Aumentar eficiência do recrutamento: como evitar o excesso de trabalho

Além do custo por trás da execução de todas as etapas, um processo seletivo bem estruturado sempre demanda investimento de tempo por parte do time de RH e de gestores.

Atualmente, as organizações estão constantemente buscando processos e táticas para otimizar sua operação. Nesse sentido, questões como reduzir esforço e aumentar eficiência do recrutamento se tornam essenciais.

O desafio maior está em como implementar essa otimização e ainda garantir qualidade e precisão na contratação. Em um estudo realizado recentemente pelo site CareerBuilder, 74% dos empregadores relataram que se sentem afetados por contratações mal feitas. Entre os problemas, eles têm que lidar com não alcance dos resultados, custos de treinamento que não retornam o investimento e turnover.

Com o avanço da tecnologia, as metodologias de R&S em empresas do mundo todo tiveram de se adaptar à nova realidade. Por isso, neste post, vamos mostrar como ter um recrutamento eficiente a fim de evitar o excesso de trabalho. Confira!

Invista em processo seletivo online

Com o objetivo de ser mais ágil, o recrutamento online começou a ganhar espaço nos processos, assim como a criação de novas ferramentas possibilitou economia de tempo e redução de custos.

Segundo Wagner Costa Santos, especialista adepto às inovações tecnológicas, quando entrevistas são realizadas por videoconferência, por exemplo, não existe o inconveniente da dificuldade do candidato para chegar ao local marcado ou com a logística de deslocamento.

Profissionais de qualquer lugar do Brasil podem participar, diminuindo gastos para ambas as partes — tanto para o candidato, que não precisa gastar com transporte, quanto para a empresa, que economiza com aluguel de sala e coffee break, por exemplo. Então, em termos de custo e tempo, o processo é bem mais eficiente.

Outro método também válido é o questionário por vídeo. O recrutador envia um questionário para o participante, que grava as respostas em vídeo. Caso sejam identificadas características que o desqualificam para a vaga, ele não avalia mais o candidato e passa imediatamente para o próximo.

Ainda podem ser aplicados testes e provas online, servindo de “peneira” e evitando a necessidade da realização de diversas dinâmicas ou entrevistas para triagem.

Dê adeus ao Excel

Quando a organização não é adepta a softwares para a gestão de recrutamento e seleção, geralmente recebe os currículos por e-mail e realiza o controle por planilhas. Porém, muita gente não gosta de preenchê-las ou só o faz porque é obrigatório, sem contar o tempo que se leva para atualizá-las.

Se você identifica a realidade da sua organização nesse cenário, não se sinta só. Fato é que mais da metade das organizações brasileiras utilizam somente o Excel na gestão dos seus processos seletivos, e esse número aumenta consideravelmente quando falamos de pequenas e médias empresas.

Embora o Excel seja uma ferramenta poderosa para todas as áreas de uma organização, depender somente dele para um processo tão estratégico como o recrutamento traz impactos sérios na eficiência, na gestão do conhecimento e na inteligência da contratação.

Com a utilização de plataformas e sistemas voltados para a gestão do processo seletivo, o recrutador pode triar os candidatos a partir de diversas fontes, aplicar filtros, comunicar-se diretamente com eles, gerenciar suas etapas, compartilhar perfis com diferentes usuários da organização, contar com métricas e indicadores para elaborar análises e caminhar em direção à melhoria contínua.

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Não esqueça que prazos e cronogramas existem para ajudar

Um processo de contratação de qualidade não está diretamente ligado ao tempo que é investido nele. Tanto contratações lentas como rápidas demais podem ser prejudiciais para o recrutador.

Muitas empresas acabam por apressar o processo de recrutamento e seleção com a falsa ideia de que isso significa eficiência. No entanto, isso pode levar a diversos malefícios na qualidade de sua execução, como fazer com que gestores não se preparem para as entrevistas ou não consultem referências e antecedentes dos candidatos.

O formato adequado é aquele que segue um cronograma que considera um timing ideal para cada etapa. Para isso, decida qual é o tempo a ser investido com atração, revisão de currículos, dinâmicas etc. Isso ajudará a criar um processo de contratação mais consistente e realista.

Mergulhe com tudo na rede

As redes sociais se tornaram ferramentas poderosas para trazer mais eficiência e agilidade na busca por profissionais e, claro, reduzir custos. De 2011 para 2016, houve um aumento de mais de 150% no número de empresas que reconhecem utilizar redes sociais profissionais para contratar pessoas no Brasil.

Avaliar perfis de candidatos, históricos e comportamentos para identificar habilidades e valores comuns com sua empresa pode trazer insights interessantes para as perguntas a serem feitas em uma entrevista, por exemplo.

Outra possibilidade pertinente é a divulgação de vagas nas mídias sociais das empresas. Um trabalho bem construído de atração pode identificar quais são as origens dos candidatos que mais performam nos seus processos e direcionar os esforços nos canais certos de atração, como grupos de faculdades ou cursos específicos.

