5 etapas do processo seletivo: veja quais são as principais

O setor de RH é o responsável por atrair os talentos, selecionar os candidatos mais capacitados e contratar os melhores profissionais. Para alcançar esse objetivo, é preciso que as etapa do processo seletivo sejam bem planejadas e eficientes. 

Um recrutamento e seleção estruturado pode garantir maior nível de acerto, contratações alinhadas e redução dos custos de turnover. Em meio às diversas atividades que são de responsabilidade do RH, contratar o talento certo para a vaga certa é a mais desafiadora de todas. 

Foi pensando nisso que trouxemos neste post o conceito de processo seletivo, sua função e etapas mais importantes. Continue lendo e veja como realizar um bom processo seletivo, bem como as vantagens de planejar o recrutamento!

O que é um processo seletivo?

O processo seletivo consiste em um conjunto de técnicas que auxiliam na escolha dos candidatos mais adequados para uma determinada vaga de emprego. Através dele é possível identificar hard skills e soft skills e verificar quais perfis possuem o maior "fit" com a vaga e a cultura da empresa. 

Também chamado de processo de seleção, é a segunda etapa das iniciativas de Recrutamento e Seleção. Seu objetivo é identificar, entre candidatos para uma vaga, o que mais se enquadra ao cargo, visando a longevidade do vínculo de trabalho. 

Como uma atividade realizada em etapas, para que seja efetivo, demanda o uso de métodos apropriados. O mais recomentado é o PDCA: 

• Plan – planejamento do processo com levantamento de demanda, análise de perfil e questões burocráticas;
• Do – execução do processo com divulgação das vagas, triagem e seleção dos currículos;
• Check – verificação dos perfis selecionados com entrevistas, dinâmicas, testes práticos, avaliação técnica e de perfil;
•  Act – ação efetiva de contratação dos candidatos aprovados, direcionamento para as áreas, onboarding.

Qual a função do processo seletivo?

Em sua obra de 1999, Chiavenato diz que “lidar com as pessoas deixou de ser um desafio e passou a ser vantagem competitiva para as organizações bem-sucedidas” —os talentos são um dos mais valiosos recursos, não importa o segmento ou porte da empresa. 

Nesse contexto, o processo seletivo ou processo de seleção tem o papel de assegurar que as organizações tenham os melhores talentos. Para isso, estabelece etapas que vão desde o levantamento do perfil necessário até a contratação do candidato ideal para a vaga. 

Como fazer um bom processo seletivo?

As etapas são importantes e essenciais, no entanto, o nível de acerto está associado ao entendimento de como conduzir o processo. É imprescindível que o RH, na posição de staff, seja estratégico e dê todo o suporte que o gestor de área precisa.

Separamos algumas dicas para que você tenha êxito na realização de um processo seletivo!

Conheça em detalhes as demandas do cargo

Uma vaga pode surgir por motivos como substituição, ampliação ou demanda temporária, tendo em comum a conexão entre necessidade e expectativa. O gestor da área deposita confiança no RH em encontrar o profissional ideal para suprir a carência do setor naquele momento.

Por isso é tão importante que o recrutador, mais do que abrir um processo seletivo conheça a fundo as particularidades da função. Os detalhes fazem diferença nos resultados, sobretudo, quando envolvem as hard skills e soft skills — determinantes para que um profissional consiga executar as atividades, simples ou complexas.

Entenda a complexidade da função

Muitas vezes um cargo e suas funções pode parecer simples, mas apresenta complexidades que precisam ser levadas em conta no recrutamento. Por exemplo, embora exista um gestor de área, talvez a posição demande um profissional com perfil proativo e de decisão.

Diante de um problema e na ausência do líder, um perfil autogerenciável saberá agir sem ultrapassar a linha da autonomia. Conhecer a fundo as necessidades do cargo ajuda na hora de aplicar testes que podem incluir a simulação de situações do cotidiano.

Leve em conta o perfil de profissionais em funções similares

Ter referências internas sobre as características de um cargo e suas funções ajuda na construção de um processo seletivo. O líder da área pode contribuir, fornecendo ao RH impressões sobre os profissionais na mesma posição ou similar à vaga que será aberta.

Entre conhecimentos técnicos e aspectos comportamentais, você terá elementos mais concretos para incluir na seleção e recrutamento. Respeitando a personalidade de cada indivíduo, considerar os perfis internos levará a uma padronização natural para cargos, funções e responsabilidades semelhantes.

