Como fazer o mapeamento dos processos de RH?

O mapeamento de processos pode parecer complicado, mas é um método muito eficaz para os Recursos Humanos.

Dentro de uma empresa bem estruturada, organização é chave. Padronizar o registro das atividades que ocorrem em todos os setores é uma forma muito eficiente de medir a qualidade dos procedimentos e identificar itens que precisam de mudanças.

E o mapeamento de processos de RH funciona exatamente com esse objetivo.

Se feito de forma eficiente,ele possibilita uma visão macro da companhia, oferecendo maior espaço para trabalhar na eficiência da gestão.

Essa abordagem mais ampla é, aliás, o que diferencia o mapeamento de um simples registro do fluxo de atividades.

Para ajudar você a estabelecer e otimizar o seu, elaboramos este artigo. Ao fim, você vai entender sobre:

• o que é de fato um mapeamento de processos;
• por que ele é importante para o setor de RH;
• boas práticas para realizar o mapeamento.

O que é o mapeamento de processos?

Ele é uma técnica que, por meio de um olhar macro, identifica a sequência de ações que compõem uma unidade do negócio, além de dar atenção para todos os elementos, externos ou internos, que interagem com o fluxo de trabalho.

Ao utilizar esse método, o gestor tem a possibilidade de apontar problemas de forma mais simples e trabalhar em caminhos para resolvê-los.

Porém, é preciso ter cuidado para não realizar um mapeamento raso, que não tenha profundidade suficiente para ser diferenciado de um simples fluxo de atividades.

Afinal, ao contrário do mapeamento, o fluxo de atividades não dá importância para a complexidade de cada item avaliado, deixando de fora variáveis importantes, como as leis e normas que regulam o processo e as máquinas ou os softwares que possibilitam seu funcionamento.

Sem levar em conta esses e outros fatores, é impossível realizar um mapeamento que reflita a real natureza de cada procedimento.

Portanto, o gestor precisa fazer um exercício de compreensão e documentação de todos os elementos envolvidos.

Antes de detalhar as práticas que ajudam na realização do mapeamento, vamos nos atentar à sua importância para o setor de RH.

Por que realizar o mapeamento de processos no RH?

Qualquer tipo de monitoramento realizado em uma empresa tem, ao menos, um objetivo em comum: mensurar algum tipo de informação.

Mapear os processos de RH também passa por isso, mas utiliza uma abordagem mais ampla para englobar outros aspectos.

Veja a seguir alguns desses pontos que tornam o mapeamento de processos tão importante para o departamento de RH.

Identificação de gargalos

Os gargalos são obstruções que congestionam o andamento de um processo e atrapalham no desenvolvimento geral de diferentes tarefas.

O mapeamento permite a identificação desses elementos e, com isso, a implementação de soluções para maximizar o nível de performance. O gestor pode, por exemplo, determinar um padrão a ser seguido para a realização de cada atividade, evitando a criação de gargalos.

Padronização do trabalho

Com a criação de normas técnicas, é possível comparar e reproduzir atividades em diferentes processos.

Além do mais, isso torna elas mais seguras e eficazes, garantindo que todos os envolvidos tenham pleno conhecimento do caminho a ser seguido.

Ao tocar as fases de cada processo de forma uniforme, o gestor ganha maior autonomia sobre o trabalho de cada equipe, facilitando a mensuração da qualidade do fluxo de trabalho.

A padronização do trabalho evita que os colaboradores utilizem métodos que vão contra os desejados pela empresa. Além disso, elucida o padrão a ser seguido por novos integrantes do time.

Otimização das tarefas

O aumento da produtividade e da eficiência dos envolvidos em uma tarefa é consequência direta do mapeamento de processos no RH.

Isso acontece graças ao maior nível de precisão que pode ser alcançado nas decisões da empresa, que só é possível com uma visão ampla sobre suas fraquezas e qualidades.

A firmeza na tomada de decisão é um fator importante para reduzir gastos indesejados. Afinal, as estratégias e mudanças são decididas baseadas no mapeamento, o que elimina medidas tomadas por achismos ou apostas.

Outro fato que possibilita a otimização das tarefas do RH é a forma como os funcionários envolvidos encaram o processo. Tendo um norte definido pelo mapeamento, as equipes encontram maior facilidade em direcionar seu trabalho de modo a ir ao encontro das expectativas da empresa.

Como fazer o mapeamento na prática?

Agora que você entende o conceito e a importância, vamos compreender como isso pode ser executado na prática. Veja alguns passos fundamentais para sua aplicação.

Determine objetivos estratégicos

Uma vez que você tenha decidido quais processos devem ser mapeados, certifique-se de aprender seus objetivos. Afinal, captar os limites de cada procedimento é a única forma de realizar uma análise profunda e precisa.

Perceba o motivo de sua existência e qual é sua função dentro da empresa e seu grau de importância. Além disso, faça um levantamento sobre os riscos envolvidos e informe-se sobre qualquer tipo de normas ou regulamentações atribuídas a ele.

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Colete informações

A coleta de informações é essencial para que o mapeamento seja feito de forma eficiente.

O segundo passo é utilizar de todos os meios disponíveis para coletar o máximo de dados sobre o que será mapeado.

Você não quer perder nenhum detalhe. Por isso, vale entrevistar pessoas envolvidas na operação, observar de perto o andamento de cada procedimento e adotar práticas mais analíticas, como coleta de documentos, formulários, tabelas etc.

Realize um mapeamento do processo atual

Não tente modelar um processo de RH do zero. Primeiro, faça a estruturação de como ele funciona hoje. Assim, fica viável identificar espaços para melhorias e etapas que já funcionam perfeitamente.

A coleta de informações, como já falamos, é crucial para essa etapa. É preciso ter à disposição itens como:

• o fluxo de trabalho;
• as atividades realizadas;
• os colaboradores envolvidos;
• os resultados obtidos;
• a documentação exigida por leis.

Com esta base, o gestor pode criar uma representação fiel do processo em questão, possibilitando sua mensuração e buscar melhorias.

Evite cair em erros comuns

Este tipo de procedimento é um trabalho que exige estudo e atenção aos detalhes. 

Um erro muito comum é não estabelecer um objetivo claro. Sem dar atenção a esse detalhe, não é possível definir quais processos serão mapeados e qual resultado você espera atingir. Assim, fica impossível mensurar seus efeitos de forma conclusiva.

Por fim, não esqueça de conversar com o time sobre o trabalho que está sendo realizado. Afinal, as melhores fontes de informações sobre um processo são justamente os colaboradores que estão trabalhando nele.

Envolva eles no projeto, fique atento aos feedbacks e faça com que eles se interessem pelo processo.

Conclusão

O mapeamento de processos de RH é fundamental para organizar, mensurar e otimizar os procedimentos realizados na gestão de Gestão de Recursos Humanos e nas operações da empresa de modo geral.

O método afeta diretamente a produtividade dos colaboradores e o controle da gestão em relação ao fluxo de trabalho. Contar com um mapeamento bem realizado é uma grande vantagem estratégica, já que permite identificar gargalos e fazer com que as ações da empresa fluam de maneira mais barata e eficiente.

Então, pronto para realizar o mapeamento de processos na sua empresa? Que tal continuar sua leitura e aprofundar seus conhecimentos na área de Recursos Humanos? Neste outro artigo, falamos tudo o que você precisa saber sobre o recrutamento misto. Confira!