8 sinais de que é hora de reduzir custos no recrutamento

Economizar nunca é má ideia quando o assunto é fazer a gestão de um negócio. Isso é ainda mais relevante quando estamos falando dos processos seletivos, pois é uma das etapas mais estratégicas na jornada de uma empresa. 

Mas para determinar se é possível reduzir custos no seu recrutamento e seleção é preciso entender se a estratégia de processos seletivos na sua organização tem feito a diferença.

Se essa não for a sua realidade, seu negócio corre o risco de ter uma equipe de RH pouco eficaz e com estratégias que podem custar mais caro do que o necessário.

No entanto, não existe caminho mágico para evitar esse cenário: é preciso acompanhar de perto métricas, dados e indicadores que ajudem a visualizar o momento atual do seu Recrutamento e Seleção e quais são os possíveis caminhos a médio e longo prazo. 

Quer saber quais são esses indicadores de RH e como utilizá-los? Então este artigo é para você! Boa leitura.

Principais indicadores de RH para reduzir custos no Recrutamento & Seleção

Os indicadores de RH, também chamados de KPIs (Key Performance Indicator ou Indicadores-chave de Performance em tradução livre), desempenham um papel fundamental na hora de mapear custos e pontos de melhoria na sua empresa. Conheça abaixo os principais e entenda para o que cada um serve:

1. Turnover

Na tradução para o português, turnover significa algo como Índice de Rotatividade, e é responsável por medir a quantidade de pessoas colaboradoras entram e saem da empresa em um determinado período de tempo, que normalmente é de um ano.

A rotatividade acaba fazendo parte da rotina empresarial, e essa taxa pode ser saudável até certo ponto. Contudo, altas taxas de turnover significam problemas na organização.

As causas dessa movimentação podem ser várias, e listamos as principais logo abaixo para você:

• Má administração;
• Remuneração abaixo da média;
• Falta de infraestrutura;
• Baixa motivação profissional.

As consequências de uma alta rotatividade podem impactar diretamente no nível e qualidade de produtividade do time, além de gerar insegurança nas pessoas colaboradoras. E, principalmente, um turnover muito alto pode custar caro para a empresa, afinal é mais econômico investir na retenção de talentos do que contratar novos profissionais.

O cálculo desse KPI é feito a partir dos dados de movimentação, ou seja, as entradas e saídas de pessoas colaboradoras. Existem três tipos de turnover na prática:

Turnover recente

Esse tipo de rotatividade considera pessoas colaboradoras recém-contratadas. Ou seja, esse indicador está diretamente relacionado com a qualidade do processo de recrutamento e seleção. Para calculá-lo, utilize a seguinte fórmula:

• Turnover recente = (rescisões de profissionais com até 6 meses de tempo de serviço ÷ quantidade de funcionários) x 100.

Exemplo: (2 saídas de pessoas colaboradoras com até 6 meses de casa/ 100 funcionários) x 100 e a taxa de turnover recente será de 2%.

Turnover de pessoas colaboradoras desligadas

Esse é o tipo mais comum de rotatividade, que considera o conjunto de pessoas colaboradoras que saíram da empresa e precisaram ser substituídas. Confira a sua fórmula:

• Turnover de desligamentos = (rescisões de profissionais ÷ quantidade de funcionários) x 100

Exemplo: (10 saídas ÷ 1000 funcionários) x 100 = 1% de taxa de turnover de desligamentos.

Turnover geral

O último tipo de rotatividade engloba as saídas e entradas das pessoas colaboradoras na organização. Esse indicador tem como objetivo calcular todas as movimentações no quadro de funcionários. Para calculá-lo é preciso obter a média entre admissões e demissões, dividindo pelo total de profissionais na empresa. A fórmula fica assim:

• Turnover geral = {[(admissões + demissões) ÷ 2] ÷ pelo total de funcionários} x 100

Exemplo: {[(1 admissão + 2 demissões) ÷ 2] ÷ 100 funcionários} x 100 = 1,5% de taxa de turnover.

2. Custo de turnover

O indicador de custo de turnover é a mensuração do impacto financeiro que os níveis de rotatividade têm na empresa.

Esse é um momento que a equipe RH olha para duas métricas que se complementam, pois ao calcular a taxa de turnover, é possível entender o cenário geral da rotatividade de pessoas colaboradoras e, a partir deste segundo indicador, compreende-se quanto isso custa de fato para a organização.

Para calcular esta taxa, some as despesas dos seguintes itens:

• Recrutamento e seleção;
• Redução da produtividade com a vaga em aberto;
• Onboarding de novas pessoas colaboradoras;
• Redução da produtividade até a pessoa colaboradora recém-contratada atingir os patamares do antigo profissional.

O ideal é que esse mapeamento seja realizado uma vez ao ano.

Leia também: Saiba como calcular o custo do turnover de forma simples

3. Absenteísmo

Por meio do indicador de absenteísmo é possível mensurar as ausências das pessoas colaboradoras a partir de suas faltas, justificadas ou não, licenças médicas e atrasos.

Os valores dessa métrica podem ser extraídos semanalmente, a cada quinze dias ou mensalmente. Esse intervalo de tempo pode variar de acordo com as necessidades da empresa.

Esse é um indicador importante de RH, pois permite prever quantas ausências vão acontecer em um determinado período de tempo e, principalmente, entender quais serão os custos dessas faltas e quanto elas podem impactar na produtividade do setor.

Outro dado que pode ser extraído desse indicador é o impacto que essas faltas podem gerar nos custos de mão de obra, por meio da média de horas trabalhadas.