Vale dizer que esse é, inclusive, um ponto importante para a avaliação de desempenho e gestão de cargos e salários, por exemplo. A mudança de cargo ou de faixa de remuneração será embasada em performance e resultados, tornando o processo mais justo e imparcial.

Como é a estrutura do processo seletivo?

Todo processo, para dar certo exige o mínimo de planejamento que obedeça a um fluxo de trabalho possível de ser rastreado e mensurado. Caso contrário todos os esforços serão em vão, sem os três fatores mais importantes — início, meio e fim. 

Do planejamento nasce a estruturação do processo seletivo, que pode se desenhar de acordo com o tipo de negócio, necessidades das áreas e condições da empresa. Grosso modo, a estrutura pode se dar dessa forma: 

• definição do perfil desejado;
• descrição das características do perfil;
• divulgação da vaga conforme o perfil;
• triagem ou seleção de currículos;
• contato com os candidatos selecionados;
• entrevistas individuais e coletivas;
• negociação salarial e contratação.
  
  

Quais são as etapas o processo seletivo? 

Se do planejamento surge a estrutura, dela, são criadas as etapas do processo seletivo, ou seja, a prática de selecionar e recrutar os melhores talentos para a empresa. 

Para cada etapa, uma série de procedimentos são executados a fim de encontrar perfis que, de fato, agregarão valor à organização e vice-versa. Para ser considerada uma boa contratação é preciso que atenda aos objetivos e necessidades de ambas as partes. 

Mesmo que seja um processo simples, sem urgência ou nível maior de complexidade, dividir os estágios permite um resultado mais eficiente. Um processo estruturado cria histórico e possibilidades de mensuração a qualquer momento. Veja o passo a passo de um bom recrutamento!

1. Planejamento da vaga

O planejamento é a base para um processo seletivo de sucesso. Aqui você deverá definir desde como será a vaga que está sendo aberta, quais meios de atração serão utilizados, até como será feita a seleção.

Antes de tudo, é necessário identificar e avaliar a necessidade da vaga. Algumas vezes, um processo de seleção externo não se mostra necessário, podendo haver o preenchimento com os recursos da própria companhia.

Em seguida, o RH deve pesquisar detalhadamente sobre o que o líder do setor precisa e incluí-lo na maioria das etapas — a participação do gestor da área contribui para o alinhamento das expectativas. Isso garantirá que o processo seja moldado a partir do nivelamento entre o que o líder espera e o que é bom para a empresa.

Descrever quais são os requisitos técnicos e comportamentais, além é claro, de inserir os valores da empresa no anúncio, para que ele possa captar os candidatos mais adequados.

Após planejar como será feita a atração e estruturar os métodos de seleção que serão utilizados, é interessante fazer um levantamento do tempo médio de duração do processo, para deixar as expectativas dos candidatos alinhadas.

2. Atração de candidatos

No intuito de atingir profissionais competentes e atualizados quanto às mudanças tecnológicas da geração, é imprescindível que a oportunidade seja atraente. Tenha em mente o perfil de sua vaga e qual público de candidatos está buscando para que seu recrutamento seja mais eficiente.

Prepare cuidadosamente o anúncio da vaga, pois ele deve ser objetivo, conciso e conter todas as informações necessárias, como os pré-requisitos, atividades exercidas, horário de trabalho, remuneração, dentre outros. 

Escolha em quais canais a vaga será anunciada, observando que cada meio de divulgação tem suas características de custo, tempo de resposta, perfil e quantidade de participantes.

Selecione os melhores perfis, lembrando que um software de recrutamento, como a Gupy, executa essa fase com maestria — todas as informações e testes dos candidatos são compilados e os melhores aparecem em um sistema de ranking. 

Dessa forma, o profissional de RH pode se focar nos perfis mais compatíveis com a organização e, quando começar as entrevistas, fazê-la somente com os mais adequados, analisando somente os perfis comportamentais e psicológicos.

3. Seleção dos profissionais ideais

Agora é a hora de selecionar os profissionais em meio a todas as candidaturas recebidas. O primeiro passo é realizar uma triagem, levando em consideração os pré-requisitos do cargo, além de separar as aplicações mais relevantes. 

Dependendo da vaga e do porte da corporação, a empresa receberá centenas de currículos e analisar um a um requer muito tempo e é pouco eficaz. Para melhorar esses processos, existem softwares como o Gupy Recrutamento e Seleção, que otimizam essa seleção, realizando a triagem de forma prática e centralizada. 

