos.

Com isso, o RH consegue determinar se o dinheiro investido nos treinamentos valeu a pena ou se há lacunas que precisam ser preenchidas e reajustadas nos programas da empresa.

Leia mais aqui → Investimento para o setor de RH: como conseguir mais?

Bônus: 6 dicas para implementar o programa de treinamentos

Conhecendo quais são as cinco etapas para a elaboração de um orçamento para treinamento preciso, descubra sete dicas infalíveis para obter ainda mais sucesso com sua criação e implementação. 

1. Determine os objetivos de curto, médio e longo prazo e lembre-se, quanto mais tempo de capacitação, mais possibilidades de mais gastos e despesas serem gerados;
2. Paute o orçamento nas melhorias da empresa. É preciso ter consciência que quanto mais importante forem os objetivos, maior investimento o programa requer;
3. Pesquise: mesmo que haja conhecimento sobre cálculo de gastos com capacitação, é essencial conhecer a metodologia de outras empresas para analisar as melhores estratégias, então faça uso do benchmarking;
4. Conheça o público-alvo do programa de treinamento e calcule quantos colaboradores devem ser treinados. Assim você calcula a média de gastos por participante;
5. Considere riscos e ameaças no momento de realizar o planejamento orçamentário para saber como agir caso a organização vivencie um desses imprevistos;
6. Foque em dados: todas as decisões do programa devem ser baseadas em dados, principalmente quando se fala sobre o orçamento de T&D.

Você aprendeu que é imprescindível elaborar um planejamento orçamentário para obter bons resultados com programas de treinamento, sem dores de cabeça e incidentes durante o processo.

Porém, mesmo com um orçamento bem estruturado, como entregar a capacitação aos colaboradores? Esse é o momento de entrar em contato com a Niduu, especialista em treinamentos corporativos personalizados para você.