OKR: o que é, como definir e como implementar na empresa

O que é a metodologia OKR?

OKR é a sigla para Objectives and Key Results, ou seja, Objetivos e Resultados-Chave, em português.

A metodologia OKR é um sistema de gestão de metas que ajuda empresas, equipes e indivíduos a definir e alcançar objetivos de maneira clara e focada.

Criada na década de 1970 por Andy Grove, ex-CEO da Intel, e popularizada por empresas como o Google, a metodologia é amplamente utilizada para alinhar esforços em todos os níveis da organização, garantindo que todos estejam trabalhando em direção aos mesmos objetivos estratégicos.

Como funciona o método OKR?

Como vimos, o método OKR (Objectives and Key Results) é uma metodologia de gestão usada para definir e acompanhar metas e resultados em empresas.

Ele ajuda a alinhar os esforços de todos os níveis da organização em direção aos objetivos principais. O método funciona assim:

Objetivos (O - Objectives)

O primeiro passo do OKR é estabelecer quais são os objetivos que se quer alcançar. O que "eu vou" fazer. Estes precisam ser claros, curtos e diretos, com prazo definido e, além de tudo, inspiradores.

Ou seja, são metas qualitativas e inspiradoras que a empresa, equipe ou indivíduo quer alcançar.

Devem ser claros, ambiciosos e motivadores, mas ao mesmo tempo possíveis de serem atingidos em um período específico (geralmente trimestral).

Exemplo: "Melhorar o ambiente de trabalho."

Resultados-chave (KR - Key Results)

São as consequências diretas dos objetivos. Ou seja, são metas quantitativas que medem o progresso rumo ao objetivo. Eles precisam ser específicos, mensuráveis, e de fácil acompanhamento.

Cada objetivo deve ter de 3 a 5 resultados-chave que indicam o que será alcançado para atingir o objetivo.

Exemplo: se eu vou melhorar o ambiente de trabalho, essa ação será medida por um conjunto de 2 a 5 KRs - resultados-chave:

• KR 1: obter X% a mais de feedbacks dos colaboradores;
• KR 2: aumentar em X% a quantidade de respostas nas pesquisas de satisfação;
• KR 3: aumentar em X% a participação dos colaboradores nas atividades da empresa.

Por que usar o OKR?

Por mais que já existam diversas outras ferramentas úteis para atingir metas, o OKR tem alguns diferenciais, tais como:

• As metas têm curto prazo e são mais desafiadoras;
• Dividir os objetivos nas KR faz com que se acelere o alcance de resultados;
• A metodologia é simples e acessível para todos os níveis operacionais;
• Existe transparência na comunicação, tanto dos objetivos quanto dos resultados esperados e atingidos;
• Não há práticas rigorosas com regras inflexíveis, deixando a metodologia mais próxima à realidade das empresas;
• A metodologia é orientada por dados, tornando mais objetivo o planejamento e o desenvolvimento do projeto para alcançá-lo.

Como definir OKRs eficazes?

Definir OKRs eficazes é fundamental para garantir que as metas sejam alcançadas de maneira clara, mensurável e motivadora.

Para isso, é importante seguir algumas boas práticas que ajudam a criar objetivos ambiciosos, porém realistas, e resultados-chave que indiquem claramente o progresso.

Confira alguns passos para definir OKRs eficazes:

1. Defina objetivos claros e inspiradores

Objetivos (O) devem ser ambiciosos e motivadores, mas também realistas. Eles precisam apontar uma direção clara e ser desafiadores o suficiente para engajar a equipe.

Mantenha os objetivos simples e fáceis de entender. Eles não devem ser complexos ou confusos.

Exemplos de bons objetivos: "Expandir nossa presença no mercado internacional" ou "Aumentar a satisfação dos clientes."

2. Estabeleça resultados-chave quantificáveis

Resultados-chave (KR) devem ser específicos, mensuráveis e atrelados diretamente ao objetivo.

Eles devem responder à pergunta: "Como saberemos que estamos progredindo em direção ao objetivo?"

Use métricas concretas, com números claros e prazos definidos, para garantir que o progresso seja tangível.

Exemplos de bons resultados-chave: "Aumentar o número de clientes internacionais em 20%" ou "Elevar o NPS (Net Promoter Score) de 60 para 75."

3. Concentre-se no essencial

Limite o número de objetivos e resultados-chave. O recomendado é ter de 3 a 5 objetivos e, para cada objetivo, 3 a 5 resultados-chave. Isso ajuda a manter o foco no que realmente importa.

Evite metas excessivamente complexas ou longas listas de resultados, pois isso pode gerar confusão e dispersão de esforços.

4. Alinhe OKRs com estratégias organizacionais

Certifique-se de que os OKRs de cada equipe ou indivíduo estejam alinhados com os objetivos maiores da organização.

Isso garante que todos estejam caminhando na mesma direção e promovendo o crescimento da empresa.

Promova transparência para que todos saibam os OKRs da organização, criando um ambiente de colaboração e foco coletivo.

