A gestão de documentos é uma das responsabilidades mais importantes do Departamento Pessoal de uma organização. Ela garante a segurança dos dados das pessoas colaboradoras e organiza informações essenciais para maior controle, podendo ser de forma digital ou física.
Uma empresa que possui uma gestão de documentos adequada ganha eficiência operacional, melhora a segurança das informações, facilita o acesso a dados importantes e garante a conformidade com regulamentações, como a LGPD. Além disso, essa organização reduz custos e otimiza processos internos. Entenda mais sobre o tema neste artigo.
A gestão de documentos é o processo de organizar, armazenar, controlar e acessar documentos de maneira simplificada e segura.
Em uma empresa, a área dedicada a cuidar da gestão de documentos é o Departamento Pessoal. Afinal, seu trabalho envolve a admissão e saída de pessoas colaboradoras, folha de pagamento, folha de ponto e férias, por exemplo.
A todo momento o Departamento Pessoal administra dados sensíveis da empresa, o que demanda organização, conformidade legal e extrema segurança para salvaguardar essas informações.
Por isso, a gestão eletrônica de documentos tem sido cada vez mais presente no dia a dia da operação, já que facilita a acessibilidade das informações, protege a documentação, evita riscos físicos de perda e danos ao material
Algumas pessoas têm dúvida sobre o que é a gestão de documentos na prática. Ela é o conjunto de ações e tecnologias utilizadas para organizar, armazenar, acessar e gerenciar informações de forma assertiva.
Isso envolve desde a criação, classificação e indexação até a distribuição, arquivamento e eventual descarte de documentos, sejam eles físicos ou digitais.
O objetivo é garantir que as informações estejam sempre acessíveis, protegidas e em conformidade com regulamentações, otimizando a produtividade e a tomada de decisões dentro de uma organização.
Para as empresas, a gestão de documentos é essencial para garantir a segurança das informações e a conformidade com regulamentações, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Por exemplo, o vazamento de dados sensíveis é um grande risco da gestão inadequada de documentos. Outro fator que pode ser um risco de uma gestão descentralizada e até mesmo analógica é o extravio de informações.
Um dos processos que demandam uma boa e organizada gestão documental para empresas é a auditoria. A auditoria é a revisão sistemática e o acompanhamento das atividades, registros financeiros e operacionais da organização, para verificar se estão de acordo com o planejado ou com a lei.
Por conta disso, quanto mais fácil e seguro é o acesso aos documentos, de melhor maneira ações como esta são realizadas.
A gestão de documentos centraliza as informações, garantindo mais segurança e facilidade no acesso de dados por pessoas autorizadas. Sua organização está diretamente relacionada com a eficiência de processos do Departamento Pessoal ligados à jornada da pessoa colaboradora.
A seguir separamos alguns dos outros benefícios trazidos por uma boa gestão de documentos.
No formato digital, a gestão eletrônica de documentos reduz custos relacionados ao armazenamento físico, diminui o tempo de busca por informações e automatiza processos que dependiam antes do trabalho manual.
Essa gestão específica é também conhecida como GED e acontece em softwares e plataformas.
Ela garante que um alto volume de documentos estejam centralizados, evitando o risco de perder dados e de oferecer multas trabalhistas oriundas destas perdas.
Isso aumenta a eficiência operacional, permitindo que as pessoas colaboradoras foquem em atividades estratégicas.
Com a adoção de boas práticas de gestão documental, as empresas garantem a proteção de dados sensíveis e asseguram a conformidade com leis e regulamentações, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR), evitando multas e danos à reputação.
Com a centralização de todos os documentos, o acesso a eles se torna mais simples e rápido.
A organização das informações agiliza o tempo de busca, o que acelera, também, processos internos. Isso reflete diretamente na produtividade da empresa.
Com o avanço tecnológico, a digitalização é uma aliada prática e segura para garantir o armazenamento de documentos das pessoas colaboradoras, permitindo que informações sejam acessadas com facilidade pela equipe autorizada do Departamento Pessoal.
Em casos de admissão de pessoas, por exemplo, alguns softwares de gestão eletrônica de documentos podem já direcionar os dados recebidos tanto para o eSocial quanto para a folha de pagamento - o que assegura o processo, tornando-o também mais ágil.
A seguir você confere alguns critérios para te ajudar nessa seleção.
Escolher o software certo é fundamental para uma gestão eficiente. É importante considerar soluções que ofereçam recursos como automações, segurança de dados e integração com outros sistemas utilizados pela empresa.
Com o objetivo de entregar uma organização em escala e segurança ao Departamento Pessoal, a Gupy criou a sua própria plataforma de admissão de pessoas e gestão de documentos. A solução Gupy Admissão reduz em 50% o tempo das admissões, com o uso de Inteligência Artificial para recepção e validação dos documentos enviados.
O Gupy Admissão também oferece integrações com sistemas de folha de pagamento e módulos de benefícios. Além disso, o profissional consegue acompanhar os dados em um painel intuitivo e fácil.
A automação é um diferencial importante, permitindo que processos sejam otimizados com menor intervenção humana e, portanto, com menos riscos.
A digitalização de documentos físicos, por exemplo, transforma papéis em arquivos digitais que podem ser facilmente gerenciados, otimizando espaço e tempo.
Em alguns softwares é possível que a pessoa pré-colaboradora envie diretamente seus arquivos de forma online, o que reduz tempo de deslocamento por exemplo. Esse é o caso da Gupy Admissão, em que a validação dos documentos é automática. Caso algum possua erro, a plataforma já avisa à pessoa que o enviou para correção.
