Redução no tempo processual e integração direto com a folha de pagamento: conheça o case de sucesso da Espaçolaser

Sobre a Espaçolaser

Fundada em 2004, a Espaçolaser é a maior empresa de depilação a laser do Brasil, com mais de 700 unidades presentes em todos os estados, e também operações na América Latina: Definit na Argentina, Espaçolaser também na Colômbia e Paraguai e Cela no Chile. Além das marcas do grupo Espaçolaser, a empresa comanda também a Estudioface, rede de clínicas focada em rejuvenescimento e estética facial, com tratamentos que previnem o envelhecimento cutâneo.

A Espaçolaser já contabiliza mais de 36 milhões de procedimentos de depilação a laser realizados por um time de fisioterapeutas altamente qualificados e treinados na Universidade do Laser, onde recebem mais de 100 horas de capacitação sobre o melhor da tecnologia a favor da beleza e bem-estar. Possuem o selo GPTW (2020, 2021 e 2022) e desenvolvem projetos de acolhimento, inclusão e diversidade em suas unidades.

Quais os principais desafios destacados ao longo do processo de admissão?

A Espaçolaser atua com um alto volume de admissões, o que requer não apenas a padronização dos documentos, mas também a customização de cada um deles para construir o processo com mais fluidez. Anteriormente tudo era feito de forma manual através de fluxo de emails, o que gerava um gasto de tempo muito grande para o time de RH. Já a integração com a folha de pagamento era feita via link construído pela própria Espaçolaser, mas este quase sempre apresentava mau funcionamento e bugs na hora de administrar.

Diversas vezes, a pessoa candidata fazia o upload de alguma documentação e essa não chegava para o time de RH e vice-versa, gerando muitos atritos na jornada entre a empresa e os candidatos. Por isso, a Espaçolaser começou a buscar uma forma de solucionar essas questões e ainda otimizar o tempo investido nos processos admissionais. Além do ganho de tempo, integração com a folha e comunicação fluida, outras necessidades estavam em também ter um processo centralizado que pudesse fornecer uma visão unificada de todos os momentos do pré-colaborador desde o início.

A solução: Gupy Admissão integrado à folha de pagamento

A equipe já utilizava o módulo de Recrutamento e Seleção da Gupy, mas tinha o desejo de encontrar uma solução ágil e simplificada para aprimorar também suas admissões. Dessa forma, a contratação da Gupy para atuar em mais essa frente foi o que faltava para alavancar os processos da Espaçolaser. Desde o início, a adaptação ocorreu de maneira fluida e a equipe abraçou a ferramenta com entusiasmo, onde ressalta o quanto ganharam eficiência tendo a integração do produto Admissão com o sistema de folha.

Antes, o RH da Espaçolaser precisava gastar muito tempo para concluir todo o processo no prazo, o que gerava uma experiência difícil tanto para pré-colaboradores quanto para o time interno. Após a Gupy, o time vem relatando uma ótima experiência ao longo da jornada como um todo e destacam a rapidez, a otimização de tempo e integração feita em menos de 30 dias de forma autônoma como pontos-chave para a promoção de uma experiência cada vez melhor para todos os envolvidos.

Os ganhos: um processo admissional mais fluido e mais rápido

O RH da Espaçolaser aponta que a fluidez entre todas as etapas dos processos desde o Recrutamento e Seleção, passando pelo Admissão e com a integração direto na folha de pagamento transformou radicalmente a rotina de trabalho para melhor. Atualmente, a agilidade da operação é muito maior e isso vem aprimorando a eficiência do time interno, que consegue ter mais tempo para outras ações estratégicas do negócio.

Além disso, relatam uma experiência cada vez mais positiva também para as pessoas candidatas da Espaçolaser, onde processo todas as etapas são acessíveis para os mais diversos públicos que desejam fazer da empresa - o que vem refletindo em uma visão de fortalecimento da marca empregadora.

Indicadores de sucesso

Em 2022, a Espaçolaser atingiu marcos extraordinários no uso do módulo de Admissão da Gupy. Neste tópico, entre os indicadores de sucesso com maior destaque estão:

• Integração do módulo com a folha de pagamento concluída em menos de 30 dias;

• Mais de 3.000 admissões iniciadas após a implantação;

• Cerca de 64.134 documentos enviados ao longo desse período;

• Uma média de validação automática de apenas 47 minutos por processo;

• Tempo médio de somente 10 dias em média para concluir as admissões;

• E, considerando todo o fluxo desde o recrutamento até a assinatura de contrato, um SLA de contratação de aproximadamente 19 dias para vagas operacionais e 35 dias para vagas administrativas.