Confira como criar uma política de home office híbrido

Muito antes da pandemia de Covid-19 acontecer, o home office já era uma realidade presente em segmentos do mercado ligados à tecnologia. Em 2020, esse formato passou a fazer parte do cotidiano de empresas de diversos setores. E, à medida que a sociedade tem se adaptado ao "novo normal", um novo modelo de trabalho está se consolidando: o home office híbrido.

Incertezas sobre o futuro têm influenciado as organizações a deixarem um pouco de lado planejamentos de efeito a longo prazo para focarem mais em ações que geram resultados no presente. Como não há uma previsão de quando o mundo realmente voltará a ser como era, muitas empresas têm apostado no home office híbrido devido aos seus benefícios tanto para os colaboradores quanto para a própria organização.

E, ao que tudo indica, muitas companhias deverão manter o home office híbrido mesmo após a pandemia chegar ao fim, já que esse modelo tem apresentado resultados excelentes em termos de aumento de produtividade e redução de custos.

A seguir, mostraremos como o RH pode implementar uma política de home office híbrido. No decorrer do conteúdo, você verá as seguintes informações:

O que diz a legislação sobre o trabalho remoto?

Está em tramitação no Senado o Projeto de Lei 612/2021, que tem como finalidade reduzir os conflitos jurídicos e trabalhistas nos novos ambientes organizacionais. A proposta é formalizar o trabalho remoto sem a obrigatoriedade de uso de tecnologias de informação e comunicação, além de diferenciá-lo do teletrabalho.

Em suma, esse projeto determina que a empresa deve respeitar o direito de imagem, a intimidade, a privacidade e a segurança pessoal e familiar dos empregados. Ele também define que o empregador terá a responsabilidade de fornecer não apenas capacitação e orientação aos funcionários, mas também todo o suporte tecnológico e material necessário para a realização de suas funções. Ou seja, as mesmas obrigações do trabalho presencial.

Caso a lei seja aprovada, também será necessário que o home office seja especificado em contrato de trabalho ou por meio de um adendo.

Qual a diferença entre home e teletrabalho?

É comum que haja uma confusão entre os termos home office e eletrabalho, já que, por lei, ambos têm a mesma definição:

"Trabalho remoto ou home office, como é mais conhecido, nada mais é do que o ato de um profissional prestar seus serviços sem estar nas dependências da empresa", conforme prevê o Artigo 75-B da CLT.

Em ambos formatos, as funções do profissional são realizadas com o auxílio de tecnologias de informação e comunicação, o que não os constitui necessariamente como trabalhos externos.

Além disso, quando a nova lei sobre home office for aprovada, o trabalho remoto terá uma nova característica que o assemelhará ao teletrabalho: a formalização expressa em contrato trabalhista. Por enquanto, ele é apenas regrado por uma política interna da empresa — termo de adesão e responsabilidade—, descartando qualquer necessidade de formalização ou alteração do contrato.

Sendo assim, a principal diferença entre home office e teletrabalho está no fato de que, no primeiro modelo, a empresa faz o controle da jornada do colaborador estabelecendo horários de começo e fim da jornada, a ser gerenciada por recursos tecnológicos. Já, no segundo formato, por via de regra, não há controle de jornada.

Como criar uma política de home office híbrido?

Agora que você já tem uma perspectiva mais ampla sobre o que a legislação diz a respeito do home office e qual a sua diferença em comparação ao teletrabalho, mostraremos uma série de práticas sobre como implementar uma política de home office híbrido na empresa.

Veja a seguir!

Estabeleça responsabilidades dos empregados

Para evitar que os colaboradores recém integrados à equipe — especialmente aqueles que estão habituados somente com o trabalho presencial — tenham dificuldades para se adaptar ao formato home office híbrido, o RH deve estabelecer suas responsabilidades, oferecendo direcionamentos sobre:

• obediência às normas de segurança da informação;
• responsabilidade quanto à gestão de sua própria rotina;
• garantia de condições que viabilizem o trabalho remoto — conexão de qualidade, ergonomia e ambiente seguro;
• cuidado com os equipamentos fornecidos pela empresa;
• acessibilidade por meio de ferramentas de comunicação;
• dentre outras informações.

Estabeleça responsabilidades dos gestores

Os gestores, por sua vez, devem receber orientações quanto aos prazos, metas e condições para a gestão e execução das tarefas da equipe. Os métodos de acompanhamento da produtividade devem ser definidos com clareza, assim as estratégias de estímulo e engajamento dos membros da equipe.

