Gestão de documentos no RH e no DP: dicas de compliance e segurança de dados

A gestão de documentos consiste em um conjunto de procedimentos que visa padronizar o modo de elaborar, manusear, compartilhar e arquivar documentos, a fim de assegurar que as informações da organização permaneçam protegidas e acessíveis.

Além disso, os documentos servem como garantia de que a empresa atua dentro da lei. Alguns exemplos de documentos são:

• Comprovantes de transações financeiras;
• Guias de recolhimento de tributos;
• Controle de ponto;
• Folha de pagamento, dentre outros.

Convém mencionar que a gestão de documentos se aplica tanto aos arquivos físicos quanto aos digitais.

Quer entender melhor o assunto e aplicá-lo no seu RH (Recursos Humanos) ou DP (Departamento Pessoal)? Então continue a leitura!

Neste artigo, você vai aprender:

• Qual a importância da gestão de documentos no RH e DP?
• Como realizar uma boa gestão de documentos?
• Vamos lá?

Qual a importância da gestão de documentos no RH e DP?

Abaixo, confira os principais fatores que atestam a importância da gestão de documentos no RH ou DP:

Acessibilidade aos documentos

Ao uniformizar os processos de gestão de documentos, obtém-se uma maior acessibilidade às informações e dados do RH ou DP, uma vez que haverá uma padronização que auxiliará na rastreabilidade dos arquivos.

Garantia de segurança jurídica

Como mencionado previamente, a documentação serve como garantia de que o empreendimento atua dentro da lei. Por exemplo, a folha de pagamento comprova que a empresa remunerou os funcionários de acordo com a lei.

Ademais, ao seguir boas práticas de gestão de documentos, assegura-se que os dados pessoais dos colaboradores não sejam acessados por terceiros, o que infringe a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais).

Otimização da tomada de decisão

Ao ter acesso facilitado aos dados do RH ou DP, logo, é possível analisá-los e tomar decisões embasadas mais rapidamente. A título de exemplo, a gestão de documentos otimiza os processos de recrutamento e seleção de novos talentos e as avaliações de desempenho de colaboradores com objetivo de oferecer uma promoção de cargo ou uma gratificação.

Preservação do histórico de dados

Vale destacar, ainda, que as boas práticas de gestão de documentos não apenas otimizam a tomada de decisão como preservam o histórico de dados da empresa, o que é fundamental para realização de macroanálises e projeções de longo prazo.

Redução de custos e aumento de produtividade

Como a gestão de documentos aumenta a acessibilidade às informações e garante segurança jurídica, consequentemente, promove redução de custos e aumento de produtividade, dado que os colaboradores não irão desperdiçar tempo de trabalho procurando arquivos, o negócio não terá que arcar com multas, indenizações e processos judiciais por não apresentar comprovantes ou deixar vazar informações sigilosas.

Como realizar uma boa gestão de documentos?

A seguir, veja como é possível efetuar uma gestão de documentos eficaz e segura:

Crie uma política de governança para documentos

O primeiro passo para realizar uma boa gestão de documentos é criar uma política de governança. Para isso, estabeleça regras de elaboração, manuseio, compartilhamento e armazenamento de arquivos, considerando quais informações são de acesso comum a todos os integrantes da organização e quais têm acesso restrito a determinadas pessoas, além de como deve ser feita a solicitação de acesso à informação e sua autorização.

Cabe dizer que é preciso observar a legislação vigente para verificar quanto tempo cada documento deve ser arquivado pela empresa. Tendo como exemplo, uma carta de pedido de demissão deve ser arquivada por cinco anos e comprovantes de quitação de obrigações com a Previdência Social devem ser armazenadas por no mínimo 30 anos.

Convém mencionar que não basta apenas elaborar uma política de governança para documentos, é preciso diálogo com todos os envolvidos para que a implementação das regras ocorra de forma fluída e harmônica.

Digitalize os documentos

Reservar um espaço específico para arquivar documentos físicos gera custos com aluguéis ou aquisição de imóveis mais espaçosos, manutenção, higienização e luz, além de que os funcionários demoram mais para procurar os arquivos, mesmo que eles estejam organizados, se comparado a uma rápida pesquisa em um banco de dados digital. Portanto, todos os arquivos que possam ser digitalizados devem ser.

Use a tecnologia ao seu favor

Atualmente, a tecnologia permite a:

• Integração de sistemas;
• Assinatura eletrônica criptografada;
• Computação em nuvem;
• Protocolos rígidos de segurança;
• Liberação de acesso por meio de senhas específicas para cada usuário;
• Backups automáticos;
• Checagem automática de documentos, dentre outros recursos.

Sendo assim, use os recursos tecnológicos ao seu favor para aprimorar a gestão de documentos do RH ou DP.

Respeite a LGPD

A LGPD é a lei que dispõe sobre como os dados pessoais devem ser coletados e tratados. A infração das regras pode resultar em:

• Multa de até 2% do faturamento da empresa, desde que não ultrapasse R$ 50 milhões;
• Suspensão parcial ou integral das atividades.

Nesse sentido, é fundamental investir em meios de garantir a máxima proteção aos dados dos colaboradores, como RG, CPF, conta bancária, telefone, dentre outros, a fim de evitar problemas com a justiça e expor os funcionários a situações, como golpes e fraudes, por exemplo.

Software de Admissão da Gupy

Pensando em ajudar você a melhor gerir os documentos do RH e DP, nós, da Gupy, criamos um software de admissão de colaboradores 100% digital. Com ele, você consegue reduzir o tempo de checagem dos documentos, visto que esse processo passa a ser realizando automaticamente pelo sistema que, além de analisar a documentação dos pré-colaboradores, também os notifica em caso de divergência, solicitando o reenvio dos dados.

Não bastasse isso, o programa ainda conta com assinatura eletrônica, centralização de documentos na nuvem, extração de dados em apenas um clique, proteção de dados de acordo com a LGPD, suporte pós-venda e muito mais!

Como você pôde perceber, a gestão de documentos é um processo fundamental para o RH e DP, bem como para as demais áreas da empresa. Pode parecer um pouco complexo, mas com as nossas dicas e um bom software de gestão, certamente, qualquer empecilho será facilmente solucionado.

Se você não quer correr o risco de perder documentos importantes, investir muito tempo na procura de arquivos ou responder a processos judiciais por não adotar boas práticas de gestão de documentos, entre em contato com um de nossos especialistas e conheça o Gupy Admissão!