Saiba como fazer uma ficha de admissão de colaboradores

Para formalizar a contratação de uma pessoa após o processo seletivo é preciso realizar a ficha de admissão de colaboradores. Dessa forma, a empresa direciona quanto ao cumprimento das formalidades e leis trabalhistas, solicitando toda documentação que será necessária.

Essa relação de documentos deve estar em dia antes mesmo de o funcionário iniciar suas atividades, para que a empresa possa se resguardar de fiscalizações e até no caso de haver algum problema futuro com o colaborador.

No entanto, diante de diversas burocracias, nenhum detalhe pode ficar para trás e, muitas vezes, o profissional de RH pode acabar se confundindo no decorrer das etapas. Por isso, preparamos este artigo para ajudar você a elaborar uma ficha de admissão completa e garantir a eficiência no processo de ingresso do novo colaborador. 

Qual a importância da ficha de admissão de colaboradores?

As leis trabalhistas exigem inúmeras formalidades para a contratação de um colaborador. Em vista disso, para garantir a regularização do funcionário ao ingressar na empresa a ficha de admissão é de extrema importância.

Isso porque, conforme previsto artigo 41 da CLT, por meio desta ficha é possível registrar e anotar todas as informações a respeito do empregado, como dados pessoais, regime de trabalho e data de admissão, cargo e função, números do PIS/PASEP e CPTS, além de dados sobre o período de trabalho na organização.

Assim, por meio desse registro proporciona tanto a empresa quanto ao funcionário uma segurança com relação às obrigações trabalhistas. Com isso, é obrigatório que a ficha de admissão de colaboradores respeite uma sequência numeral e permaneça sempre atualizada.

Quando solicitar os documentos para admissão?

Após a organização preestabelecer a data de início das atividades do funcionário, a solicitação da relação de documentos para admissão precisa ser efetuada. No entanto, diversas organizações acabam errando no momento do registro, ultrapassando o prazo estabelecido por lei.

Isso porque, conforme estipulado na Lei 5.553/68, o empregador não deve manter em sua posse por mais de cinco dias os documentos do empregado, sejam originais ou autenticados. Assim, tanto o registro quanto a entrega da carteira de trabalho ao profissional devem ser efetuadas em um período de até 48 horas.

Quais documentos não podem ser exigidos na admissão?

Existem alguns documentos que não devem ser solicitados para o colaborador em hipótese alguma, pois pode gerar penalidades e multas para a empresa. Isso porque, esses itens quando exigidos ao profissional são considerados de caráter discriminatório, assim, caso a organização solicite, pode causar preconceito e constrangimento no local de trabalho, além de gerar uma ação trabalhista e multas a ela. Entre os documentos, estão:

• registros de dívidas, como certidão negativa no Serasa e SPC;
• exames que comprovem gravidez;
• dados de antecedentes criminais;
• exame de HIV;
• documento que comprove ausência de ações trabalhistas.

Quais são os passos para fazer uma ficha completa?

Com prazos de entregas de documentos estabelecidos, torna-se essencial realizar a ficha completa do colaborador. Mas, para que esse processo seja feito de maneira adequada vale a pena seguir alguns passos, tais como:

Levantar os dados básicos do funcionário

Essa etapa serve para identificar o profissional, coletando dados básicos relacionados à sua vida civil, de modo que a organização possa conhecer o colaborador e tornar seu registro legal. Entre essas informações, podemos incluir: nome completo, grau de instrução, salário, data de admissão, função e horário de trabalho.

Solicitar as documentações

Para contratar um funcionário existem diversos documentos que precisam ser solicitados e a falta deles na ficha de admissão de colaboradores pode resultar em multas à organização. Diante disso, é importante observar os documentos solicitados, sendo que os principais são: CTPS, certidão de casamento/nascimento, declaração de dependentes, RG, CPF, entre outros.

Agendar o exame admissional

O exame admissional, conhecido como ASO (Atestado de Saúde Ocupacional), também é um documento exigido. Mas, para que o colaborador possa obter esse atestado em até 15 dias após o período de contratação, é preciso que o RH agende uma data com a empresa conveniada para realização do exame.

Controlar o recebimento

Cada documento solicitado, ao ser recebido, deve ser minuciosamente conferido. Para auxiliar nesse processo, é importante que o RH monte um check list com cada item exigido e tenha um arquivo físico para manter tudo devidamente organizado.

Organizar de maneira eficiente

Existem diferentes formas de organizar uma ficha de admissão, sendo que atualmente há dois modelos mais comuns no mercado, como o processo manual e automatizado. Cada opção traz vantagens e desvantagens conforme a realidade da empresa.

Elaborar o contrato

Com o intuito de estabelecer todas as condições em um documento escrito, agora chegou o momento de elaborar o contrato de prestação de serviços. Assim, juntamente da ficha de admissão de colaboradores, o contrato é um termo que também deve prever algumas informações, como jornada de trabalho, remuneração, tipo de contratação, data de admissão, além dos direitos e deveres de ambas as partes.

Como otimizar o processo de admissão?

Para que todas as etapas que envolvem a ficha de admissão de colaboradores sejam feita de maneira eficiente e ágil é importante que o gestor de RH saiba proceder para gerir a equipe. Uma das maneiras de otimizar esse processo é utilizar uma ferramenta como o Gupy Admissão, que digitaliza a contratação de pessoas colaboradoras e economiza o tempo do DP.

Fale com um especialista e conheça mais sobre a plataforma.

Com isso, caso ocorra a falta de diálogo durante as etapas, todos os processos de admissão podem ser comprometidos, gerando prejuízos na entrada do colaborador e no cronograma do RH.

Como visto, além de uma boa comunicação entre os membros da equipe de RH, obter a ficha de admissão de colaboradores é um dos passos importantes da contratação, pois garante a eficiência no processo de ingresso do novo funcionário à empresa. Assim, é possível anexar todos os documentos necessários para a admissão, evitando erros e o risco de sofrer penalidades.