Otimizando a Equipe de RH: desafios e Soluções para Abordagem Enxuta

O setor de Recursos Humanos é um dos mais estratégicos de uma empresa, pois é seguro dizer que esse é o time que vai acompanhar a jornada completa dos colaboradores. Essa relevância toda também vale para uma equipe enxuta de RH, ou seja, times de pequeno porte ou que ainda estão em fase de crescimento.

A diferença de times maiores para os times enxutos de RH é que a gestão precisa ser muito estratégica, pois o volume de tarefas e processos é o mesmo, independente do tamanho da equipe.

A principal questão é como manter todos os processos necessários para uma equipe de RH em times de pequeno porte? Continue lendo este artigo para conferir nossas dicas!

Como funciona a gestão de uma equipe reduzida de RH?

Quando o assunto é equipe enxuta, pode ser tanto sobre um time de RH de pequeno porte quanto uma equipe que ainda está crescendo. É importante ressaltar que, em ambos cenários, a quantidade de demandas e nível de exigência costumam ser elevados. 

Isso pode ser explicado pela alta competitividade que o próprio mercado de trabalho apresenta, ou seja: existe uma grande quantidade de profissionais altamente qualificados e a sua empresa precisa encontrar entre eles o talento certo para cada vaga. 

Em termos de gestão de uma equipe enxuta, a estratégia chave é manter a eficiência em todos os processos. 

Times menores têm uma grande vantagem que pode ser utilizada a favor no dia a dia, que é a possibilidade de contar com uma comunicação mais centralizada e próxima. Dessa forma, uma equipe de RH, mesmo que enxuta, vai conseguir se manter sempre alinhada. 

Esse tipo de comunicação mais próxima é essencial para o processo de recrutamento e seleção de uma empresa, por exemplo. As etapas que a equipe de RH, mesmo reduzida, precisa dar conta para realizar um R&S de sucesso:

1. Determinar as necessidades da empresa naquele momento: quão urgente é o preenchimento dessa vaga? Por que essa posição vai ser aberta?
2. Definir especificações do cargo: responsabilidades, atribuições, competências, requisitos;
3. Criar a descrição da vaga: essa etapa acontece logo após a elaboração completa de cada cargo;
4. Divulgar a vaga: depois de ter a descrição do cargo, é chegada a hora de divulgar a vaga nas redes sociais e em portais especializados;
5. Selecionar currículos: é necessário fazer uma boa triagem de currículos, pois essa é uma das partes muito estratégicas do R&S;
6. Entrevistar pessoas candidatas: marcar entrevistas com candidatos selecionados na etapa de triagem de currículos. Essa entrevista acontece para conhecer melhor seu perfil comportamental e entender se têm fit cultural com a empresa;
7. Aplicar testes: essa etapa é fundamental para avaliar as competências técnicas e habilidades das pessoas candidatas;
8. Agendar a entrevista final: essa é a última etapa para pessoas candidatas selecionadas, que irão conversar com o gestor da equipe e o time de gestão;
9. Dar sequência para o processo de admissão: a pessoa candidata selecionada na entrevista final passa para a etapa de admissão;
10. Enviar feedback negativo: é fundamental comunicar aos demais participantes do processo seletivo que a empresa optou por seguir com outro profissional.

O detalhamento do processo de recrutamento e seleção deixa claro a quantidade de etapas necessárias para trazer um novo talento para a sua empresa. E esse é apenas um dos processos pelos quais uma equipe de RH é responsável. 

É sem dúvida bastante coisa para uma equipe enxuta dar conta do recado, mas não é uma missão impossível, apenas um pouco mais desafiadora.

Quais os desafios de uma equipe enxuta de RH?

Como mencionamos anteriormente, equipes enxutas de RH conseguem dar conta de todos os processos necessários para garantir o sucesso da empresa. No entanto, isso não significa que seu time não passará por alguns desafios. Conheça agora os principais:

• Gestão do tempo;
• Priorização de tarefas;
• Tarefas operacionais;
• Triagem de grande quantidade de currículos;
• Definição de cargos e salários de toda a empresa;
• Análise constante de métricas e indicadores de recrutamento e seleção;
• Integração (onboarding) de várias pessoas colaboradoras simultaneamente;
• Gestão de benefícios de todos os funcionários;
• Realização de demissões, quando necessário.