O RH pode sugerir, ainda, que sejam adotados métodos de troca de feedbacks por meio de uma comunicação transparente e imediata. Por fim, deve ser especificado como relação de trabalho exige adaptação por parte de todos os envolvidos.

Forneça equipamentos e ferramentas para o trabalho remoto

Se há om dilema sobre o home office híbrido é em relação ao fornecimento dos equipamentos. No entanto, essa questão é muito simples de ser resolvida, já que o empregador é responsável por fornecer a estrutura necessária para a realização dos serviços tanto no trabalho presencial quanto no remoto.

Isso significa que, no home office híbrido, a empresa também tem a obrigação de proporcionar aos seus colaboradores todos os equipamentos e ferramentas de trabalho, tanto nas dependências da organização quanto na residência onde o profissional atua. Além de computadores e dispositivos eletrônicos, pode ser necessária uma ajuda de custo para internet, energia elétrica, etc.

Realize a higienização e limpeza do ambiente de trabalho

Medidas de segurança sanitária devem fazer parte da realidade das empresas daqui em diante, especialmente naquelas que aderirem ao home office híbrido. Portanto, é preciso realizar a higienização e limpeza dos ambientes de trabalho, e isso inclui a limpeza de computadores, mesas, cadeiras, chão e demais espaços usados por todos, como banheiros, refeitórios, cozinha etc.

Faça o revezamento de equipes presenciais

Uma alternativa viável para reduzir o número de pessoas ocupando o mesmo espaço — o que é vital em tempos de Covid-19 —, e para manter a rotação de colaboradores entre os formatos presencial e home office, é realizar o revezamento dos colaboradores.

O RH pode criar turnos de trabalhos divididos em diferentes horários do dia, ou, se for mais conveniente para os envolvidos, fazer a troca de equipes remotos e presenciais semanal, quinzenal ou mensalmente.

Defina diretrizes de segurança da informação

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) estabelece grandes responsabilidades sobre as instituições, especialmente para o RH, pois determina regras de manuseio de dados pessoais que exijam cuidados minuciosos.

Sendo assim, é imprescindível que a empresa estabeleça um código de conduta rigoroso sobre como proceder em relação à segurança da informação, cuja adesão do funcionário seja obrigatória para a inclusão no home office híbrido.

Também é importante que a saúde física e mental do colaborador seja prioritária. O RH deve fornecer cartilhas e canais de apoio com informações de autocuidado e evitar práticas que contribuam o surgimento de problemas como a Síndrome de Burnout (esgotamento por excesso de trabalho).

Invista em canais de comunicação para integrar as equipes

Envolver as equipes no trabalho remoto e presencial ao mesmo tempo, a princípio, pode parecer desafiador. Mas, a distância não pode ser motivo para que o time se comunique menos e, tampouco, se conheça. Em outras palavras, quando estabelecido com políticas funcionais, não há exclusão de membros da equipe no home office híbrido.

Para isso, é imprescindível que a empresa invista em boas tecnologias de integração e comunicação, além de promover ações de engajamento, como eventos (mesmo que online). Além do mais, é importante considerar com as demandas da equipe serão atendidas durante durante o trabalho. Afinal, um profissional precisar de suporte de outro para concluir suas atividades é algo que faz parte da rotina de qualquer empresa.

Estabeleça penalidades

Por fim, é fundamental que, antes que os profissionais iniciem suas atividades laborais, o departamento de Recursos Humanos estabeleça as penalidades que serão aplicadas ao trabalhador que descumprir as políticas de home office híbrido.

Essas penalidades podem abranger, por exemplo, descontinuação do programa home office, suspensão das atividades e até mesmo a demissão remota por justa causa. Lembrando que essas medidas só podem ser colocadas em prática mediante aviso prévio.

Como você pôde ver, estabelecer uma política de home office híbrido na empresa é uma mudança que exige adaptação por parte de todos os envolvidos. Gestores e colaboradores devem receber orientações claras do RH, além de toda estrutura necessária tanto nas dependências da organização quanto nas residências dos profissionais.

Este artigo sobre como o RH pode implementar uma política de home office híbrido na empresa foi útil para você? Então não deixe de conferir também nosso post sobre como fazer o onboarding de colaboradores remotos!