Você tem a impressão de que alguns processos de rotina do DP poderiam ser mais bem organizados se pudessem ser visualizados em uma grande imagem, no lugar de usar planilhas e arquivos de computador?
De fato, uma representação gráfica realmente pode ajudar na visualização das atividades e aumentar a sua produtividade.
Especificamente no processo de contratação de novos colaboradores, o fluxograma de admissão é uma ferramenta que pode facilitar ainda mais o processo.
Para descrever melhor para você o que é o fluxograma de admissão, preparamos este artigo sobre como ele funciona, suas vantagens, como criá-lo, principais tipos e modelos, além de boas práticas. Acompanhe!
Um fluxograma é uma representação gráfica de um processo.
Na admissão de funcionários, o fluxograma funciona como um mapeamento de todas as etapas necessárias para que o processo de admissão de um colaborador seja realmente eficiente.
O fluxograma de admissão começa com a elaboração de um diagrama que contém todas as etapas de um processo de contratação de novos profissionais.
Para que ele funcione, é preciso que todo o passo a passo seja bem detalhado. Por este motivo, o ideal é que as etapas sejam nomeadas por ícones ou símbolos.
Sendo assim, o recrutador só pode seguir para a próxima fase quando as obrigações atuais forem concluídas.
Os benefícios do fluxograma de admissão afetam não só a experiência do pré-colaborador, mas também auxilia a equipe de departamento pessoal a ter uma padronização de processos.
Para isso, é necessário que a pessoa responsável pelo fluxograma tenha uma visão detalhada do processo de admissão.
Fluxogramas com datas e riqueza de detalhes — como canais de divulgação de vaga e limite para que a contratação seja finalizada — costumam resultar em contratações mais certeiras.
Além disso, também é importante inserir quais são os documentos para admissão específicos para a vaga e seu nível de senioridade.
Outro benefício do fluxograma de admissão é que ele ajuda a fazer um comparativo dos candidatos, por meio de um esquema de visualização mais limpo e objetivo.
Também evita erros e esquecimento durante o processo, resultando em um recrutamento mais ágil e de alta qualidade.
No geral, a elaboração de um fluxograma envolve as seguintes fases e símbolos:
O início e o término de um processo são simbolizados por uma espécie de cápsula horizontal — ou um retângulo com cantos arredondados — que orienta o primeiro e o último passo.
Cada fase do processo deve ser simbolizada por um retângulo. No caso do processo de admissão simples, os principais processos são:
As etapas que demandam uma tomada de decisão devem ser simbolizadas por um losango. Em nosso exemplo de fluxograma de admissão, a etapa após a entrevista pode ser anexada ao cronograma dentro de um losango — significando que o processo só pode avançar quando os finalistas à vaga forem escolhidos.
A sequência correta das etapas devem ser conectadas por uma seta, para que o recrutador avance pelo processo de modo correto e organizado.
Um processo de admissão demanda a entrega de documentações para que possa ser concluído. De um lado, candidatos devem apresentar diplomas e certificados. De outro, a empresa precisa de uma série de documentos para formalizar a contratação de acordo com a legislação brasileira.
Para que nada se perca no meio do caminho, é necessário anexar um retângulo com a parte inferior ondulada, indicando os documentos que são gerados ou solicitados em cada fase do processo seletivo.
Representado por um retângulo com apenas o lado direito arredondado, a espera deve simbolizar o tempo necessário para avançar no processo.
Por exemplo, indicando quantos dias o gestor tem para dar o retorno de suas impressões sobre os candidatos entrevistados e a admissão seguir para a etapa de decisão de contratação.
Em posse de todos esses símbolos e das etapas do fluxograma, ele pode ser construído da maneira que você julgar mais fácil de visualizar: na vertical, horizontal, em colunas ou em círculo.
O importante é contemplar todas as etapas, informações necessárias, que esteja bem organizado e de fácil entendimento por toda a equipe.
Um fluxograma de admissão eficiente deve trazer as informações, divididas em etapas que contemplam o processo como um todo, desde o recrutamento, seleção e admissão.
Após escolher o melhor formato de fluxograma, considere as seguintes etapas:
Antes de iniciar a construção do seu fluxograma de admissão, é necessário escolher a ferramenta ideal para que ele seja criado. É importante considerar que as pessoas envolvidas na contratação tenham fácil acesso ao diagrama.
Você também vai precisar apresentar o esquema para os envolvidos, de modo que todos entendam todas as etapas e a importância de seguir o fluxograma à risca para que a contratação seja um sucesso.
Outra dica é trazer detalhes das etapas e atividades. Por exemplo, ao fim da fase de contratação, você já pode considerar o próximo passo - o onboarding.
Destacamos que, assim como o fluxograma de admissão, todo processo de contratação, admissão, retenção e treinamento de colaboradores pode ser mais eficiente quando são digitalizados. Na dúvida, opte sempre pelas facilidades promovidas pela tecnologia.
O Gupy Admissão é um software de admissão digital que centraliza todos os seus processos, organiza os documentos das pessoas colaboradoras e os mantém seguros de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados.
Além disso, você conta com a nossa ajuda para treinar a sua equipe fazendo com que haja máximo aproveitamento da ferramenta.