5. Seja ambicioso, mas realista

Embora os objetivos devam ser desafiadores, eles também precisam ser alcançáveis.

OKRs que são impossíveis de atingir podem desmotivar a equipe, enquanto metas muito fáceis não promovem crescimento. Encoraje a equipe a se esforçar, mas sem criar expectativas irreais.

6. Revise e ajuste regularmente

Acompanhe o progresso periodicamente (semanalmente ou quinzenalmente) e ajuste os resultados-chave se necessário.

Isso ajuda a corrigir o curso e garantir que as metas sejam atingidas dentro do prazo.

Ao final de cada ciclo, avalie o desempenho e utilize as lições aprendidas para definir os OKRs do próximo ciclo.

Como implantar os OKRs na empresa?

Implantar a metodologia OKR em uma empresa requer planejamento, alinhamento e acompanhamento constante para garantir que todos os níveis da organização estejam direcionados para os mesmos objetivos.

Confira o passo a passo para a implantação eficaz de OKRs:

1. Eduque a equipe sobre o que é OKR

• Passo inicial: Antes de implantar OKRs, todos na empresa precisam entender o que é a metodologia, sua importância e como ela funciona. Isso pode ser feito por meio de workshops, treinamentos, webinars ou apresentações.
• Objetivo: Promover o entendimento de que os OKRs são uma ferramenta de gestão de metas e de alinhamento estratégico, e não apenas mais uma tarefa a ser cumprida.

2. Defina as metas estratégicas da empresa

• Objetivo macro: Identifique as prioridades estratégicas da organização, que irão orientar os OKRs de todas as áreas. Essa definição deve vir da alta liderança.
• Exemplo: "Expandir a atuação em mercados internacionais" ou "Melhorar a retenção de clientes."
• Importância: Todos os OKRs subsequentes (departamentais ou individuais) devem estar alinhados com esses objetivos estratégicos maiores.

3. Estabeleça OKRs em todos os níveis

• Nível organizacional: Defina os OKRs globais da empresa, estabelecendo de 3 a 5 objetivos principais e seus respectivos resultados-chave.
• Nível departamental: Cada equipe ou departamento deve criar seus próprios OKRs, alinhados com os OKRs da organização.
• Nível individual: Dependendo do tamanho da empresa, pode ser interessante que cada funcionário tenha seus próprios OKRs, também alinhados aos objetivos da equipe.

4. Garanta transparência e alinhamento

• Transparência: Todos na organização devem ter acesso aos OKRs de outros departamentos e colegas, promovendo uma cultura de colaboração e clareza.
• Reuniões de alinhamento: Realize reuniões entre equipes e departamentos para assegurar que todos os OKRs estejam conectados e que todos compreendam seu papel no alcance das metas da empresa.

5. Acompanhe o progresso regularmente

• Check-ins periódicos: Realize revisões semanais ou quinzenais para monitorar o progresso dos OKRs. Nessas reuniões, avalie se os resultados estão no caminho certo e identifique possíveis ajustes.
• Ajustes: Se necessário, revise os resultados-chave para corrigir o curso, mas mantenha o foco no objetivo inicial.

6. Utilize ferramentas para facilitar o acompanhamento

• Softwares de gestão: Ferramentas como Asana, Trello, Google Sheets ou soluções específicas de OKRs (ex: Gtmhub, Lattice) podem ser usadas para registrar, acompanhar e avaliar o progresso dos OKRs.
• Relatórios e dashboards: Monte relatórios e painéis visuais que mostrem claramente o progresso dos OKRs, permitindo um acompanhamento contínuo.

7. Avalie os resultados no final de cada ciclo

• Ciclo trimestral ou semestral: Ao final do período definido (geralmente trimestral), faça uma revisão completa dos OKRs para analisar os resultados atingidos.
• Aprendizado e adaptação: Discuta com a equipe o que funcionou bem e o que precisa ser melhorado. Use essas lições para ajustar a definição de OKRs futuros.

8. Celebre as conquistas e ajuste os próximos OKRs

• Reconhecimento: Reconheça os esforços da equipe ao atingir resultados significativos. Isso ajuda a manter a motivação e o engajamento.
• Definição de novos OKRs: Com base nos aprendizados do ciclo anterior, defina novos OKRs para o próximo período, mantendo o alinhamento estratégico com os objetivos da empresa.

9. Promova uma cultura de OKRs contínua

• Iteração constante: A metodologia OKR deve ser vista como um processo contínuo, não um evento único. Incentive a cultura de revisão, melhoria e alinhamento constante em torno de metas claras.
• Feedback constante: Mantenha um canal aberto para que a equipe possa sugerir melhorias no processo de definição e acompanhamento de OKRs.

Como medir o OKR na empresa?

Como vimos até aqui, medir o progresso e o sucesso dos OKRs em uma empresa é fundamental para garantir que as metas sejam atingidas de forma eficaz.

A mensuração correta permite identificar avanços, ajustar estratégias e avaliar o desempenho.

