Custo de Treinamento: como calcular e maximizar o ROI

Contar com uma equipe de profissionais adequadamente capacitados é ainda um dos maiores diferenciais competitivos de qualquer empresa. Entretanto, um dos principais obstáculos para investir na educação corporativa ainda é entender o custo de treinamento.

Apesar da maioria dos gestores já entenderem que educação corporativa é um investimento e não uma despesa, avaliar como separar um orçamento para a área, focado na obtenção dos melhores resultados, é um grande desafio.

Por isso, este artigo vai ajudar você a entender como avaliar e calcular o custo de treinamentos para a sua equipe, como também mostrar os fatores que impactam no valor, como reduzir custos e os benefícios de contar com um orçamento específico para treinamentos.

Boa leitura!

A importância dos treinamentos corporativos

Antes de abordarmos o principal tópico deste artigo, vale ressaltar a importância que os treinamentos corporativos possuem no desenvolvimento de uma estratégia de crescimento sustentável para qualquer empresa.

Afinal, é por meio da educação no ambiente de trabalho que é possível desenvolver talentos em questões de conformidade legal, novos processos e ferramentas para operacionalizar o trabalho e até aprimorar habilidades e competências técnicas e comportamentais desejadas.

Por consequência, investir em educação corporativa traz resultados operacionais nítidos para as empresas: uma pesquisa da Gartner de 2023 indica que empresas que investem constantemente em iniciativas de Treinamento e Desenvolvimento (T&D) são 25% mais produtivas.

Além disso, a educação corporativa possui um fator importante na retenção de talentos. Um relatório de 2024 do LinkedIn aponta que 7 a cada 10 profissionais afirmam que treinamentos no ambiente de trabalho ajudam no sentimento de conexão deles com a empresa.

Para além das questões de necessidade legal, como desenvolver treinamentos voltados para as Normas Regulamentadoras, por exemplo, investir em Treinamento e Desenvolvimento deve ser tratado pela empresa como um diferencial competitivo.

Afinal, é por meio da educação que uma organização pode ter profissionais mais capacitados e preparados para otimizar recursos, desenvolver novos processos e trazer inovação em produtos e serviços.

Quais são os tipos de custo de treinamento?

Agora que fizemos um breve contexto dos impactos positivos que uma iniciativa de T&D pode trazer para qualquer empresa, vamos abordar o principal assunto deste artigo, que é justamente o custo de treinamento.

Em primeiro lugar, para que uma empresa crie um orçamento adequado para a educação das suas pessoas colaboradoras, é importante entender como os custos de treinamento podem ser caracterizados.

Afinal, os custos não devem ser apenas analisados a partir do material adquirido ou do instrutor contratado, como exploraremos a seguir.

Custos diretos de treinamento

Os custos diretos de treinamento são aqueles mais comumente analisados antes da aplicação de um treinamento qualquer.

Eles implicam o investimento que a empresa terá que fazer para adquirir as aulas e o conhecimento que será entregue para os profissionais. E isso embarca pontos como:

• Instrutores e professores contratados;
• Material didático adquirido para realização do treinamento;
• Ferramentas e softwares adquiridos;
• Materiais de escritório necessários;
• Local alugado para aplicação do treinamento.

Custos indiretos de treinamento

Por outro lado, um tipo de custo que geralmente não é levado em consideração pela maioria dos gestores são os custos indiretos que a aplicação de um treinamento possui.

E o que são eles? São basicamente o valor que a empresa deixa de ganhar, no momento do treinamento, por conta do tempo despendido para treinar as equipes. Eles englobam questões como:

• Produtividade dos profissionais envolvidos;
• Tempo de trabalho gasto nos treinamentos;
• Tempo com máquinas paradas, sem produzir.

Esse segundo custo, muitas vezes invisível ou desconsiderado, é um dos motivos que levam empresas a adotar formatos mais dinâmicos de aprendizagem, como o microlearning ou o e-learning, por exemplo.

Como calcular o custo de treinamento

Para calcular o custo de treinamento, basta somar os custos diretos e indiretos atrelados àquele treinamento específico, conforme indicamos anteriormente.

Como é muito comum que, ao definir a necessidade de aplicar treinamentos de forma recorrente, sendo eles obrigatórios ou não, a empresa destine um orçamento para Treinamento e Desenvolvimento anual.

Por isso, é fundamental que a área responsável por cuidar desses treinamentos tenha clareza sobre quais serão os cursos necessários ao longo do ano, como também o tempo médio de treinamento, para poder fazer um cálculo de custo adequado.