Pense que recrutamento interno tem potencial

O recrutamento interno consiste em apontar funcionários da própria empresa para novas vagas, desde que atendam requisitos previamente estabelecidos. Na prática, embora possua um incrível potencial, pois elimina parte da incerteza na contratação, esse método acaba sendo pouco utilizado pelas organizações.

Um ponto importante para que o recrutamento interno atinja seu objetivo é que o RH esteja cada vez mais próximo do time de colaboradores da empresa. Ele deve estar apto a identificar quais profissionais podem ser convocados para a candidatura em novas oportunidades. Dessa forma, ferramentas como avaliações de desempenho e canais de comunicação bem estruturados são fundamentais.

Anuncie e divulgue a vaga corretamente

Estipular claramente o que espera da contratação e cuidar para que o anúncio seja feito da forma mais eficaz pode ser um grande diferencial. Para que isso ocorra, antes de divulgar a vaga, é preciso ter faixa salarial, tipo de contrato, membros envolvidos no processo de recrutamento e características e responsabilidades exigidas para o novo colaborador bem definidos.

Além disso, torna-se necessário utilizar diversos meios de comunicação para anunciar a vaga em aberto. Entre os principais canais estão:

• plataformas e sites próprios para essa finalidade;

• jornais, revistas, televisão e rádio;

• agências especializadas;

• indicação de pessoa de confiança.

Faça mapeamento do perfil para reduzir os erros de contratação

Como mencionado no início do texto, é muito comum os gestores sofrerem com o alto índice de rotatividade na equipe devido à contratação de pessoas que não se enquadram no perfil da empresa. Isso é um grande problema. Além dos recursos gastos no processo de recrutamento e seleção, a produtividade pode sofrer alterações, já que os colaboradores não terão tempo para executar outras atividades importantes para o negócio.

Por esse motivo, fazer um mapeamento do perfil comportamental dos candidatos é essencial. Dessa forma, a instituição terá um melhor direcionamento ao entrevistá-los. Quando esse cuidado existe, a rotatividade diminui e os lucros e a produtividade aumentam. Cresce também a probabilidade de formar um time de alta performance e com maior capacidade de se adequar à cultura organizacional da empresa.

Lembre-se de que a estratégia deve estar em primeiro lugar

Os critérios de seleção devem ser definidos antes de todo o processo, para que o RH busque profissionais mais compatíveis e com grandes potenciais e faça o gerenciamento de vagas e candidatos de maneira mais organizada e certeira.

O profissional da área de RH deve possuir know-how e ser adaptável às novas formas de trabalhar, de modo a saber lidar com a diversidade. O fato é que recrutamentos modernos estão tornando-se cada vez mais comuns, contudo grande parte das empresas ainda não adotou essa maneira atualizada de recrutar.

Inicialmente, as planilhas até são boas opções para fazer a gestão, entretanto a área de RH não pode deixar de acompanhar os avanços tecnológicos e, mais ainda, de se beneficiar deles.

Considere que terceirização de recrutamento e seleção pode ser relevante

Delegar um processo importante para uma empresa especializada pode ser uma boa opção. A terceirização de recrutamento e seleção é uma tendência que vem ganhando espaço, tanto pela capacidade de desempenho em alto nível quanto pelas questões de organização das atividades.

Ao escolher essa alternativa, a instituição deixa todo o processo nas mãos da terceirizada, que é capacitada para entregar o melhor resultado. Essa objetividade é fruto da utilização de métodos modernos e capazes de analisar os atributos dos candidatos com precisão.

Assim, a empresa contratante não precisar se preocupar com essa tarefa. Terceirizar é eliminar o excesso de trabalho com a certeza de que ele será bem-feito e de que os melhores profissionais farão parte do negócio em um breve período. Entre as principais vantagens da terceirização, estão as que seguem.

Redução de custos

Considerando que um processo de recrutamento e seleção gera custos que podem impactar nas finanças da empresa, existe uma relação de custo-benefício muito interessante, já que a companhia não terá nenhum tipo de trabalho.

Diminuição dos esforços

Para o departamento de RH atuar na captação de bons colaboradores, é necessário gastar bastante tempo, esforço e dedicação. Apesar de ser parte de suas funções, ao contratar uma terceirizada, é possível focar em outras atividades essenciais, mantendo o equilíbrio na empresa.

Excelência dos resultados

Devido à certeza da captação de grandes talentos, evitar a preocupação de organizar tempo e energia entre as demandas, fazer um investimento correto e ter um resultado positivo é muito vantajoso.

Viu que aumentar eficiência do recrutamento não é tão difícil quanto parece? Existem diversas alternativas que podem oferecer ótimos resultados na contratação de novos profissionais e contribuir para reduzir o excesso de trabalho, tornando o ambiente laboral mais agradável, produtivo e com colaboradores motivados e alinhados ao propósito do negócio. Basta saber escolher os recursos apropriados e que melhor se adequam às necessidades da empresa.

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