Assinatura digital: o que é, como funciona e benefícios na admissão

Quando se trata dos processos de admissão de novas pessoas colaboradoras, um dos avanços mais pertinentes para o Departamento Pessoal foi, sem dúvidas, a assinatura digital.

Nos últimos anos, softwares e ferramentas foram desenvolvidos para auxiliar o RH e o DP a serem mais estratégicos, desburocratizando e modernizando processos.

Embora seja muito utilizado em vários ramos de atuação no dia a dia, a assinatura online ainda traz algumas dúvidas, principalmente sobre a sua legalidade e segurança.

Neste artigo, vamos tirar as principais dúvidas sobre a assinatura digital encontradas na internet, como o que ela é, como ela funciona e, principalmente, como ela pode facilitar os processos relacionados à admissão de pessoas colaboradoras. Continue a leitura!

O que é assinatura digital?

A assinatura digital nada mais é do que uma assinatura eletrônica e não física, realizada através de um dispositivo eletrônico, como um smartphone, computador ou tablet, por exemplo.

Com esse tipo de visto, é possível realizar firmar compromisso com os mais diversos tipos de contratos e documentações de forma online, com praticidade e segurança.

Desse modo, empresas que utilizam esse tipo de assinatura garantem integridade e autenticidade a todo tipo de documentação, desde que a ferramenta que disponibilize esse tipo de assinatura atenda a critérios estabelecidos por lei.

Para isso, é necessário utilizar uma solução que ofereça esse tipo de serviço de forma confiável e de acordo com a legislação.

Empresas e ferramentas que realizam essa atividade precisam ser certificados e atender aos padrões da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), além de cumprir com todos os requisitos necessários para que a documentação seja reconhecida judicialmente.

Legislação sobre assinatura digital

A principal dúvida que profissionais do Departamento Pessoal possuem sobre a assinatura digital está atrelada à sua confiabilidade e, também, sobre a sua legalidade.

Para adaptar a realidade legislativa e jurídica sobre as assinaturas digitais, a Lei nº 14.063, de 2020, determina o que é entendido como assinatura eletrônica e digital, como também dá provisões para a instituição de um órgão público fiscalizador, que é o ICP-Brasil.

A legislação vigente classifica as assinaturas eletrônicas em três categorias:

"Art. 4º:

I - assinatura eletrônica simples:

a) a que permite identificar o seu signatário;

b) a que anexa ou associa dados a outros dados em formato eletrônico do signatário;

II - assinatura eletrônica avançada: a que utiliza certificados não emitidos pela ICP-Brasil ou outro meio de comprovação da autoria e da integridade de documentos em forma eletrônica, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento, com as seguintes características:

a) está associada ao signatário de maneira unívoca;

b) utiliza dados para a criação de assinatura eletrônica cujo signatário pode, com elevado nível de confiança, operar sob o seu controle exclusivo;

c) está relacionada aos dados a ela associados de tal modo que qualquer modificação posterior é detectável;

III - assinatura eletrônica qualificada: a que utiliza certificado digital, nos termos do § 1º do art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001."

Dessa forma, é possível perceber que a legislação compreende como assinatura eletrônica qualquer tipo de assinatura que seja feita por meio digital e que conecte a pessoa que a fez com seus dados.

Entretanto, é comumente chamada de assinatura eletrônica toda aquela que possui um certificado digital, sendo esse emitido ou não pelos órgãos relacionados ao ICP-Brasil.

A assinatura digital, portanto, possui uma camada de segurança a mais, uma vez que dispõe de um certificado digital, o que facilita a comprovação de que aquela assinatura está diretamente associada à pessoa que a fez.

Benefícios da assinatura digital para uma empresa

A assinatura digital, dentro do contexto organizacional, vem acompanhada de benefícios que impactam positivamente todos os setores envolvidos com documentações que precisam de assinaturas, como a admissão digital de pessoas colaboradoras, por exemplo.

Aqui, estamos falando não apenas do Departamento Pessoal, mas também de áreas como o Jurídico e o Financeiro.

Uma vez que todos esses benefícios giram em torno da praticidade e agilidade de processos, redução de esforço e economia para a empresa em vários níveis, é fundamental que esses setores estejam alinhados.

Confira abaixo os principais benefícios que esse tipo de assinatura traz para diferentes setores impactados:

Departamento Pessoal

Da mesma forma que envia, o DP também consegue receber e analisar os contratos enviados por seus clientes, parceiros e novas pessoas colaboradoras que também possuem a assinatura digital, devido ao poder e simplicidade que essa tecnologia carrega.

Ainda, a pessoa pode desenvolver uma assinatura própria pensada especialmente para aquela empresa, o que promove agilidade e melhoria nos processos.

Setor Jurídico

O Jurídico precisa lidar diariamente com a burocracia de dezenas de documentos, análises, reuniões internas e externas, modificações na papelada, entre outros processos relacionados.

Tudo isso demanda que o setor saiba utilizar bem seu tempo de trabalho para que os esforços sejam muito bem aproveitados.

Dessa forma, eliminar o processo de imprimir um documento, levar para assinar, endereçar ao destino correto e assim por diante, é um grande ganho para a equipe e para a empresa.

Ter a segurança de uma assinatura eletrônica, de dispõe de certificado digital homologado pelo ICP-Brasil, dá muita segurança jurídica ao setor e seus processos de validação.

Setor Financeiro

Toda empresa possui montantes de documentos que precisam ser assinados e impressos, acumulando papéis em arquivos.

Com a implementação da assinatura eletrônica, o uso de papel impresso passa a praticamente não ser mais necessário, a não ser em casos realmente muito específicos. Em que isso impacta?

É comum que as companhias destinem uma parte do orçamento a materiais de escritório, sendo o papel um dos principais gastos. Com a assinatura digital, tais gastos se tornam muito menores, pois a  quantidade de papel impresso diminui.

Isso faz com que a empresa economize tanto com o material de escritório quanto com o espaço de armazenamento, já que tudo é guardado na nuvem.

Benefícios da assinatura digital na admissão de colaboradores

O processo de admissão de novas pessoas colaboradoras pode se beneficiar bastante da assinatura digital por diversos motivos. Conheça os principais deles:

Contratação remota e home office

Esse tipo de assinatura permite que a empresa realize contratações em qualquer lugar do mundo, sem precisar lidar com a burocracia e a perda de tempo de enviar documentos para as pessoas assinarem e retornarem.

Com os avanços dos trabalhos remoto e híbrido, esse tipo de vantagem é essencial para que a empresa mantenha uma base de confiança no processo de admissão e possa oferecer os benefícios do trabalho remoto para as pessoas colaboradoras.

Redução de custos e segurança de dados

Como a documentação passa a ser digitalizada, a assinatura digital permite que a empresa arquive tudo online, utilizando a tecnologia de cloud computing para armazenar arquivos com praticidade, economia e segurança.

Otimização de processos e praticidade

A digitalização do RH é uma chave conhecida para que o setor otimize processos e ganhe mais praticidade no dia a dia.

Ao utilizar a assinatura eletrônica, o setor garante processos mais ligeiros e funcionais.

Autenticidade e validade jurídica

Por fim, mas não menos importante, a assinatura digital garante autenticidade para os documentos digitais da empresa.

Além disso, garante a validade jurídica necessária para que esses documentos sejam seguros e válidos para empresa e colaboradores perante a lei.

Como fazer uma assinatura digital no Gupy Admissão?

Na nossa solução Gupy Admissão, criada para automatizar e agilizar os processos relacionados à admissão de pessoas colaboradoras, dispomos de assinatura digital para facilitar as admissões realizadas pelos nosso clientes.

Com o Gupy Admissão, a assinatura de documentos é feita através da nossa parceira Docusign, líder de mercado no seu segmento.

A Docusign oferece uma experiência simples e intuitiva, com adequação total à LGPD, além da extração e download dos dados e documentos necessários pelo DP e demais áreas afetadas.

Antes de começar a assinar documentos com certificado digital, existem alguns detalhes aos quais você deverá se atentar.

Por isso, confira um breve passo a passo e saiba como implementar essa praticidade em sua rotina. 

1. Escolha o modelo e o tipo de assinatura digital;
2. Baixe a plataforma de assinatura da Docusign;
3. Faça login, upload do documento e vinculação do signatário;
4. Obtenha a assinatura do signatário;
5. Aguarde a comprovação da autenticação.

E pronto! Depois dessas etapas, o documento está devidamente assinado com certificação digital e sem o desperdício de impressões em papel.

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