Processo de admissão: descubra o passo a passo completo

Conduzir um bom processo de admissão faz toda a diferença na empresa, garantindo uma melhor experiência para as pessoas admitidas e para a organização.

Quando ele é bem organizado, a sua execução se torna ágil, o que diminui o tempo de demora para admissão, que pode variar de 15 a 42 dias, dependendo do cargo e tamanho da empresa, por exemplo.

Com ferramentas digitais de admissão, é possível reduzir este tempo de entrada para até mesmo 9 dias.

Seja para conquistar novos talentos, reter pessoas colaboradoras ou até mesmo obter resultados positivos, a admissão estratégica é fundamental para que a organização se torne cada vez mais competitiva.

Ainda assim, não é incomum que times de RH e membros do Departamento Pessoal das empresas tenham dúvidas sobre como fazer o processo de admissão corretamente. 

Confira quais são as principais etapas do processo de admissão antes da nova pessoa colaboradora chegar na sua empresa.

O que é o processo de admissão digital?

Semelhante ao processo tradicional, a admissão digital tem a diferença de que suas etapas acontecem de forma online. Na prática, isso significa que a pessoa colaboradora contratada envia todos os documentos necessários para o RH, sem precisar se deslocar até a empresa para isso.

Esses documentos ficam então armazenados e documentados em um software de admissão, a exemplo de como funciona o Gupy Admissão.

Esse tipo de solução é desenvolvida em conformidade com as normas da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Isso quer dizer que a admissão digital proporciona mais segurança, praticidade e inovação na hora de admitir pessoas colaboradoras na empresa.

Qual é a importância de estruturar um processo de admissão de sucesso?

O processo de admissão pode ser entendido como uma das principais portas de entrada da empresa para as pessoas colaboradoras. Justamente por isso, é fundamental garantir que essa primeira impressão seja a melhor possível — o que faz parte de criar uma experiência da pessoa candidata incrível. 

Ao planejar uma admissão estrategicamente e seguir o processo de admissão com excelência, é possível melhorar inúmeros indicadores da empresa. Entre eles, a diminuição da taxa de turnover e a retenção de talentos.

Quando a companhia já tem o processo de admissão bem planejado, é possível alinhar expectativas e fazer com que a pessoa colaboradora se integre mais rapidamente ao time e à realidade da empresa. Assim, você consegue ter profissionais que estão de fato motivados em sua atuação, aprimorando o clima organizacional e fortalecendo a cultura do negócio.

Como resultado, os indicadores acabam sendo positivamente impactados. A empresa conquista talentos mais aderentes, comprometidos, unidos e criativos. Se torna mais respeitada no mercado e, consequentemente, mais competitiva.

Quais são os principais tipos de contrato de trabalho?

Antes de entender como funciona na prática um processo de admissão, é importante que a sua equipe de RH tenha conhecimento sobre os tipos principais de contrato de trabalho. Essa é uma parte essencial na hora de contratar pessoas colaboradoras para a sua empresa, então não deixe de conferir:

• Contrato de trabalho por tempo indeterminado: É bastante comum nas empresas. Neste contrato, não há um período de tempo predeterminado para que o vínculo empregatício seja finalizado. 
• Contrato de trabalho por tempo determinado: Conta com um duração preestabelecida de tempo de no máximo dois anos - com exceção de contratos de experiência que não podem passar de 90 dias.
• Contrato de trabalho temporário: Este formato não cria vínculo entre a empresa prestadora de serviços e o funcionário contratado de forma temporária. Não é permitido exceder o prazo de 180 dias.
• Contrato de jovem aprendiz: Sendo uma porta de entrada para que jovens comecem suas carreiras, possui a duração máxima de dois anos e é válido para estudantes com idades entre 14 e 24 anos.
• Contrato de trabalho eventual: Não gera vínculo empregatício e o profissional executa atividades por curtos períodos, não sendo considerado um colaborador da empresa.
• Trabalho autônomo: É feito de forma independente e por conta do profissional. Logo, o próprio indivíduo é responsável por executar e planejar suas atividades.
• Estágio: Não estabelece vínculo empregatício, tendo duração de seis meses a dois anos. O profissional e a companhia assinam somente um termo de compromisso e esse contrato tem o objetivo de gerar aprendizagem ao contratado.

Documentos necessários para admissão

Independentemente se o processo de admissão será online ou físico, os documentos necessários são os mesmos. Abaixo, preparamos uma lista de todos os documentos que uma empresa necessita para admitir uma nova pessoa colaboradora:

1. Cópia do RG;
2. Cópia do CPF;
3. Original e cópia da carteira de trabalho (CTPS);
4. Inscrição no PIS/Pasep;
5. Foto 3×4;
6. Cópia do título de eleitor;
7. Original e cópia da carteira de habilitação (CNH) (caso o cargo utilize veículo, atentar para a categoria exigida);
8. Cópia do comprovante de endereço;
9. Cópia do comprovante de escolaridade;
10. Original e cópia do registro profissional emitido pelo órgão da classe;
11. Cópia da certidão de nascimento (caso a pessoa seja solteira) ou certidão de casamento (caso a pessoa seja casada);
12. Cópia do certificado de reservista (para homens entre 18 e 45 anos);
13. Original do atestado de saúde ocupacional (obtido em uma clínica de exame admissional);
14. Cópia da certidão de nascimento de filhos de até 21 anos;
15. Cópia do cartão de vacina e comprovante de frequência escolar para filhos de até 7 anos;
16. Original e cópia da carta de referência.

Na solução de admissão da Gupy, estes documentos já estão todos listados, com seus prazos e informações, facilitando o trabalho do Departamento Pessoal e garantindo que nenhum documento seja esquecido. Além disso, é possível personalizar com outros dados que possam ser importantes para empresa, por exemplo: tamanho de blusa, para envio de kits de onboarding.

Do mesmo jeito que a nossa plataforma facilita a vida da pessoa candidata, ela otimiza etapas para sua equipe de RH, como por exemplo, realizando a validação automática de documentos e possibilitando sua checagem em um mesmo lugar, o que evita erros e simplifica o processo.

Se for necessário, você ainda pode solicitar o reenvio de documento à pessoa pré-colaboradora, ali mesmo, na própria plataforma.

Quais são as etapas do processo de admissão?

O processo de admissão começa desde a etapa de recrutamento e seleção e vai até a integração da pessoa colaboradora contratada. Por isso, é importante que todas as equipes participantes dele estejam bem alinhadas com prazos.

Uma dica é definir uma data esperada para a entrada do novo talento na empresa e, a partir disto, organizar um fluxograma prevendo a data limite para cada etapa que a antecede. Sabendo disso, apresentamos agora as etapas do processo de admissão:

Recrutamento e seleção

O processo de admissão começa com a abertura e divulgação da vaga, durante o recrutamento. Assim que as pessoas candidatas se inscreverem, elas terão seus perfis analisados pela equipe de pessoas recrutadoras e uma delas será escolhida. É possível realizar esse processo de forma online com a solução Gupy Recrutamento e Seleção.

Coleta de Documentos 

Depois que a pessoa pré-colaboradora foi escolhida, a empresa deve enviar uma carta proposta, apresentando as condições de trabalho e os benefícios. Dado o aceite, é o momento da solicitação dos documentos necessários para a admissão.

Usando a plataforma Gupy Admissão, o Departamento Pessoal pode compartilhar um portal digital para que a pessoa pré-colaboradora envie, de forma online e segura, os documentos de admissão para a empresa.

Exame admissional

A etapa de exame admissional está prevista por lei. Ele é uma avaliação física e mental para averiguar se a pessoa está apta para exercer a função. O ideal é que ele seja realizado até 10 dias antes da assinatura da carteira de trabalho. Ou no máximo em 15 dias depois. Ele deve ter sido concluído antes do início da atividade laboral

Assinatura do contrato de trabalho

Depois que os documentos são validados e o exame admissional foi feito, a equipe jurídica prepara o contrato de trabalho, que deve ser assinado por todas as partes, ou seja, pela empresa, pela pessoa a ser contratada e por testemunhas. 

Existem diversas plataformas de assinatura digital que facilitam esse processo e têm reconhecimento legal, evitando que o talento tenha que se deslocar até a sede da empresa. Um exemplo é a Assinatura Eletrônica oferecida pelo Governo, na página do gov.br. 

Além disso, o Gupy Admissão possui também integração com sistemas de assinaturas que facilitam a sua coleta, tanto por parte da empresa quanto da pessoa pré-colaboradora.

