Admissão online: entenda como funciona o processo

Os avanços da internet se refletiram na sociedade como um todo. Estamos sempre conectados em nossas vidas pessoais e nos processos relacionados ao trabalho. Hoje, até uma nova contratação pode ser feita via internet. E estamos falando da parte burocrática mesmo: a admissão online é uma realidade.

Pense como contratado e como contratante o quão maravilhoso seria poder enviar e receber documentos pelo smartphone, sem precisar se deslocar até a empresa e tirar cópias e mais cópias de dezenas de papéis.

Graças a tecnologia, essa situação não precisa ficar na imaginação. Hoje, você vai entender:

• o crescimento da admissão online;
• como o processo é realizado;
• o que diz a lei sobre documentos digitalizados;
• quais são os documentos necessários na admissão online;
• quais as vantagens da admissão online.

Boa leitura!

O crescimento da admissão online

Não é de hoje que empresas e profissionais utilizam, desejam ou apostam no crescimento da admissão online no Brasil.

Faz algum tempo que a pesquisa “Contratações Brasileiras: analógicas ou digitais?”, divulgada pelo Ibope Conecta, trouxe dados importantes sobre a modernização dos processos admissionais:

• 36% das empresas alegam que já perderam candidatos importantes em seus processos seletivos devido à demora para fechar a vaga;
• 42% destas empresas julgam que o envio de documentos é a parte onde o problema costuma acontecer;
• 91% dos entrevistados acredita que esse problema será brevemente resolvido, pois, o mercado corporativo está caminhando a passos largos para que os processos de contratação sejam integralmente digitais.

O raciocínio não está errado. Nesta matéria mais recente da revista Exame, 97% das empresas afirmam que estão priorizando a tecnologia.

Como o processo é realizado

O processo de admissão online é muito simples. Após finalizar o processo seletivo, o recrutador deve enviar um link para que o candidato escolhido possa preencher seus dados e anexar os documentos necessários para firmar o contrato.

Tudo pode ser feito pelo computador e até mesmo pelo smartphone. A grande vantagem é que o profissional não precisa se deslocar até a empresa, nem é necessário fazer dezenas de cópias de toda a documentação.

O que diz a lei sobre documentos digitalizados

Para que os documentos digitais sejam legalmente válidos, eles devem passar por uma certificação digital, conforme a Medida Provisória no 2.200-1, de 27 de julho de 2001, que instituir a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira — ICP-Brasil.

O objetivo da MP é garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos eletrônicos.

Isso significa que mesmo os dados do novo colaborador que foram impressos e depois digitalizados devem obter a validação via certificação. Do contrário, pode não ser aceito como prova em processos judiciais.

Já aqueles que foram originados por meio de plataformas digitais regulamentadas pelo ICP-Brasil tem sua validade jurídica assegurada — desde que não sejam alterados. Mas fique atento: para isso, é necessário que essa plataforma tenha a sua própria assinatura eletrônica oficial.

Quais são os documentos necessários na admissão online

Basicamente, os documentos são os mesmos que um processo de admissão comum. Veja a lista:

• foto 3×4;
• cópia da carteira de trabalho e versão original para que o profissional possa ser devidamente registrado;
• RG, CPF, e título de eleitor;
• certidão de nascimento para os solteiros ou de casamento para casados;
• cópia do comprovante de escolaridade.

Além disso, é preciso ter atenção para algumas situações específicas:

• caso a função exija a condução de veículos, deve-se solicitar a cópia da CNH com habilitação para a categoria determinada;
• indivíduos cuja ocupação exijam registro profissional – como por exemplo, o CREA – também devem entregar uma cópia do documento;
• homens entre 18 e 45 devem entregar uma cópia do certificado de reservista;
• pessoas que tem filhos até 21 anos devem entregar uma cópia de certidão de nascimento dos mesmos. Caso os filhos tenham menos de 7 anos, também é necessário o cartão de vacina e comprovante de frequência escolar.

Quais as vantagens da admissão online?

Em geral, desburocratizar e simplificar processos por meio da tecnologia traz benefícios como economia de tempo e dinheiro e maior índice de acertos quando essas atividades envolvem a tomada de decisões.

O Gupy Admissão, por exemplo, é uma ótima ferramenta para quem quer otimizar a contratação de novas pessoas colaboradoras. Com ele, é possível diminuir até 50% no tempo de admissão. 

Agora, chegou a hora de entender como essas vantagens funcionam quando estão relacionadas a admissão digital. Confira.

Redução de custos para a empresa e para o profissional

Um processo de admissão tradicional gera pilhas e mais pilhas de papéis, que devem ser impressos ou copiados, assinados e armazenados.

Tudo envolve custos: a impressão, o papel utilizado, os armários e o tempo do gestor.

Ao realizar todo esse caminho via web, a empresa não precisa receber o futuro colaborador no RH para que ele aguarde a impressão e as cópias de cada documento, nem se dedicar a ordenar a papelada e depois procurar as pastas com a inicial do nome desse indivíduo para que tudo seja armazenado.

O profissional também não precisa arcar com esses custos e se deslocar até o novo local de trabalho para isso.

Como tudo é feito online, as cópias podem ser feitas a partir do smartphone dos envolvidos no processo e ficam automaticamente guardadas na nuvem. Além de economizar tempo e dinheiro, também permanecem em segurança.

Aumento da produtividade

A consequência de qualquer processo feito com agilidade se reflete na produtividade. Como os sistemas dão conta de organizar a parte burocrática, não há necessidade de envolver vários colaboradores na organização e conferência desses documentos.

Com isso, os gestores podem dedicar o seu tempo de trabalho com o desenvolvimento de atividades estratégicas para aumentar a satisfação dos colaboradores e tornar as equipes ainda mais produtivas.

Maior engajamento interno

Perceba que ao adotar a admissão online a empresa monta um ciclo de benefícios. A desburocratização leva a satisfação, que se reflete em produtividade e claro, no engajamento.

Afinal, desde os primeiros contatos com o novo empregador, o profissional se sente respeitado e valorizado. Como não é preciso sair de casa para entregar os documentos, ele pode seguir com a sua rotina pessoal normalmente antes de iniciar o seu contrato de trabalho.

Tenha em mente que o RH é o responsável pelo bem mais valioso da empresa, o seu capital humano. Atuar estrategicamente é garantir sempre os melhores resultados que esse recurso pode promover.

Comece a fazer a diferença já na contratação adotando a admissão online e potencialize os benefícios que um novo contratado traz para o negócio.