Veja como você pode medir OKRs:

1. Acompanhe o progresso regularmente

• Check-ins frequentes: Estabeleça revisões regulares (semanais, quinzenais ou mensais) para avaliar o progresso dos resultados-chave. Nesses check-ins, verifique o status de cada resultado, identificando possíveis gargalos ou áreas que precisam de ajustes.
• Atualizações visuais: Utilize gráficos ou dashboards para representar visualmente o progresso dos OKRs. Ferramentas como Google Sheets, Trello, Asana, ou softwares específicos para OKRs (ex: Gtmhub, Weekdone) ajudam a organizar e visualizar dados.

2. Avalie os resultados-chave com métricas claras

• Resultados mensuráveis: Cada Key Result (Resultado-chave) deve ter métricas claras e quantitativas. Avalie o progresso em porcentagem ou números, como: “Alcançar 80% de satisfação dos clientes” ou “Reduzir o tempo de entrega para 2 dias.”
• Pontuação por Resultados: Uma maneira eficaz de medir os OKRs é atribuir uma pontuação de 0 a 1 ou uma escala de 0% a 100%, dependendo do progresso em relação ao resultado esperado:
  • 0.0: Nenhum progresso foi feito.
  • 0.3: Progresso inicial, mas não significativo.
  • 0.7: Um bom progresso, mas ainda abaixo do ideal.
  • 1.0: O resultado foi plenamente atingido.
• Nota média dos OKRs: No final de cada ciclo, calcule a média da pontuação de todos os resultados-chave para cada objetivo. Isso oferece uma visão clara do desempenho geral.

3. Classifique o sucesso dos OKRs

• Sucesso total (0.8 a 1.0): Se a pontuação final for próxima de 1.0, o OKR foi considerado plenamente atingido.
• Progresso satisfatório (0.6 a 0.7): Embora o OKR não tenha sido completamente alcançado, houve avanços significativos. O objetivo pode ter sido ambicioso, e uma pontuação nessa faixa ainda indica um bom progresso.
• Baixo desempenho (0 a 0.5): Pontuações abaixo de 0.5 indicam que o OKR não foi atingido ou que houve desafios significativos. É um alerta para analisar o que deu errado e ajustar para o próximo ciclo.

4. Realize reuniões de revisão de OKRs

• Revisão final: Ao final de cada ciclo (geralmente trimestral), realize uma revisão detalhada dos OKRs. Nessa reunião, discuta o progresso de cada resultado-chave, analise o que funcionou bem e identifique obstáculos enfrentados.
• Feedback contínuo: Incentive o feedback da equipe sobre o processo de OKRs. Identifique o que pode ser melhorado e ajuste o processo para o próximo ciclo.

5. Utilize ferramentas para acompanhamento

• Sistemas de gestão de OKRs: Use softwares específicos para facilitar o acompanhamento e a mensuração dos OKRs, como:
  • Gtmhub: Facilita o rastreamento e a visualização dos OKRs em todos os níveis da empresa.
  • Weekdone: Uma plataforma intuitiva para monitorar o progresso de OKRs e gerar relatórios automáticos.
  • Asana/Trello: Ferramentas de gerenciamento de tarefas que podem ser adaptadas para acompanhar OKRs.
• Essas ferramentas ajudam a centralizar o acompanhamento dos objetivos e resultados, fornecendo relatórios automáticos e facilitando o monitoramento visual.

6. Ajuste e recalibre se necessário

• Flexibilidade: Se durante o ciclo você perceber que os OKRs estão fora da realidade, seja por mudanças de prioridades ou por um objetivo ser muito ambicioso, não hesite em ajustar os resultados-chave.
• Recalibração para o próximo ciclo: Use o aprendizado de um ciclo de OKRs para melhorar o planejamento e a definição de OKRs para o próximo período.

7. Compartilhe os resultados com a empresa

• Transparência: Divulgue os resultados de OKRs entre todos os níveis da empresa. Isso promove uma cultura de responsabilidade e colaboração.
• Reconhecimento: Celebre as conquistas e compartilhe histórias de sucesso que motivem a equipe a continuar trabalhando com o método.

Qual é a importância de definir OKRs?

Como vimos anteriormente, a definição de OKRs é uma prática fundamental para empresas e equipes que buscam alcançar resultados claros e mensuráveis.

A metodologia oferece uma série de benefícios, desde o alinhamento estratégico até o aumento da produtividade. 

A importância de definir OKRs pode ser sintetizada nos seguintes pontos principais:

• Alinhamento organizacional: Garante que todos estejam trabalhando em direção aos mesmos objetivos.
• Foco nas prioridades: Ajuda a empresa a manter o foco nas metas mais importantes.
• Medição de progresso: Facilita o acompanhamento contínuo e o ajuste de estratégias.
• Promoção de alta performance: Incentiva metas ambiciosas e desenvolvimento contínuo.
• Flexibilidade e adaptação: Permite ajustes rápidos conforme as necessidades mudam.
• Colaboração e responsabilidade: Promove transparência e accountability entre equipes.
• Decisão baseada em dados: As decisões estratégicas são baseadas em resultados mensuráveis.
• Inovação: Incentiva a busca por soluções criativas para alcançar metas ousadas.