Home office produtivo: 20 dicas e 7 ferramentas para te auxiliar

Você sabe como implementar um home office produtivo na sua empresa? Até algum tempo atrás, o trabalho remoto era uma raridade, uma opção para algumas empresas de marketing e trabalhadores freelancers.

Hoje, graças à transformação digital, o home office é bastante comum e tem se mostrado uma opção com muitos benefícios principalmente em momentos de crise, como o que vivemos hoje com a pandemia da Covid-19.

Grande parte dos profissionais ativos no setor produtivo é formada por pessoas das gerações Y e Z. Isso significa que são intimamente familiarizadas com as tecnologias que possibilitam o trabalho à distância. Além disso, a flexibilidade de tempo e espaço, possibilitada pelo home office, são dois fatores de qualidade de vida no trabalho altamente valorizados por esses profissionais.

Mas será que é sempre compensador manter um escritório em casa? vamos descobrir juntos tudo sobre o home office, incluindo as melhores ferramentas e dicas para alcançar alta produtividade.

Confira ainda mais dicas para uma gestão eficiente:

Como funciona o home office?

Quando falamos em home office, estamos nos referindo às situações em que uma pessoa realiza atividades de um trabalho CLT ou presta serviços a terceiros sem que seja necessário ir ao escritório.

Na maioria das vezes, as pessoas optam por trabalhar em um espaço na própria casa, mas há também opções como os coworkings - uma alternativa para variar de ambiente ou para quem precisa de espaços mais reservados e ferramentas não disponíveis em casa.

Em todo caso, os requisitos mínimos incluem uma boa conexão com a internet e um computador.

E para que o home office seja implementado com sucesso em uma empresa, ela deve contar com uma cultura organizacional favorável, sendo preciso:

• ter um sistema de gestão que envolva os colaboradores no escritório e os remotos;
• investir na criação e gestão de equipes;
• definir metas e papéis claros;
• dar um treinamento para que os trabalhadores remotos realizem seu trabalho sem grandes contratempos.

As novas tecnologias também são ferramentas indispensáveis: Telefones celulares, tablets, computadores, laptops, câmeras digitais e outros dispositivos de acesso à internet e comunicação precisam ser usados ​​para que a pessoa possa cumprir com seus compromissos.

Além disso, a empresa precisa contar com uma intranet bem definida, fornecer as ferramentas para o trabalho em casa e estabelecer canais de comunicação por videochamada para facilitar as reuniões remotas.

Assim, o trabalho será realizado com total normalidade, sem a necessidade de o profissional de ir ao escritório todos os dias, mas mantendo a comunicação entre as equipes.

Já entre os cuidados que uma organização deve ter ao implementar o home office, está a segurança de dados. Uma boa gestão de compliance é vital para a confiabilidade da empresa e o relacionamento com os stakeholders. Por isso, treinamento, segurança e auto responsabilidade deve ser uma prioridade para equipes remotas.

E quanto ao tempo? o home office pode ser estabelecido em regime parcial, com idas ao escritório em alguns dias da semana ou redução da carga horária diária.

Em momentos como o atual, em meio a uma pandemia, todo o trabalho pode ser realizado remotamente, contribuindo para a manutenção da saúde dos colaboradores.

Por que implementar o home office?

A falta de trabalho e as muitas oportunidades oferecidas pela rede levam cada vez mais profissionais a criarem sua própria atividade e administrá-la em casa.

Na realidade, a era do trabalho remoto veio para ficar e também representa uma das melhores soluções para as empresas, principalmente em momentos de crise como o atual.

Uma das vantagens mencionadas com mais frequência, quando se fala em ter um escritório em casa, é a que está relacionada com o controle da própria agenda. Não ter que cumprir horário é algo que muitos colaboradores anseiam. No entanto, é preciso garantir que eles sejam responsáveis e organizados o suficiente para trabalhar com essa flexibilidade.

Além do fato de que tempo e recursos não precisam ser desperdiçados no trajeto entre escritório e casa todos os dias, as vantagens do trabalho remoto para o colaborador incluem:

• mais autonomia;
• maior produtividade;
• mais vida familiar;
• oportunidades trabalho;
• menos estresse.

Portanto, desde que a organização conte com as soluções de RH apropriadas para a implementação do teletrabalho, essa é uma iniciativa capaz de gerar grandes benefícios, reduzir os custos e aumentar a produtividade das equipes.

Quais as melhores ferramentas de trabalho remoto?

Investir nos recursos certos, de acordo com o trabalho e características das equipes é fundamental. A seguir, elencamos algumas das ferramentas mais importantes para a produtividade e gerenciamento do trabalho remoto.

Trello

O Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos. Nela, cada quadro pode representar um projeto, onde é possível criar listas de tarefas a serem concluídas.