É importante considerar que alguns dos indicadores de RH estão diretamente relacionados. Uma alta taxa de absenteísmo, por exemplo, pode ser um sintoma de falta de motivação das pessoas colaboradoras para trabalhar — o que no futuro pode significar aumento na taxa de turnover.

Para calcular a taxa de absenteísmo, você pode utilizar a seguinte fórmula:

• Taxa de absenteísmo = (total de colaboradores x total de faltas e atrasos) ÷ (total de colaboradores x total de dias trabalhados)

Exemplo de cálculo por dias:

• Colaboradores: 50
• Jornada: 8 horas diárias/ 20 dias por mês
• Faltas: 1 por colaborador (em média)

(50 x 1) ÷ (50 x 20)= 50 ÷ 1000  = 0,05 ou 5% de absenteísmo

Exemplo de cálculo com horas de atraso contabilizadas:

• Colaboradores: 100
• Jornada: 8 horas diárias / 20 dias por mês
• Faltas: 2 por colaborador (em média)
• Atrasos: 30 minutos por colaborador (em média)

Antes de começar essa conta, é importante deixar todos os valores na mesma unidade de medida. Para isso, considere:

• 30 minutos de atraso por funcionário em horas: 30 ÷ 60 = 0,5 horas
• 20 dias úteis em horas: 20 x 24 = 480 horas
• 2 faltas por funcionário em horas: 2 x 24 = 48 horas

Total de faltas e atrasos: 0,5 + 48 = 48,5

4. Headcount

Apesar do nome estrangeiro, esse indicador é responsável por contabilizar o número total de pessoas colaboradoras em uma empresa.

O objetivo desta métrica é mensurar se o número de pessoas colaboradoras aumentou ou reduziu ao longo dos últimos anos.

Se os números da sua empresa forem positivos, isso pode significar que a organização tem crescido de forma saudável e sustentável.

Se esse indicador for negativo ou estagnado, por outro lado, pode ser um sinal de que a estratégia precisa de ajustes.

Para calcular esse KPI, basta somar todas as pessoas colaboradoras da empresa e manter um histórico deste número.

5. Índice de retenção de talentos

O índice de retenção de talentos é responsável por diagnosticar se as estratégias voltadas às pessoas colaboradoras são eficientes. É importante ressaltar que esse indicador pode variar de acordo com as competências de cada profissional.

Essa métrica caminha lado a lado com a taxa de turnover, pois a partir dela é possível entender como melhorar os índices de retenção e evitar que a rotatividade seja muito alta.

Para calcular este índice, sua equipe de RH pode criar um questionário de avaliação de desempenho. O ideal é que sejam calculados os resultados por cada setor da empresa, justamente para identificar de forma assertiva possíveis problemas e, então, atuar de maneira preventiva para que talentos incríveis não sejam perdidos.

6. Tempo de preenchimento de vagas

Também conhecido pelo termo em inglês time-to-fill, o indicador de tempo de preenchimento de vagas diz respeito ao período de tempo que um cargo leva para ser preenchido. 

De um modo geral, esse KPI engloba o intervalo entre a aprovação da criação de uma vaga até o momento em que a pessoa candidata selecionada aceita a proposta da empresa.

O time-to-fill é responsável por mensurar o tempo médio que o seu time de recrutadores leva para preencher ou repor uma vaga. 

O indicador representa um papel fundamental na redução de custos de R&S, pois quando o preenchimento de um cargo estratégico, por exemplo, é muito longo, pode gerar gastos para a empresa e ainda afetar o time que precisa deste novo profissional.

Nesse sentido, um ciclo reduzido de time-to-fill possibilita a otimização do trabalho da sua equipe, além de impactar positivamente na experiência do candidato.

Confira a seguir a fórmula para calcular esse indicador: 

• Time-to-fill = nº de dias entre a abertura do processo seletivo e o preenchimento da vaga

7. Tempo de contratação

O indicador de tempo de contratação, proveniente da expressão em inglês time to hire, é muito semelhante ao tempo de preenchimento de vagas. 

A diferença é que este KPI diz respeito especificamente ao intervalo de tempo em que a pessoa candidata foi contratada, subtraindo o número de dias desde sua aplicação no processo seletivo.

8. Retorno sobre investimento (ROI)

Na hora de economizar, olhar de perto o Retorno sobre Investimento (ROI) não pode ficar de fora da sua lista, pois é o indicador responsável por analisar se os investimentos feitos na empresa têm sido positivos. Ou seja, a métrica busca entender se determinado investimento foi capaz de reverter lucros para a organização.

Para calcular esse valor, é necessário subtrair os custos da receita da empresa para descobrir o lucro. E então, irá dividir esse número pelas despesas totais para gerar um percentual.

Confira a fórmula abaixo:

• ROI = (Receita com o investimento – custo do investimento) ÷ custo do Investimento

Exemplo:  (R$10.000,00 - R$4,000)÷ R$4.000,00 = 1,5 ou 150% de ROI.

Agora que você já sabe como identificar os pontos que podem ajudar a reduzir custos no seus processos seletivos, que tal facilitar o trabalho da sua equipe de RH ao contar com uma ferramenta que traz esse tipo de análise sobre o seu negócio?

O Gupy Recrutamento e Seleção é a solução ideal para otimizar a gestão dos processos seletivos da sua empresa.

Além de possibilitar que o processo ideal para as suas vagas seja desenhado e personalizado e contar com a Gaia, nossa I.A., para a triagem de currículos, você ainda consegue acompanhar dados e indicadores essenciais para visualizar como anda a sua estratégia de recrutamento.

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