Em um primeiro momento, o custo de treinamento pode parecer alto. Um levantamento da Associação Brasileira de Treinamento e Desenvolvimento (ABTD) indica que as empresas brasileiras gastam em média R$ 1.072 com cada profissional treinado anualmente.

Entretanto, um dos principais indicadores que o time de T&D deve acompanhar não é especificamente o custo de cada um dos treinamentos corporativos, mas sim o Retorno sobre Investimento (ROI) em treinamentos. 

Retorno sobre investimento em treinamentos

Quando falamos de Retorno sobre Investimento (ROI) em linhas gerais, estamos falando da relação entre os ganhos que temos a partir de um custo sobre algo específico.

Para ilustrar: ao comprar um maquinário que custa um valor X, a empresa espera um valor de retorno financeiro de 3X após um ano de uso. Essa relação de valores gastos e ganhos é o que é chamado de ROI.

Quando estamos falando da área de T&D, calcular o ROI de treinamentos se torna mais desafiador. Afinal, como é possível quantificar o retorno financeiro sobre o aprimoramento do conhecimento dos profissionais?

A resposta desta pergunta está em como a empresa consegue gerar dados para avaliar esse ganho, como também como transformar o conhecimento adquirido pelo treinamento em algo tangível.

Imagine o seguinte cenário: uma empresa do ramo de móveis, que produz cadeiras de madeira, realiza um treinamento com os profissionais que cuidam da montagem. O objetivo do treinamento é apresentar um processo de montagem mais eficiente.

Ao avaliar os custos diretos e indiretos do treinamento, o time de T&D define que o custo total será de R$ 50.000.

No semestre após a aplicação do treinamento, a empresa verifica que seu processo de montagem ficou 20% mais rápido, o que resultou em um aumento de R$ 300.000 na receita daquele período.

Nesse caso hipotético, para calcular o ROI de treinamento, ou seja, o quanto o treinamento gerou de resultados para a empresa, a fórmula é:

• (Receita a mais gerada - custo do treinamento)/custo do treinamento = ROI de treinamento

Voltando aos valores do nosso exemplo, o ROI desse treinamento aplicado seria de:

• (300000-50000)/50000 = 5

Ou seja: para cada R$ 1 investido naquele treinamento corporativo ele gerou R$ 5 de resultado positivo para a empresa!

É claro que o nosso exemplo hipotético traz uma situação onde a validação do resultado obtido é simples. E a realidade das empresas quase nunca opera dessa forma.

Entretanto, o ROI dos treinamentos pode ser verificado em diferentes áreas, como:

• Treinamento sobre compliance X gastos jurídicos;
• Treinamento sobre atendimento X satisfação dos clientes;
• Treinamento sobre uso de EPIs X acidentes de trabalho;
• Treinamento sobre técnicas de vendas X negócios fechados.

O mais importante para definir o ROI de treinamentos é justamente que a empresa consiga materializar os ganhos daquele conhecimento no dia a dia da sua operação.

Com isso, a definição de um orçamento específico para treinamentos deve levar em consideração não somente os treinamentos obrigatórios, mas também o potencial retorno sobre qualquer tipo de investimento sobre educação corporativa.

Para balancear esse investimento, é importante que a área responsável por definir quais treinamentos serão necessários entenda quais são os fatores que impactam no aumento ou na diminuição do custo de treinamento.

Fatores que impactam no custo do treinamento

Você deve imaginar que existem vários fatores diferentes que influenciam no custo de treinamento e, por extensão, no orçamento que deve ser destacado para eles.

Entretanto, existem alguns elementos que precisam obrigatoriamente ser considerados pelos profissionais de T&D ao delimitar um orçamento específico para educação corporativa.

Por isso, não deixe de considerar os seguintes aspectos ao determinar quanto será investido na educação dos profissionais da sua empresa:

• Ramo de atuação: empresas de diferentes ramos precisarão de treinamentos diferentes. E isso significa que existe também a necessidade de ter conteúdos mais ou menos específicos, que impactam no custo;
• Número de pessoas colaboradoras: a conta é simples. Mais pessoas para treinar significa mais custos diretos e indiretos nos treinamentos. Entretanto, empresas maiores tendem a ter um orçamento maior para investir em T&D;
• Nível de complexidade dos treinamentos: o nível de complexidade dos treinamentos deve estar também atrelado ao tipo de trabalho exercido pelas pessoas treinadas. Algumas áreas vão precisar de treinamentos mais simples do que outras, o que impacta também nos custos;
• Metodologia e ferramentas utilizadas: por último, a área de Treinamento e Desenvolvimento deve considerar a metodologia e as ferramentas usadas para educação das pessoas. Treinamentos presenciais tendem a ser mais caros do que usar plataformas digitais, por exemplo.