Nessas listas, você pode trabalhar com muitas opções, como atribuir tarefas aos membros, marcar, escrever comentários, fazer upload de arquivos etc.

Google Drive

O Google Drive é uma das ferramentas fundamentais para trabalhar remotamente.

Eis uma plataforma de armazenamento e compartilhamento em nuvem para manter todos os arquivos em um local centralizado e seguro.

Além disso, um documento pode ser editado por várias pessoas ao mesmo tempo. Também é possível armazenar e compartilhar arquivos com o Dropbox e o OneDrive.

Slack 

Slack é uma plataforma usada por milhares de empresas (inclusive a Gupy) que facilita a comunicação entre colegas de equipe.

Por meio dela, é possível compartilhar ideias, comentários ou notícias. Pode ser uma ferramenta para manter toda a equipe em um só lugar, algo como o escritório on-line.

Harvest

Esta ferramenta possibilita você configurar uma lista de tarefas e medí-las com um cronômetro, acompanhando o tempo de projetos específicos durante a semana. Ela ainda  permite que você crie e mova blocos de horas de um projeto para outro.

Google Hangouts Meet

Com ele, é possível realizar reuniões audiovisuais onde há um grande número de pessoas. A ferramenta oferece a opção de gravar reuniões, compartilhar tela, mensagens etc.

Gravador de Tela Online Grátis

Com o Gravador de Tela Online Grátis, onde você pode gravar sua tela com o toque de um botão e baixar o vídeo para mostrar a seus colegas de equipe. Além disso, esta ferramenta permite selecionar áreas de gravação, gravar o som, adicionar anotações e compartilhar o vídeo online.

OneTab 

Com certeza você já deve ter aberto várias abas no seu navegador, o que tornou seu notebook mais lento. O OneTab é uma extensão que permite você salvar em formato de lista todas as abas abertas, e depois reabrí-las sempre que precisar.

Como tornar o home office produtivo?

Como vimos, mesmo com muitas vantagens para colaboradores e empresa, o trabalho remoto tem desafios que precisam se superados para garantir a produtividade.

A seguir, algumas dicas para que a implementação do seu home office seja eficiente. Vamos lá?

1. Planeje a implementação

Quando a organização decide apostar no home office, é crucial que seja realizado um planejamento. É preciso pensar nos recursos tecnológicos que serão necessários, no treinamento dos colaboradores para o novo método de trabalho e nas ferramentas de acompanhamento de resultados entre outros fatores.

2. Defina metas

Para que a produtividade de seus colaboradores remotos seja satisfatória, é muito importante que você defina os objetivos e os prazos para alcançá-los.

Os indicadores de RH voltados para a produtividade são importantes para mensurar o sucesso do trabalho.

3. Adeque a cultura organizacional

Uma questão fundamental é a mudança de mentalidade. A liderança precisa confiar que os colaboradores remotos têm as habilidades necessárias para realizar suas tarefas sem monitoria constante. Eles precisarão de autonomia e motivação para a concretização dos projetos.

4. Dê feedback

O feedback é muito importante para melhorar os processos, o ambiente de trabalho e criar um sentimento de pertencimento entre colaboradores que trabalham remotamente.

Além disso, produz uma sensação de proximidade e dá mais significado ao trabalho realizado.

5. Invista em treinamento

Além de preparar os colaboradores para a nova rotina, é preciso treiná-los para o uso de plataformas tecnológicas para gestão do trabalho, gerenciamento de tempo, ferramentas de produtividade etc.

6. Aposte no team building

Use mídias diferentes para criar oportunidades de interação em grupo entre a equipe no escritório e a equipe remota.

Você pode, por exemplo, realizar reuniões virtuais entre colaboradores, criação de listas de reprodução de músicas colaborativas para trabalhar e atividades que ajudem a gerar um sentimento de pertencimento que vai além das distâncias.

7. Estabeleça rotinas

Para que a equipe mantenha o ritmo de produtividade e a motivação para o trabalho, é importante ter rotinas bem definidas.

Reuniões diárias e semanais, frequência de feedback e prestação de contas do trabalho devem ser uma prioridade.

8. Padronize a comunicação

Escolher um único canal de comunicação é essencial. Envio de mensagens em mais de um aplicativo pode gerar desvio de informações e resultar atrasos e queda na produtividade.

9. Invista no gerenciamento de tarefas

Um bom software de gerenciamento de tarefas é fundamental. Por meio dele é possível delegar tarefas com eficiência e compartilhando para toda a equipe. Assim todos têm ciência das atividades e podem cooperar uns com os outros.

Como não procrastinar?

A procrastinação é a substituição de atividades importantes por outras que geram satisfação (Por exemplo: existem pessoas que adiam o trabalho lendo ou procurando informações para a realização das tarefas, mas no decorrer da investigação começam a se distrair com informações adicionais e diferentes do assunto).

