Desconto em folha de pagamento: o que é, como funciona e limites

O desconto em folha de pagamento é referente aos valores retirados do salário para cobrir obrigações como INSS e IRRF, ou benefícios como vale-transporte. Limitados a 30% do salário, incluem empréstimos e pensão alimentícia. Gerenciá-los corretamente garante conformidade e transparência.

Gerenciar o processo de desconto em folha de pagamento é uma responsabilidade do RH que exige precisão e conhecimento das leis trabalhistas.

Afinal, esses descontos representam valores retirados diretamente do salário da pessoa colaboradora, tanto para cobrir contribuições obrigatórias quanto para cumprir acordos e contratos.

Por conta disso, preparamos este conteúdo para explicar o que é desconto em folha de pagamento, como ele funciona, os limites permitidos por lei e as principais dúvidas sobre o assunto. Acompanhe!

Quais são os principais tipos de desconto em folha de pagamento?

Para o RH, é fundamental entender os tipos de desconto em folha de pagamento, pois cada um possui regras específicas. Entenda:

Contribuição previdenciária (INSS)

O desconto do INSS é obrigatório e realizado diretamente na folha de pagamento, visando contribuir para a Previdência Social.

As alíquotas variam de acordo com o salário, sendo a máxima de 14%, e o valor arrecadado garante ao trabalhador direitos como aposentadoria, auxílio-doença e pensão.

Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF)

O IRRF é um desconto obrigatório sobre o salário, dependendo da faixa de rendimento da pessoa colaboradora.

Assim, o governo ajusta periodicamente a tabela de alíquotas e aplica o desconto progressivamente: quanto maior o salário, maior o percentual, que em 2024 varia entre 7,5% e 27,5%.

Vale-transporte

O vale-transporte é um benefício obrigatório para as empresas e descontado em até 6% do salário base da pessoa colaboradora, para quem optou por recebê-lo.

No entanto, é importante lembrar que o percentual pode ser menor caso o custo do transporte seja inferior a essa porcentagem.

Vale-refeição/alimentação

Mesmo sendo benefícios importantes para o engajamento, estes são opcionais. Por isso, dependem dos acordos coletivos ou políticas internas da empresa.

Dessa forma, o desconto varia. Sendo assim, o empregador pode cobri-lo integralmente ou parcialmente, sendo nesse último caso, descontado do salário conforme definido em contrato ou acordo coletivo.

Pensão alimentícia

A pensão alimentícia é um desconto aplicado por determinação judicial, variando conforme a decisão judicial específica.

Direciona-se este valor ao sustento de dependentes, sendo que o desconto ocorre diretamente na folha, em cumprimento à ordem do juiz.

Empréstimos consignados

Para pessoas colaboradoras que optam por empréstimos consignados, desconta-se a parcela diretamente da folha de pagamento, com um limite de até 35% do salário.

Desses 35%, destina-se 5% exclusivamente para uso em cartão de crédito consignado.

Contribuição sindical

A contribuição sindical tornou-se facultativa na Reforma Trabalhista. Ou seja, atualmente, o desconto só ocorre mediante autorização da pessoa colaboradora.

Dessa forma, este desconto pode ser anual e destina-se ao sindicato que representa a sua categoria profissional.

Adiantamento de salário

Pode-se solicitar até 40% do valor total do salário em adiantamento. Dessa forma, desconta-se o valor adiantado no mês seguinte.

Sendo assim, considera-se esse adiantamento opcional e acordado previamente entre as partes.

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Atrasos e faltas

Podem-se aplicar descontos por atrasos e faltas não justificadas, proporcionalmente, sobre o valor do salário diário ou horário.

No entanto, se houver justificativa ou a falta for devida à lista do artigo 473 da CLT, não se aplica o desconto, conforme a legislação trabalhista.

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Qual é o limite legal para descontos em folha de pagamento?

De acordo com a legislação, o desconto total na folha de pagamento não deve ultrapassar 70% do salário líquido da pessoa colaboradora, incluindo empréstimos consignados e outros descontos voluntários. 

Assim, garante-se um valor mínimo para cobrir suas necessidades pessoais.

Quais descontos em folha de pagamento são proibidos por lei?

A legislação trabalhista estabelece algumas restrições para proteger os direitos das pessoas colaboradoras. Vamos conferir o que é proibido:

Descontos não autorizados

A empresa não pode realizar descontos sem o consentimento, a menos que se trate de uma obrigação legal, como o INSS e o IRRF, ou de um acordo formal.

Sendo assim, descontos como o de materiais de trabalho danificados ou gastos com uniformes são considerados indevidos se não houver consentimento prévio.

Cláusulas contratuais inválidas

Pode-se considerar inválida qualquer cláusula contratual que determine descontos excessivos ou abusivos.

Por exemplo, cláusulas que descontam um percentual fixo do salário, independentemente da natureza do desconto, podem ser contestadas judicialmente.

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Como calcular desconto de falta em folha de pagamento?

Para calcular o desconto por falta, o RH utiliza o valor do salário, dividido por 30, com uma tolerância entre 5 e 10 minutos diários. Multiplica-se, então, esse valor pelo número de horas ou dias de falta sem justificativa, colocando-as no fechamento da folha de pagamento.

Como cancelar desconto em folha de pagamento?

Em casos de descontos indevidos, a pessoa colaboradora pode solicitar o cancelamento, e o RH deve revisar e corrigir a situação.

Para proceder ao cancelamento, é importante identificar a origem do desconto e, se necessário, apresentar documentos que comprovem a legitimidade do pedido.

Alguns casos exigem a intervenção judicial, especialmente para cancelar descontos como pensão alimentícia. No entanto, em geral, pode-se corrigir erros administrativos diretamente pelo setor de RH.

Como gerenciar descontos em folha de pagamento?

Para o RH, gerenciar corretamente os descontos em folha é essencial para evitar erros e conflitos trabalhistas.

Portanto, utilizar um software de gestão pode facilitar esse processo. Além de automatizar cálculos e garantir conformidade legal, um software eficiente ajuda na transparência e agilidade, reduzindo erros e facilitando o acesso aos dados da pessoa colaboradora.

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Passos práticos para o RH

  • Atualize-se sobre a legislação: mudanças legais e de alíquotas ocorrem periodicamente, e o RH deve estar atento para aplicá-las corretamente.
  • Registre as autorizações: mantenha uma cópia de todos os documentos que autorizam descontos adicionais no salário, como contratos de empréstimo consignado e autorização para desconto de contribuição sindical.
  • Automatize o processo: contar com um sistema de gestão evita erros humanos e agiliza os processos, trazendo mais transparência e segurança ao RH.
  • Realize auditorias: conferir regularmente os descontos aplicados na folha de pagamento evita erros e permite corrigir possíveis falhas antes que gerem problemas legais.

O desconto em folha de pagamento é uma ferramenta fundamental para que as empresas garantam o cumprimento das obrigações trabalhistas e contratuais.

Sendo assim, entender o que pode ser descontado, os limites legais e como calculá-los é essencial para um RH eficiente. 

Além disso, gerenciar corretamente esses descontos contribui para a transparência e satisfação de todas as pessoas. 

Ter um sistema confiável, como o Software de Admissão Digital da Gupy, auxilia o RH a organizar esses processos com precisão, garantindo conformidade com a legislação e segurança para os envolvidos.

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