Custo de um funcionário: entenda como calcular

Calcular o custo de um funcionário é essencial para qualquer empresa que busca equilibrar despesas e tomar decisões estratégicas.

Afinal, esse cálculo envolve mais do que o salário base, pois inclui encargos, benefícios e custos operacionais que muitas vezes são negligenciados.

Por conta disso, preparamos este conteúdo para explicar detalhadamente como calcular o custo de um funcionário, abordando todos os fatores envolvidos e oferecendo dicas práticas para otimizar esses gastos. Confira!

O que é considerado no custo de um funcionário?

O custo de um funcionário engloba encargos trabalhistas, benefícios obrigatórios, adicionais e até despesas de infraestrutura. Assim, ele pode representar até três vezes o valor do salário da pessoa colaboradora.

Vamos detalhar cada um desses elementos:

Salário base

O salário base é o valor fixo acordado entre o empregador e a pessoa colaboradora, descrito no contrato de trabalho. Assim, ele é o ponto de partida para calcular encargos trabalhistas e benefícios.

Além disso, outros elementos podem se somar ao salário base, como horas extras, adicionais noturnos e comissões, dependendo da função e do setor em que o funcionário atua. Esses acréscimos também precisam ser levados em consideração ao calcular o custo final.

Encargos sociais e trabalhistas

Os encargos sociais representam uma parte significativa do custo total. No Brasil, eles incluem:

• INSS: a contribuição patronal pode chegar a 20% sobre o salário bruto.
• FGTS: 8% do salário bruto depositado em uma conta vinculada ao trabalhador.
• Férias: acrescidas de 1/3 do salário do funcionário.
• 13º salário: pago em até duas parcelas no final do ano, equivale a um salário completo adicional.
  
  

Benefícios obrigatórios

O vale-transporte é obrigatório, já os vales alimentação ou refeição são opcionais, sendo exigência legal apenas em algumas categorias profissionais. Sendo assim, esses benefícios, embora variem em valor, são custos que a empresa deve provisionar mensalmente. Por exemplo:

• Vale-transporte: calcula-se o valor do transporte por dia e multiplica-se por 22, ou seja, a média de dias úteis por mês. Nesse caso, desconta-se 6% desse valor do salário base da pessoa colaboradora.
• Vale alimentação/refeição: algumas convenções coletivas determinam um valor fixo que a empresa deve oferecer.

Benefícios adicionais

Benefícios como plano de saúde, seguro de vida e bônus são diferenciais competitivos para atrair e reter talentos. Embora sejam opcionais, muitas empresas oferecem:

• Plano de saúde: podem custar uma média de R$ 300 a R$ 800 por pessoa, dependendo da cobertura.
• Auxílio educação: oferecido por empresas que investem no desenvolvimento profissional dos funcionários.

Embora aumentem o custo, esses benefícios ajudam a reduzir o turnover e contribuem para um ambiente de trabalho mais satisfatório.

Infraestrutura

A infraestrutura necessária para o trabalho também impacta o custo total. Seja em um escritório ou no formato home office, despesas como:

• aluguel e contas de energia;
• móveis de escritório;
• computadores e outros equipamentos;
• serviços de manutenção;
• internet e licenças de software.

Como calcular o custo total de um funcionário?

O cálculo depende do regime tributário da empresa e das condições de trabalho, entenda:

Custo de um funcionário no Simples Nacional

No Simples Nacional, os encargos trabalhistas são simplificados, mas ainda é necessário somar os custos com INSS, FGTS, férias, 13º salário e benefícios obrigatórios, como vale-transporte.

Confira um exemplo:

• Salário base: R$ 2.500 mensais
• 8% FGTS: R$ 200 mensais
• Férias: R$ 2.500 + 1/3: R$ 833,33 anuais
• 13º salário: R$ 2.500 anuais
• 8% FGTS do valor anual: R$ 466,67
• Benefícios obrigatórios: R$ 400 mensais (vale-transporte e alimentação).
• Infraestrutura: R$ 200 mensais.

Custo total mensal: R$ 3.825. Lembrando que desse valor ainda precisa-se descontar o INSS mensal pago pelo trabalhador, bem como os 6% do vale transporte.

Custo de um funcionário no lucro presumido ou lucro real

Além dos encargos do regime do Simples Nacional, empresas de lucro presumido ou real precisam acrescentar outras taxas, tais como:

• Salário base: R$ 2.500 mensais
• 8% FGTS: R$ 200 mensais
• Férias: R$ 2.500 + 1/3: R$ 833,33 anuais
• 13º salário: R$ 2.500 anuais
• 8% FGTS do valor anual: R$ 466,67
• 4% provisão mensal multa rescisão FGTS: R$ 100
• 20% INSS: R$ 500 mensais
• Benefícios obrigatórios: R$ 400 mensais (vale-transporte e alimentação).
• Infraestrutura: R$ 200 mensais.
• 3% seguro de acidente de trabalho: R$ 75 mensais
• 2,5% salário educação: R$ 62,50 mensais
• 7,93% previdenciário: R$ 198,25 mensais
• 3,3% Sistema S: R$ 82,50 mensais

Custo total mensal: R$ 4.843,25.

Qual a importância de saber o custo de um funcionário?

Calcular o custo total de cada pessoa colaboradora é essencial para a gestão financeira e estratégica da empresa, pelos seguintes motivos:

Controle orçamentário

Prever os custos com funcionários permite à empresa evitar surpresas financeiras e planejar melhor os investimentos em contratações ou capacitações.

Tomada de decisão estratégica

Ter clareza sobre os custos ajuda a tomar decisões mais embasadas sobre contratações, promoções e cortes de pessoal.

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Identificação de oportunidades de economia

Uma análise detalhada dos custos pode revelar áreas onde a empresa pode economizar sem comprometer a qualidade do trabalho ou a motivação das pessoas colaboradoras.

Como reduzir o custo do funcionário?

Reduzir custos não significa comprometer a qualidade. Sendo assim, existem algumas estratégias que permitem otimizar os gastos mantendo um ambiente saudável para a equipe:

Otimização de benefícios

Avalie os benefícios oferecidos e ajuste-os às reais necessidades das pessoas colaboradoras. Negociar pacotes de planos de saúde ou criar benefícios flexíveis são alternativas para economizar.

Investimento em retenção de talentos

Reduzir o turnover é uma forma eficaz de diminuir custos. Afinal, substituir uma pessoa colaboradora gera diversas despesas com processos seletivos e treinamentos.

Sendo assim, estratégias como oferecer um plano de carreira claro e promover o engajamento podem ajudar a reter talentos.

Adoção de sistemas de gestão de pessoas

Automatizar processos como folha de pagamento e admissão pode reduzir custos administrativos. Existem diversas soluções que ajudam empresas a economizar tempo e recursos na gestão de pessoas colaboradoras.

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Por fim, calcular o custo de um funcionário é uma prática indispensável para manter o equilíbrio financeiro da empresa e tomar decisões estratégicas.

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