Os avanços da internet se refletiram na sociedade como um todo. Estamos sempre conectados em nossas vidas pessoais e nos processos relacionados ao trabalho. Hoje, até uma nova contratação pode ser feita via internet. E estamos falando da parte burocrática mesmo: a admissão online é uma realidade.
Pense como contratado e como contratante o quão maravilhoso seria poder enviar e receber documentos pelo smartphone, sem precisar se deslocar até a empresa e tirar cópias e mais cópias de dezenas de papéis.
Graças a tecnologia, essa situação não precisa ficar na imaginação. Hoje, você vai entender:
Boa leitura!
Não é de hoje que empresas e profissionais utilizam, desejam ou apostam no crescimento da admissão online no Brasil.
Faz algum tempo que a pesquisa “Contratações Brasileiras: analógicas ou digitais?”, divulgada pelo Ibope Conecta, trouxe dados importantes sobre a modernização dos processos admissionais:
- 36% das empresas alegam que já perderam candidatos importantes em seus processos seletivos devido à demora para fechar a vaga;
- 42% destas empresas julgam que o envio de documentos é a parte onde o problema costuma acontecer;
- 91% dos entrevistados acredita que esse problema será brevemente resolvido, pois, o mercado corporativo está caminhando a passos largos para que os processos de contratação sejam integralmente digitais.
O raciocínio não está errado. Nesta matéria mais recente da revista Exame, 97% das empresas afirmam que estão priorizando a tecnologia.
O processo de admissão online é muito simples. Após finalizar o processo seletivo, o recrutador deve enviar um link para que o candidato escolhido possa preencher seus dados e anexar os documentos necessários para firmar o contrato.
Tudo pode ser feito pelo computador e até mesmo pelo smartphone. A grande vantagem é que o profissional não precisa se deslocar até a empresa, nem é necessário fazer dezenas de cópias de toda a documentação.
Para que os documentos digitais sejam legalmente válidos, eles devem passar por uma certificação digital, conforme a Medida Provisória no 2.200-1, de 27 de julho de 2001, que instituir a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira — ICP-Brasil.
O objetivo da MP é garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos eletrônicos.
Isso significa que mesmo os dados do novo colaborador que foram impressos e depois digitalizados devem obter a validação via certificação. Do contrário, pode não ser aceito como prova em processos judiciais.
Já aqueles que foram originados por meio de plataformas digitais regulamentadas pelo ICP-Brasil tem sua validade jurídica assegurada — desde que não sejam alterados. Mas fique atento: para isso, é necessário que essa plataforma tenha a sua própria assinatura eletrônica oficial.
Basicamente, os documentos são os mesmos que um processo de admissão comum. Veja a lista:
Além disso, é preciso ter atenção para algumas situações específicas:
Em geral, desburocratizar e simplificar processos por meio da tecnologia traz benefícios como economia de tempo e dinheiro e maior índice de acertos quando essas atividades envolvem a tomada de decisões.
O Gupy Admissão, por exemplo, é uma ótima ferramenta para quem quer otimizar a contratação de novas pessoas colaboradoras. Com ele, é possível diminuir até 50% no tempo de admissão.
Agora, chegou a hora de entender como essas vantagens funcionam quando estão relacionadas a admissão digital. Confira.
Um processo de admissão tradicional gera pilhas e mais pilhas de papéis, que devem ser impressos ou copiados, assinados e armazenados.
Tudo envolve custos: a impressão, o papel utilizado, os armários e o tempo do gestor.
Ao realizar todo esse caminho via web, a empresa não precisa receber o futuro colaborador no RH para que ele aguarde a impressão e as cópias de cada documento, nem se dedicar a ordenar a papelada e depois procurar as pastas com a inicial do nome desse indivíduo para que tudo seja armazenado.
O profissional também não precisa arcar com esses custos e se deslocar até o novo local de trabalho para isso.
Como tudo é feito online, as cópias podem ser feitas a partir do smartphone dos envolvidos no processo e ficam automaticamente guardadas na nuvem. Além de economizar tempo e dinheiro, também permanecem em segurança.
A consequência de qualquer processo feito com agilidade se reflete na produtividade. Como os sistemas dão conta de organizar a parte burocrática, não há necessidade de envolver vários colaboradores na organização e conferência desses documentos.
Com isso, os gestores podem dedicar o seu tempo de trabalho com o desenvolvimento de atividades estratégicas para aumentar a satisfação dos colaboradores e tornar as equipes ainda mais produtivas.
Perceba que ao adotar a admissão online a empresa monta um ciclo de benefícios. A desburocratização leva a satisfação, que se reflete em produtividade e claro, no engajamento.
Afinal, desde os primeiros contatos com o novo empregador, o profissional se sente respeitado e valorizado. Como não é preciso sair de casa para entregar os documentos, ele pode seguir com a sua rotina pessoal normalmente antes de iniciar o seu contrato de trabalho.
Tenha em mente que o RH é o responsável pelo bem mais valioso da empresa, o seu capital humano. Atuar estrategicamente é garantir sempre os melhores resultados que esse recurso pode promover.
Comece a fazer a diferença já na contratação adotando a admissão online e potencialize os benefícios que um novo contratado traz para o negócio.