Se você tiver algum desses sintomas, não desanime! aqui vão algumas dicas para vencer a procrastinação.

10. Seja consciente

Para todas as pessoas que procuram uma solução contra a procrastinação, o primeiro passo é reconhecer que, de fato, estão sempre adiando tarefas. O próximo passo é tomar a decisão de mudar e evitar o acúmulo de tarefas.

11. Utilize a técnica pomodoro

Determine um curto período, sejam 30, 20 ou 15 minutos. Defina seu cronômetro e comece a trabalhar durante esse período.

Você perceberá que quando o alarme tocar, você estará motivado para continuar trabalhando. Descanse por 5 minutos e recomece. A cada 4 ciclos de trabalho, tenho um descanso maior, de 20 minutos.

12. Trabalhe com energia

Estresse e pouco descanso geram ainda mais procrastinação; portanto, é necessário dormir pelo menos 8 horas por dia, comer de forma saudável e realizar algumas atividades físicas. Também é válido fazer uma pequena pausa no escritório ao alternar de uma tarefa para outra.

13. Evite distrações

Dizer não às distrações é muito importante quando tarefas prioritárias estão sendo executadas. Bloquear notificações de mídias sociais ajuda a evitá-las. Também é importante cuidar de não ser interrompido por outras pessoas durante o trabalho.

14. Tenha um espaço só para o trabalho

É importante que todas as ferramentas e objetos de trabalho estejam sempre no mesmo lugar, para otimizar o tempo. Trabalhar em ambientes como quarto e sofá não é indicado, pois não oferece as condições adequadas para a concentração nas tarefas.

15. Não negligencie a ergonomia

Além de um ambiente de trabalho mais confortável e produtivo, boa ergonomia também é essencial para a sua saúde.

Em particular, você sempre deve verificar se a cadeira oferece um bom suporte lombar, altura ajustável e apoios de braços sólidos.

16. Comece logo

Uma das principais causas do adiamento de tarefas é o medo de enfrentá-las. Portanto, trabalhar nelas por pelo menos 10 minutos e logo que surjam cria familiaridade e aumenta o interesse.

Uma dica clássica é começar o dia com a tarefa mais tediosa, pois a manhã tende a ser mais produtiva que durante a tarde.

17. Crie uma parceria

Descreva a tarefa pendente para alguém em quem você confia. Isso fará com que você sinta-se, inconscientemente, comprometido com essa pessoa, e pode ficar com mais motivação para concluí-la.

18. Se recompense pelo trabalho realizado

A motivação pode ser um acelerador para as tarefas menos agradáveis.

Pode parecer simples, mas se recompensar com uma atividade prazerosa no final da tarefa é uma ideia que pode transformar completamente a dinâmica do trabalho.

19. Divida as tarefas em pequenas ações

Tarefas menores são sempre mais fáceis de serem executadas. Portanto, ante de iniciar uma tarefa grande, divida-a em etapas menores e crie um cronograma para a execução delas até a finalização do prazo.

20. Tenha horários reservados para o trabalho

Ao trabalhar em casa, você corre o risco de misturar os horários de trabalho com atividades pessoais e de lazer. Por isso, é importante estabelecer e respeitar o tempo reservado para a realização das tarefas.

Quais as consequências de não criar uma rotina?

Por mais que a flexibilidade de horários seja uma das grandes vantagens do home office, estabelecer uma rotina de trabalho é fundamental.

Uma padronização dos horários, mesmo que não seja exata quanto num escritório, garante que as tarefas sejam cumpridas no prazo, sem gerar ansiedade para o trabalhador e transtornos e atrasos no andamento dos projetos.

Isto porque a ausência da rotina é um dos fatores que leva ao adiamento de tarefas importantes, levando o trabalhador a realizar primeiro as atividades que geram prazer.  Resultado: prazos de entrega apertados e a realização das tarefas mais exaustivas.

Além disso, as atividades de trabalho podem exceder o tempo que normalmente teriam, causando prejuízo no tempo dedicado à família, lazer e descanso.

Essa situação faz com que o home office, no lugar dos benefícios apresentados, gerem o desgaste do profissional e de suas relações pessoais.

Por essas razões, é importante ter um ambiente de trabalho que favoreça a manutenção da rotina. É preciso ter um canto apenas para o trabalho e a garantia de que o tempo separado para a execução das tarefas correrá sem interrupções.

Conclusão

Implementar um home office produtivo é um desafio, mas representa uma grande tendência de RH no momento atual e é possível fazê-lo com eficiência.

Se você ficar atento a todos os fatores envolvidos no processo e aproveitar nossas dicas e ferramentas apresentadas, sua produtividade aumentará exponencialmente, trazendo muitos benefícios para todos os envolvidos no processo.

Esperamos que esse guia tenha ajudado você no processo de implementar um home office eficiente para você e para sua equipe. 

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