Registro no sistema da empresa e órgãos oficiais

Esta etapa garante a formalização da contratação do novo talento com o seu registro, estando prevista no Art. 41 da Consolidação das Leis Trabalhistas. Nela, a pessoa é registrada no e-Social e também em sistemas ou fichas na empresa.

Onboarding

Onboarding é a palavra usada para se referir à integração da nova pessoa colaboradora. Ele é feito para conectar o novo talento à cultura e ao dia a dia da empresa. Seu objetivo é facilitar a adaptação ao cargo e à rotina, estabelecendo um ambiente favorável para o início das atividades. No onboarding, a pessoa recebe orientações  sobre as funções e processos internos.

Apresentação da equipe

Dentro do onboarding, é o momento também em que a pessoa será apresentada aos colegas de trabalho. Uma prática positiva é o apadrinhamento ou buddy: uma pessoa antiga da empresa fica responsável por ser um apoio ao novo talento, apresentando o dia a dia e ajudando com dúvidas.

Treinamento

Outra atividade que acontece ao longo do onboarding, é o treinamento. O novo talento passa por capacitações, que ensinam a história da empresa, produtos, áreas da organização e processos. Algumas empresas optam por realizá-lo de forma digital e até mesmo híbridas. Com a solução Gupy Educação Corporativa, você pode treinar as pessoas admitidas com uma metodologia gamificada, adaptável a dispositivos móveis e desktop.

O início do processo de admissão, no recrutamento e seleção, pode ter um tempo que varia de acordo com o nível da vaga e a quantidade de fases até a entrevista final.

Quando analisamos somente a duração da coleta de documentos até o início do onboarding, percebemos que empresas com métodos de admissão mais tradicionais podem levar cerca de 36 dias para concluir a admissão.

Com o Gupy Admissão é possível reduzir este tempo consideravelmente, como foi o caso do Grupo SOMA. Após começar a usar o produto Gupy, o tempo de admissão caiu de 20 dias para apenas 9 dias, confira mais em nossa página de histórias de sucesso.

Quais são as obrigações da empresa com o novo funcionário?

Após o processo de admissão, não são só os profissionais que têm obrigações com a empresa. A companhia também passa a ter obrigações com a pessoa colaboradora. Confira a seguir quais são elas:

• Pagamento de salário: O pagamento deve ser realizado até o 5° dia útil subsequente ao mês de atuação do profissional, lembrando que a legislação trabalhista considera sábado como um dia útil.
• Pagamento do salário-família: Os profissionais que tenham filhos até 14 anos ou PCD têm direito a este benefício previsto por lei, que deve ser solicitado no processo de admissão.
• Recolhimento do INSS: Até o dia 20 do mês seguinte, a organização deve recolher 8% do empregado e 3% da própria empresa referente ao INSS.
• Vale-transporte: Este benefício deve ser concedido por meio de cartão no início de cada mês ou quinzenalmente. O vale-transporte é tarifado ao empregado, no valor equivalente a 6% de seu salário, e ao empregador, que vai exercer a parcela citada.
• Vale alimentação e vale-refeição: Não são benefícios obrigatórios. No entanto, ainda que não seja uma exigência pela CLT, se a organização optar por oferecer, é preciso que esse pagamento seja realizado todos os meses, sem exceção. 
• CAGED: A companhia deve encaminhar informações ao Ministério do Trabalho e Emprego sobre a movimentação de profissionais contratados e demitidos no mês. Esses dados devem ser encaminhados até o dia 7 do mês seguinte ao mês no qual houve a movimentação.
• Recolhimento do FGTS: Ele deve, obrigatoriamente, ser feito até o dia 7 do mês seguinte. Para fazer o recolhimento é utilizada a Guia de Recolhimento do FGTS (GRF), que é gerada pelo Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (Sefip).

Vale a pena ressaltar que o não cumprimento dessas obrigações por parte da empresa pode resultar em multas e em ações judiciais. Esses casos podem ser extremamente negativos tanto para a parte financeira do negócio quanto para sua imagem no mercado.

Ou seja, além de gerar prejuízos financeiros, a companhia pode perder clientes e parcerias importantes. Também, pode gerar a insatisfação de seu público interno, o que não é nada positivo para os seus resultados.

Por isso, é muito importante ficar atento ao que diz a lei e cumprir com essas obrigações legais. Afinal, isso acaba sendo um investimento para o sucesso futuro, mantendo uma boa imagem no mercado e retendo seus melhores talentos. A companhia que investe no bem estar de seus profissionais está pensando em seu próprio crescimento.