Dicas e estratégias para reduzir o custo de treinamento

Agora que você tem todas as informações necessárias para calcular os custos relacionados aos treinamentos corporativos aplicados na sua empresa, vamos trabalhar algumas dicas e estratégias que a área de T&D pode tomar para reduzir esses custos.

Crie um orçamento anual para treinamentos

A organização das despesas ainda é uma das formas mais eficientes de reduzir custos, independentemente da área aplicada.

Ao desenhar um orçamento anual para treinamentos corporativos, aumenta-se a possibilidade de negociar valores com fornecedores externos, antecipar problemas e dificuldades, organizar agendas e mitigar custos indiretos, como a diminuição da produtividade.

Entretanto, desenvolver um orçamento anual para treinamentos não é um tarefa fácil, pois é necessário levar em consideração elementos como:

• Quais treinamentos serão conduzidos ao longo do ano;
• Quantos profissionais serão impactados;
• Quais serão os materiais necessários;
• Quantos instrutores externos serão necessários;
• Quanto tempo será despendido para cada aula.

Por isso, uma prática que é cada vez mais adotada por empresas é contar com uma plataforma digital de educação corporativa, como um LMS ou um LXP, por exemplo.

Assim, o orçamento de treinamentos fica mais nítido, uma vez que a ferramenta centraliza os custos diretos relacionados com os treinamentos, diminuindo custos indiretos ao aplicar estratégias de e-learning e microlearning.

Desenvolva treinadores internos

Quando uma empresa depende de fornecedores externos para aplicar treinamentos, é comum que os custos para desenvolver aquele conteúdo para os profissionais aumentem consideravelmente.

Por isso, criar iniciativas para desenvolver pessoas colaboradoras que exerçam atividades-chave, que estejam diretamente ligadas aos assuntos dos treinamentos, é fundamental para reduzir o custo de treinamento.

Você pode investir em trabalhar habilidades comportamentais importantes, como Didática e Comunicação Fluída, para desenvolver seus próprios treinadores internos.

Outro benefício disso é que as pessoas colaboradoras que estarão coordenando os treinamentos possuem mais contexto do negócio e das particularidades do trabalho, enriquecendo o conteúdo e promovendo mais engajamento.

Invista em treinamentos online

A tecnologia continua trazendo benefícios em todas as esferas do mundo do trabalho, e os treinamentos corporativos não ficam fora dessa transformação digital.

Existem muitas vantagens em aplicar treinamentos online. Quando se trata de redução de custos, elas são:

• Diminuição dos custos diretos e indiretos;
• Aumento da produtividade, pois os treinamentos podem ser ministrados de forma assíncrona;
• Possibilidade de cada profissional realizar os cursos no seu ritmo;
• Menos gasto com materiais físicos usados no treinamento.

Fora a questão de diminuição de custos, trabalhar com treinamentos corporativos no ambiente digital facilita a captação de dados importantes, como a avaliação das pessoas sobre os treinamentos.

Além disso, a aplicação de elementos multimídia, testes personalizados e de técnicas de aprendizado atualizadas, como o microlearning, tornam o aprendizado mais qualificado e eficiente.

Conte com as ferramentas certas

Se o seu objetivo é investir de forma séria em uma cultura de aprendizagem contínua, contar com as ferramentas certas para aplicar treinamentos corporativos recorrentes é uma prioridade.

Afinal, ter a garantia de poder centralizar as suas iniciativas de treinamento corporativo em um único lugar irá diminuir os custos diretos e indiretos, como também aumentará o ROI das suas iniciativas de T&D.

Nesse sentido, contar com um software de educação corporativa, como um LMS ou um LXP customizável e adequado para as necessidades da sua empresa, é a forma mais eficiente de melhorar os seus treinamentos e, ao mesmo tempo, diminuir o custo de treinamento.

O nosso software de T&D, chamado Gupy Educação Corporativa, é um LMS e LXP escalável que conta com mais de 350 cursos prontos para uso, conteúdos de parceiros, possibilidade de criação de conteúdo com auxílio de IA e recursos de gamificação e microlearning.

Se você quer saber mais sobre como o Gupy Educação Corporativa pode transformar as suas iniciativas de Treinamento e Desenvolvimento, não deixe de solicitar uma demonstração gratuita com um dos nossos especialistas: