Carteira de trabalho digital: tudo o que você precisa saber

A carteira de trabalho é um documento onde são descritos todas as experiências profissionais, sendo de muita importância para o colaborador. No entanto, para facilitar o acesso tanto dos trabalhadores quanto das empresas, em 2019 iniciou-se a carteira de trabalho digital.

Assim, o acesso ao documento ficou mais simples, podendo ser consultado pelo computador ou via celular para acompanhar o contrato de trabalho, ver o calendário de pagamento do abono social, solicitar o seguro-desemprego, vídeo currículo, entre outros.

Essa forma otimizada de conseguir administrar a carteira de trabalho sem a necessidade de recorrer do documento físico possibilitou diversos benefícios e inúmeros acessos. Por isso, para entender melhor e ficar por dentro desse assunto, continue com a gente e veja em detalhes como funciona a carteira de trabalho digital, suas vantagens e como realizar.

O que é carteira de trabalho digital?

Essa é uma ferramenta utilizada para comprovar e documentar um vínculo empregatício. Dessa forma, na carteira de trabalho são registradas informações para fins previdenciários e trabalhistas, além da experiência profissional de um colaborador, como férias, data de admissão, salário, cargo, entre outras.

Tudo para garantir que o trabalhador receba seus direitos trabalhistas estabelecidos pela CLT (Consolidação das Leis do Trabalho). Assim, toda vez que há um vínculo empregatícia CLT, esse documento deve ser preenchido, até mesmo quando envolve serviços terceirizados e temporários.

No entanto, como forma de agilizar esse processo, o Ministério da Economia lançou no dia 23 de setembro de 2019 a Portaria nº 1.065, a emissão da carteira de trabalho digital em substituição ao modelo físico. O objetivo do documento eletrônico é permitir que o trabalhador tenha fácil acesso sempre que precisar realizar uma consulta, já que todos seus dados e histórico trabalhista estarão no aplicativo, como em versões para o celular Android, IOS e Web.

Como a carteira de trabalho digital funciona?

O modo de funcionamento da carteira de trabalho digital é definido de acordo com as normas e regras da portaria Nº 1.065, sendo que da mesma forma que funciona para os trabalhadores, também será para a empresa. Todo indivíduo que tem CPF (Cadastro de Pessoa Física), já tem uma carteira de trabalho eletrônica, sendo preciso realizar somente a habilitação.

Para isso, a pessoa precisa fazer somente um passo a passo para ter acesso ao documento. Assim, quando habilitada, é possível acompanhar os dados contidos na carteira digital, por meio do site do governo ou aplicativo para o celular.

Para as empresas os processos, como demissões, admissões e anotações, estão mais facilitadas, pois é possível realizar tudo por meio da internet. Além disso, diferentemente da carteira de trabalho física, na digital não há uma numeração específica, permitindo que a organização possa realizar todas as anotações utilizando somente o CPF do trabalhador.

O que muda com a carteira de trabalho digital?

A ideia da carteira de trabalho online é fazer do processo um complemento menos burocrático tanto para as empresas quanto para os funcionários. Em vista disso, veja a seguir as novas regras que mudam com a carteira de trabalho digital.

Relação ao CPF

Conforme a Secretaria de Previdência e Trabalho, uma das alterações está relacionada ao CPF, pois, como já mencionado, quem já é inscrito no Cadastro de Pessoa Física, automaticamente tem uma carteira de trabalho eletrônica.

Modificações no CAGED

O CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) é um programa que agrupa informações sobre todas as demissões e admissões realizadas pelas empresas que utilizam o regime da CLT. Por meio desse sistema é possível conseguir dados relacionados ao andamento da mão de obra e mercado de trabalho formal no território nacional.

Desse modo, sempre que uma organização demite ou admite uma pessoa, as informações devem ser repassadas para o portal do CAGED. No entanto, com a chegada da carteira de trabalho online, esse processo precisou se ajustar, devendo as séries numéricas vinculadas ao CPF passar de 8 números para 9.

Integração ao eSocial

Essa é uma plataforma que reúne vários sistemas do governo, inclusive o CAGED. Desse modo, o eSocial agrega e simplifica o registro de todos os serviços trabalhistas, fiscais e previdenciários em um mesmo sistema.

A burocracia tende ser ainda menor para as empresas que já se adaptaram a esse processo, pois não há necessidade de se preocupar com a carteira digital, nem impressa. Isso porque, ao inserir as informações do colaborador no cadastro inicial, como a sessão S-2200, por exemplo, os dados serão vinculados automaticamente ao CPF do funcionário, bem como na sua carteira de trabalho digital.

Atualização da carteira de trabalho

Qualquer alteração ou atualização associada ao vínculo empregatício, como cargo, férias ou salário, universidade corporativa, também deverão ser encaminhadas para a carteira de trabalho eletrônica por meio do sistema eSocial. Porém, essas informações não aparecem de imediato, sendo que após serem enviadas, existe um período de tempo para que os dados sejam processados e possam ser visualizados pelo trabalhador.

Assinatura digital

Assinar um documento online é outra dúvida muito comum. Mas, o processo é simples, já que quando a empresa lança no eSocial a nova admissão, já vale como a assinatura na carteira, não sendo preciso realizar esse procedimento no documento físico. Assim, por meio do aplicativo, é possível que o funcionário verifique o seu novo registro de trabalho.

Mudanças no processo de demissão

Tanto a admissão como a demissão podem ser encaminhadas pelo sistema do eSocial. Dessa forma, não é preciso que o funcionário leve a carteira de trabalho em papel para assinar ou dar baixa no contrato, pois quando a empresa enviar o evento, brevemente aparecerá no sistema da carteira de trabalho online.

Quais os benefícios da carteira de trabalho digital?

Esse novo sistema trouxe muitos benefícios tanto para os funcionários quanto para as empresas. Para as organizações a carteira de trabalho digital facilitou a execução de registro de dados, como aprender empatia, visto que as informações podem ser lançadas no eSocial, agilizando a rotina das tarefas.

Além disso, essa tecnologia permite que todo sistema seja integrado a vários órgãos do Governo Federal, como Pis, CAGED e eSocial, o que minimiza o risco de fraudes ou erros associados a permissões irregulares de benefícios trabalhistas, como também ajuda a verificar as informações falsas.

Já para o trabalhador, a carteira de trabalho digital permite acessar os seus dados sempre que for necessário, de maneira rápida e fácil. Para aqueles que requisitarão o documento pela primeira vez, essa praticidade também é garantida, pois independentemente do caso, a carteira de trabalho eletrônica tem sua emissão bastante ágil.

Isso porque todo o processo pode ser realizado diretamente pelo aplicativo, o que possibilita uma maior otimização e menos gasto de tempo indo a agências de atendimento. Além disso, também há mais segurança quanto aos seus dados trabalhistas, já que constantemente serão atualizados de forma rápida pelo sistema, como ainda poderá evitar problemas de deterioração, perda ou falta de espaço para anotações, como no documento impresso.

No entanto, os benefícios não param por aí, já que as vantagens esperadas com a chegada da carteira de trabalho digital também podem oferecer:

• possibilidade do colaborador verificar seus vínculos trabalhistas;
• mais chances de aproveitamento das vagas disponíveis;
• maior acesso aos dados trabalhistas reunidos em um único ambiente;
• redução no tempo médio de atendimento;
• eficácia na integração das bases de informações do Ministério da Economia;
• possibilidade de utilizar uma ferramenta como o Gupy Admissão para otimizar em até 50% o tempo de novas contratações e fazer um processo completamente digital e remoto.

Por que a carteira de trabalho virou digital?

Desde o ano 2017 já existia o aplicativo para a carteira de trabalho digital, mas foi somente em 2019 com a sanção da Liberdade Econômica que o processo entrou em vigor como uma alternativa ao documento físico. Desse modo, o objetivo dessa nova tecnologia é reduzir alguns processos que são burocráticos e oferecer mais liberdade para o país empreender.

Além disso, antes da carteira de trabalho eletrônica, havia alguns problemas comumente enfrentados pelos colaboradores com a CTPS impressa, pois, na maioria das vezes, quando não tinha mais espaço para registro, houvesse deterioração do documento ou perda era preciso solicitar uma segunda vida.

A situação ainda se complicava quando os dados não estavam integrados, como no documento online atualmente, fazendo com que diversos trabalhadores tivessem que ir às empresas para readquirir seus registros.