Todas as informações e testes dos candidatos são compilados e os melhores aparecem em um sistema de ranking. Um filtro importante do nível de compatibilidade entre profissionais de perfis mais alinhados e organização. 

Separados os candidatos, é hora de seguir com a seleção. É importante que ela contenha etapas de avaliação técnica e de avaliação psicológica. Dessa forma o processo será completo e terá maior probabilidade de resultar na contratação do melhor candidato para a vaga.

A participação do líder direto na avaliação dos requisitos técnicos é imprescindível, pois o domínio das funções executadas torna sua opinião muito relevante. Além disso, o envolvimento do gestor nas etapas de um processo seletivo faz com que ele se sinta responsabilizado pela contratação e invista no desenvolvimento do futuro contratado.

Existem vários métodos de dinâmicas, testes e entrevistas para afunilar a seleção, portanto, escolha os mais adequados para você e prepare um roteiro. Utilize perguntas estratégicas nas entrevistas e avalie as competências, habilidades e comportamentos. 

As metodologias escolhidas devem ser capazes de avaliar a compatibilidade dos candidatos tanto com a vaga quanto com a organização. Para isso é aconselhável que tudo seja estruturado com antecedência, principalmente as entrevistas, pois consistem no principal método avaliativo. 

Toda a seleção deve ser padronizada, ou seja, os candidatos devem passar pelas mesmas etapas e processos. Assim, há a garantia de imparcialidade, otimização do tempo e justiça entre os concorrentes.

Com a Gupy, você tem a possibilidade de desenhar o processo perfeito para suas vagas, criando testes técnicos, aplicando também nosso teste de perfil comportamental.   

Depois de todo o material obtido e todas as etapas realizadas, é hora de tomar a decisão e realizar a contratação, considerando o conjunto de resultados e escolhendo os mais adequados ao perfil. Agende agora mesmo uma demonstração!

4. Verificação do processo seletivo

Após a seleção, você vai analisar todo o processo e, para isso, vai trabalhar com sistemas de indicadores e métricas. Essas ferramentas vão ajudá-lo a aprimorar cada vez mais a técnica, considerando o direcionamento dado. 

Verificar se o processo de seleção está cumprindo as metas estabelecidas com efetividade dará a segurança necessária para delegar algumas etapas. Enquanto sua equipe conduz parte do processo, sobra mais tempo para se dedicar às estratégias do setor e otimizá-lo cada vez mais.

5. Ações de ajuste e aprimoramento do processo

Com toda a análise feita, é hora de agir, o que pode ser de forma preventiva ou corretiva. Todos os pontos que ficaram abaixo da média deverão ser ajustados, para que, na próxima vez, menos erros aconteçam.

Ao atuar no que não deu tão certo e aprimorar os acertos o gestor alcançará a excelência e terá mais liberdade para inovar nos demais processos, o que fortalece e motiva seu time de Recursos Humanos.

Por que é importante ter um processo seletivo eficiente?

Como o próprio nome diz, todo processo estabelece uma espécie de roteiro a ser seguido com início, meio e fim. Será mais fácil executar as fases sem esquecer detalhes importantes tendo um fluxo pré-definido.

A eficiência de um sistema de seleção está no resultado que ele fornece. Com todas as fases abordadas no item anterior postas em prática, é muito provável que você encontre o candidato ideal.  

Cada etapa deve ser bem planejada e estruturada, o que requer a escolha de métodos e ferramentas adequados. Os recursos corretos vão auxiliar no processo e garantir a contratação dos melhores profissionais para a empresa.

Muitas vezes, durante o processo de seleção, são identificados profissionais compatíveis com a empresa e muito competentes. No entanto, nem sempre são os mais indicados para o cargo em questão ou não são os primeiros colocados após as avaliações.

Nesses casos é recomendado que se retome o contato com o candidato com o surgimento da vaga ideal. É aí que o processo seletivo se torna ainda mais importante, para manter um banco de talentos e quem sabe, reduzir tempo e gastos ao pular algumas etapas.

Quais são os tipos de recrutamento?

Como existem 3 tipos de recrutamento, o interno, o externo e o misto, vamos resumir sobre cada um e informar suas vantagens. Acompanhe!

Recrutamento Interno

É o processo seletivo formado dentro da companhia, onde o perfil da vaga é aberto a todos os colaboradores e os que se acharem adequados, podem se candidatar.