Principais estratégias de integração para pessoas colaboradoras

Separamos algumas ações importantes para sua equipe de RH preparar para a chegada de novas pessoas colaboradoras na sua empresa, confira: 

• Configure a área de trabalho com todos os equipamentos e itens que o novo funcionário possa precisar logo no primeiro dia;
• Programe a chegada das novas pessoas colaboradoras em dias menos movimentados ou destinados especificamente para a entrada das mesmas;
• Peça à recepção que recebam o novo funcionário de maneira informada e solidária. Sua empresa deve estar preparada para direcioná-los;
• Programe almoços para o novo funcionário nos primeiros dias para que ele tenha a chance de conhecer pessoas;
• Envie documentos com antecedência, evitando possíveis problemas e demoras com etapas burocráticas;
• Designe um mentor e agende reuniões com colegas de trabalho que possam estabelecer relacionamentos com o novo funcionário;
• Entre em contato antes da data de início e envie todos os documentos necessários, benefícios e um manual do colaborador para que a pessoa colaboradora possa ficar a par o quanto antes.

Por que orientar a nova pessoa colaboradora é tão importante?

Os empregadores precisam perceber que a orientação não é apenas um gesto bonito: Serve como um elemento importante da integração em um novo ambiente. Além disso, é possível:

Reduzir os custos do desenvolvimento

A orientação adequada pode ajudar a pessoa colaboradora a acelerar muito mais rapidamente, reduzindo assim os custos associados ao aprendizado do trabalho.

Reduzir ansiedades e ruídos

Qualquer profissional, quando colocado em uma situação nova e estranha, experimentará uma ansiedade que pode prejudicar sua produtividade e aprendizado. A orientação adequada ajuda a fornecer diretrizes de comportamento e conduta.

Reduzir a rotatividade

A rotatividade de funcionários aumenta à medida que eles sentem que não são valorizados ou são colocados em posições em que não podem trabalhar. A orientação mostra que a organização valoriza seus colaboradores e ajuda a fornecer as ferramentas necessárias para que tenham sucesso.

Leia também: Turnover: o que é, como calcular e qual o impacto da rotatividade na empresa

Economizar tempo dos gestores

Supervisores e colegas de trabalho podem ser mais efetivos e eficientes na hora da orientação sobre o ambiente de trabalho e a cultura.

Desenvolver expectativas realistas de trabalho, atitudes positivas e satisfação no trabalho

É importante que as pessoas colaboradoras aprendam o quanto antes o que se espera delas e o que esperar dos outros, além dos valores e atitudes da organização.

Como vimos, cuidar do processo de admissão da empresa antes da chegada da pessoa colaboradora é extremamente importante, não só para a garantia dos deveres legais da corporação, mas para a retenção de talentos na companhia.

Por isso, vale a pena investir não só em disciplina, mas em ferramentas que podem auxiliar no processo, tais como os softwares para recrutamento, admissão e gestão. 

Como a Gupy pode ajudar a sua empresa?

Quanto mais investimos em ferramentas que facilitam o dia a dia operacional, mais tornamos os processos simples, seguros e rápidos. Isso impacta de forma direta e positiva na experiência da pessoa colaboradora, principalmente em fase de sua admissão na empresa.

Diferentes estudos apresentam que oferecer uma experiência encantadora para as pessoas colaboradoras traz muitos benefícios para a empresa. Segundo De acordo com a Gallup, um bom employee experience leva a um maior engajamento das pessoas colaboradoas .

Além disso, de acordo com Harvard Business Review,  empresas que investem em employee experience são mais inovadoras. Sua análise demonstrou que as organizações que investiram mais pesadamente nisso fazem parte da lista das Empresas Mais Inovadoras da Fast Company 28 vezes mais que aquelas que não.

Com o ecossistema da Gupy, você oferece uma experiência fluida e encantadora, que começa desde o recrutamento e seleção até em performance e desenvolvimento.

Em especial, a solução Gupy Admissão permite que você reduza o tempo de admissão em até 55% e diminua esforços operacionais. A plataforma valida os documentos automaticamente, mitigando possíveis erros humanos. Ainda, ela possibilita a integração com sistemas de folha de pagamento e permite que você faça a gestão de adesão de benefícios.