O armazenamento em nuvem oferece uma solução eficiente para garantir o acesso remoto e seguro aos documentos. Além disso, permite a realização de backups automáticos, protegendo as informações contra perda ou danos.
Outro ponto importante é que o uso de um software possibilita maior proteção de dados, uma vez que pode ser configurado para apenas profissionais autorizados terem acesso a informações sensíveis.
É possível criar permissionamentos e verificação de identidade neles para a visualização destes dados, por exemplo.
Para uma gestão de documentos ser mais eficaz, existem algumas boas práticas que podem ser adotadas.
Um workflow eficiente é aquele que define claramente o caminho que os documentos devem percorrer dentro da empresa, desde a criação até a aprovação final.
Isso inclui a automação de tarefas repetitivas e a atribuição de responsabilidades em cada etapa do processo.
Por exemplo, na entrada de novas pessoas colaboradoras, é importante que a área de Recrutamento e Seleção tenha um fluxo de trabalho em conjunto do Departamento Pessoal para o envio da carta admissional e recepção dos documentos para a admissão.
A plataforma Gupy Admissão é nativamente integrada com o Gupy Recrutamento e Seleção, o que torna o workflow de trabalho mais fluido e garante que as pessoas pré-colaboradoras serão sinalizadas sobre seu envio de documentos.
A correta classificação e indexação dos documentos é essencial para garantir que as informações possam ser localizadas de forma rápida e precisa.
O controle de versão também é crucial para evitar confusão e garantir que sempre se esteja trabalhando com a versão mais atualizada de um documento.
É importante definir o ciclo de vida dos documentos – desde a criação até a possível eliminação. Analise se as informações coletadas serão necessárias para toda jornada da pessoa colaboradora na sua empresa ou se algumas serão pontuais.
Isso ajuda a garantir a conformidade com regulamentos e a otimizar o uso de recursos. Políticas de retenção estabelecem quanto tempo um documento deve ser mantido antes de ser arquivado ou descartado, atente-se também para comunicar essa política nos seus contratos.
Já conhecemos a importância e os benefícios que a gestão de documentos pode trazer. Mas quais seriam seus desafios?
O desafio mais comum enfrentado é a resistência à adoção de novas tecnologias que ajudam em uma gestão mais eficaz. O costume pelo papel e o conservadorismo frente a um letramento digital podem atrasar esse processo.
Por isso, é importante que a empresa ofereça palestras e capacitações que qualifiquem os profissionais para manusear tais ferramentas. Além disso, uma outra ação de apoio é apresentar dados que comprovem a redução de tempo operacional e a segurança trazida pela gestão de documentos eletrônica.
Outro problema pode ser a falta de políticas específicas na organização referentes ao tratamento e armazenamento dos dados. Isto pode ser solucionado por uma iniciativa do setor jurídico da empresa estabelecendo as diretrizes. Caso a empresa ainda não possua, a ajuda de consultorias especializadas pode ser uma alternativa.
Além das soluções que apresentamos no tópico acima, algumas outras ações podem ser adotadas para superar os desafios enfrentados, como:
A adoção de novas tecnologias deve ser acompanhada de uma estratégia de implementação eficaz, que inclua a mitigação de riscos como a perda de dados e o não cumprimento de regulamentações de segurança.
O armazenamento de documentos é uma atividade que exige muita responsabilidade e cautela, visto que essa ação lida diretamente com dados sensíveis. Portanto, é imprescindível estar em conformidade com as leis e também ter um compliance.
Compliance é a adesão a leis, regulamentos e normas internas, garantindo que uma empresa opere de forma ética e legal. Um programa robusto de compliance previne irregularidades, detecta violações e responde com medidas corretivas, promovendo uma cultura de integridade e transparência.
Além disso, no contexto corporativo, compliance também está relacionado a seguir a legislação e segurança da informação.
Como já vimos antes, a auditoria é um processo que as empresas passam a fim de verificar se seus compromissos firmados estão sendo executados. Ela pode ser realizada de forma interna ou externa.
Organizar documentos de maneira digital possibilita que esse processo seja mais eficiente e ajuda na identificação de possíveis falhas ou áreas que precisam de melhorias.
Os avanços tecnológicos têm permitido maior inovação na armazenagem e na gestão de documentos, tornando mais organizada e também sustentável.
O uso de ferramentas digitais nesse processo gera um impacto ambiental positivo, uma vez que se reduz o uso de papel e também evita deslocamentos desnecessários para o envio dos documentos.
Segundo um estudo realizado em 2018 pela consultoria ambiental Ecofys, digitalizar documentos tem a capacidade de reduzir as emissões de CO2 em até 9,3 toneladas por ano, para uma empresa média.
A transformação digital tem revolucionado a gestão documental, permitindo maior eficiência e rapidez no acesso às informações, além de uma redução significativa no uso de papéis.
Um estudo de Johnson, M. E., & Williams, K. L. (2020), na revista “Environmental Research Letters”, indicou que um dos fatores que muito contribui para a emissão de gases de efeito estufa é a produção global de papel e de papel. Desse modo, a gestão eletrônica de documentos é também um compromisso ambiental na criação de um ambiente mais sustentável.
A digitalização de documentos físicos permite que empresas centralizem a gestão de suas informações, evitando perdas, extravios e danos.
É importante que o Departamento Pessoal garanta que todos os documentos sejam digitalizados com a devida qualidade e armazenados de forma segura.
Automatizar fluxos de trabalho reduz a carga operacional e facilita o gerenciamento de grandes volumes de documentos, garantindo maior agilidade e eficiência no dia a dia empresarial.
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