É importante entender que o maior desafio enfrentado por equipes enxutas de RH é fazer todas essas tarefas acontecerem ao mesmo tempo, sem deixar nenhuma etapa de lado.

Como otimizar o tempo e o trabalho de uma equipe enxuta de RH

A agilidade é uma importante moeda de troca no mercado de trabalho, especialmente em uma área tão estratégica como é o caso do RH. O mesmo vale para equipes enxutas e times que ainda estão se desenvolvendo. 

Na hora de garantir que seu time de RH tenha todas as ferramentas necessárias manter o ritmo que a empresa precisa para ter sucesso, conte com algumas soluções:

Metodologia do RH Ágil

A metodologia do RH Ágil propõe mudanças na forma mais tradicional de fazer gestão, com o objetivo de melhorar o processo de desenvolvimento e ter entregas mais rápidas e assertivas. Dentro do setor do RH, ela é dividida em algumas premissas:

• Redes colaborativas mais do que estruturas hierárquicas;
• Transparência mais do que sigilo;
• Adaptabilidade mais do que prescrição;
• Inspirar e comprometer-se mais do que gerenciar e reter;
• Motivação intrínseca mais do que recompensas extrínsecas;
• Ambição mais do que obrigação.

Leia também: RH Ágil: conheça a metodologia e como aplicá-la

Na prática, ter um RH mais ágil significa deixar de ser uma área operacional, apenas com tarefas manuais, para ser um time de RH mais estratégico, que pode focar mais no colaborador e nas necessidades da empresa.

Digitalização do RH

Outra solução capaz de transformar a gestão da sua equipe enxuta de RH é a digitalização do setor. A gente sabe que esse termo pode causar um desconforto quando associado a empresas, mas nesse caso, pode ter certeza que ninguém vai substituir seu time — nem mesmo uma Inteligência Artificial.

Nesse cenário, a tecnologia entra como uma verdadeira aliada para sua equipe de RH, dando conta de tarefas operacionais e que tomam um tempo precioso do time.

Um ótimo exemplo disso é o que a Gaia, I.A da Gupy, faz com a triagem de currículos: ela é capaz de  fazer a análise de 1 milhão de currículos por segundo. Nessa velocidade, nosso software é capaz de identificar pessoas candidatas com a maior aderência às vagas disponíveis na sua empresa, e o melhor: garantindo uma contratação sem vieses, com base em competências profissionais, habilidades e fit cultural. 

Dessa forma, sua equipe não precisa gastar tempo com atividades operacionais, e pode concentrar toda a sua energia em etapas em que a capacidade humana é indispensável, como em análises de indicadores e definições de contratação de pessoas candidatas, por exemplo.

Vantagens em digitalizar o RH

• Redução no tempo de preenchimento de uma vaga;
• Redução de tempo gasto com tarefas operacionais;
• Ganho em produtividade;
• Diminuição de custos operacionais;
• Redução do índice de turnover.

A solução de recrutamento e seleção da Gupy foi desenvolvida para otimizar seus processos seletivos. Mas o que você encontra no nosso software vai muito além disso, confira:

• Utilize filtros especializados: você pode definir as características que procura na pessoa colaboradora que vai integrar a sua equipe. Isso já ajuda a manter seleção de pessoas candidatas de acordo com o fit cultural da sua empresa;
• Personalize as etapas das suas vagas: com a  Gupy, você cria etapas e critérios personalizados no seu processo de recrutamento e seleção, aplicando seus próprios testes em formato de texto ou vídeo, perguntas e avisos de etapas presenciais;
• Conte com templates de vagas e otimize seu R&S: na hora de criar vagas na Gupy, conte com modelos prontos que vão otimizar o tempo da sua equipe;
• Anuncie vagas nos lugares certos: com a nossa solução você divulga facilmente suas vagas nos principais job boards e redes sociais a partir das integrações da Gupy;
• Simplifique a comunicação: agende entrevistas com pessoas candidatas diretamente pela plataforma da Gupy, além de manter toda a comunicação entre as etapas do processo e os membros da sua equipe no mesmo lugar; 
• Contrate sempre a pessoa certa: com a Gaia você ganha muito mais assertividade na hora de selecionar currículos, tornando as pessoas candidatas mais aderentes ao seu processo seletivo;
• E muito mais!