Todas as etapas aplicadas para o recrutamento externo serão utilizadas, para que haja justiça e imparcialidade na escolha.

As vantagens desse processo são:

• agilidade na escolha;
• o profissional se encaixa na cultura organizacional;
• menor custo e tempo durante o processo;
• o colaborador já está entrosado com a equipe;
• aumenta a motivação e o engajamento do selecionado.

Recrutamento externo

Essa técnica busca profissionais do mercado, contratados ou não, para atenderem ao perfil solicitado pela empresa.

Suas vantagens são:

• um novo contratado sempre agrega valor com suas ideias e motivações;
• gera mais visibilidade para a empresa, pois mais pessoas se candidatam;
• cria mais opções para a escolha do perfil ideal.

Recrutamento misto

Como o próprio nome diz, esse tipo de recrutamento inclui candidatos internos e externos, com os mesmos critérios e direitos. O talento que já é funcionário passará por todas as etapas, sem privilégios ou diferenciações. 

Essa é uma forma de permitir e incentivar o desenvolvimento de carreira, ao passo que investe na motivação interna. Com isso, os princípios da imparcialidade são fundamentais para manter a idoneidade desse processo. 

As principais vantagens são: 

• oportunidade de crescimento;
• maior capacitação;
• estímulo ao aprimoramento profissional;
• busca mais econômica;
• processo mais ágil;
• fortalecimento do employer branding.

Quais são as vantagens dos processos de recrutamento?

A implementação de um recrutamento e seleção por etapas acarreta ganhos para a empresa em diversos sentidos. Veja alguns deles!

Aumento da credibilidade

Demorar no planejamento, mas executá-lo de forma ágil e eficiente, aumenta a credibilidade do RH na percepção da empresa e dos candidatos. A organização passa uma imagem séria e comprometida com o bem-estar dos profissionais que desejam fazer parte do quadro de colaboradores.

A tendência é que o processo seletivo chame a atenção dos melhores perfis do mercado, o que potencializa os resultados da empresa. Com o tempo, a tendência é o aumento da visibilidade como marca empregadora, crescimento organizacional e posicionamento diferenciado em relação à concorrência.

Redução de custos

Ter etapas bem-definidas reduz os custos de uma contratação ineficaz — demissão, novo processo de seleção, treinamento, tempo da equipe de RH e tantos outros. Os gastos com a aquisição de novos talentos estão intimamente ligados às projeções de ganhos nas atividades desempenhadas. 

O processo seletivo visa o preenchimento de uma vaga com foco na possível resolução de problemas e aumento da produtividade. Ao passo que a contratação deve atender às necessidades da área precisa devolver todo o investimento no processo seletivo e não o contrário.

Diminuição do turnover

Toda contratação tem como meta o vínculo longo e uma relação satisfatória tanto para a empresa quanto para o colaborador recém-chegado. O talento precisa encontrar o ambiente, as condições de trabalho e os benefícios contidos no anúncio da vaga. 

Se a empresa deseja ter em seu cast os melhores e mais competentes colaboradores precisa cumprir o que foi prometido no processo seletivo. O talento que não visualizar possibilidades reais de desenvolvimento de carreira ou não sentir que vale a pena permanecer na empresa, buscará oportunidades. 

A rotatividade de funcionários é ruim e pode comprometer a imagem da empresa, impactando seus resultados. Toda a credibilidade conquistada pode ir por água abaixo se não houver coerência entre a teoria e a prática.

Melhora o clima organizacional

A empresa que investe em seu processo seletivo, com transparência e profissionalismo, transmite maior confiabilidade. Esse é um ponto positivo para criar uma atmosfera agradável a todos os colaboradores que enxergam um movimento de oportunidades. 

Um clima organizacional favorável é fator de permanência, produtividade e projeção da empresa de dentro para fora. Os colaboradores se sentem mais valorizados e fazem questão de falar bem de onde trabalham, despertando o interesse dos talentos que estão no mercado. 

Para que todo processo seletivo dê certo, é fundamental a prática do feedback, independentemente do resultado. Em caso de negativo, o profissional precisa saber, já que se dedicou e focou no objetivo de ser aprovado.

O período que compreende o fim das etapas e a resposta definitiva gera expectativa e ansiedade, que devem ser sanadas com o retorno do Recursos Humanos. Essa etapa não pode ser desprezada para que processo seletivo seja completo e confiável.