Já para as organizações, a dificuldade mais comum era com a carteira de trabalho do colaborador que entrava e saia, visto que era necessário recolher o documento para realizar possíveis anotações.

Assim, digitalizar alguns processos faz parte dos trabalhos do governo, incluindo a proposta da carteira de trabalho digital, que gerou uma grande facilidade para as empresas e trabalhadores, quanto o acesso aos dados trabalhistas. Por isso, depois da implementação da lei da Liberdade Econômica, a carteira de trabalho física foi substituída pela CTPS digital.

A CTPS de papel deixa de valer?

Embora a carteira digital passe a substituir a impressa, a CTPS em papel não deixa de valer. No entanto, todos os procedimentos associados aos vínculos trabalhistas serão realizados de maneira eletrônica. Sendo assim, a versão impressa da CTPS apenas deverá ser utilizada no caso em que um trabalhador é contratado por organismos internacionais ou órgãos públicos. Caso contrário, deve apresentar a versão da carteira de trabalho digital.

Esse é um complemento menos burocrático, porém, vale ressaltar que não quer dizer que a carteira tradicional em papel vai deixar de existir ou será preciso desfazer da sua.

Pois, é recomendado também manter a carteira de trabalho impressa, já que ao comprovar a experiência profissional anterior, possa ser mais eficiência do que o sistema digital. Além disso, a carteira de papel também é indispensável para as organizações que ainda não optaram pelo eSocial.

Como assinar a carteira de trabalho digital?

No caso da carteira de trabalho em papel, os colaboradores precisavam ir até os postos de apoio ao trabalhador para solicitar o documento, para que a empresa assinasse colocando um adesivo com as informações contratuais ou um carimbo, além de o visto de estar de acordo com as informações.

Atualmente, na versão eletrônica não é mais preciso se deslocar, apenas fazer o cadastro online, já que o processo é mais simples, bastando apenas que o profissional contratado apresente o número do CPF. Com isso, a assinatura da carteira de trabalho digital tem gerado dúvidas entre as empresas, trabalhadores e profissionais do RH.

Para a empresa, ao contratar um novo trabalhador, deve pedir ao RH que lance seus dados no programa do eSocial antes de iniciar as tarefas profissionais, a fim de que possa fazer a assinatura da carteira de maneira eletrônica, mas devendo atentar para fazer o registro dentro do prazo.

Assim, utilizando a plataforma, o empregador deverá enviar o evento S-2200 relacionado ao sistema de Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador.

No entanto, caso o RH ainda não tenha todas as informações que são necessárias do funcionário, poderá optar pelo processo mais simples, encaminhando de imediato ao eSocial o evento S-2190 correspondente à Admissão Preliminar.

Mas, vale lembrar que, com base nos conteúdos compartilhados pelo governo, o que vai corresponder com a assinatura da carteira de trabalho é o preenchimento mais completo apresentado pelo evento S-2200. Por isso, os demais dados do colaborador precisam tão logo estar à disposição para enviá-lo ao sistema.

Como saber se a carteira já foi assinada?

Muito esperado pelo novo trabalhador contratado é o momento da assinatura da carteira, e esse processo acontece de maneira muito rápida e prática eletronicamente. Isso porque, depois de lançar as informações no eSocial, após 48 horas o colaborador já pode visualizar as suas informações na carteira de trabalho digital, que significa a sua assinatura.

O que vem antes da assinatura da carteira digital?

Para facilitar o processo tanto para a empresa quanto para o novo colaborador, antes da assinatura da carteira digital, é importante proporcionar uma admissão com tudo integrado.

Desse modo, vale a pena optar por um sistema online aonde todos os dados vindos de uma plataforma de recrutamento e seleção são encaminhados para a etapa de admissão, ficando de maneira digital concentrado em um só lugar e de forma automática. Assim, não sofre mais o risco de ter interrupções ou perder algum dado importante.

Com isso, haverá um grande avanço e otimização do tempo, pois a carteira de trabalho digital veio com o objetivo de desburocratizar diversos sistemas, além de facilitar a rotina dos trabalhadores e empresas, trazendo mais sustentabilidade, praticidade e acessibilidade.