Gerenciar um projeto com sucesso exige organização e clareza. Assim, a Estrutura Analítica do Projeto (EAP) surge como uma ferramenta indispensável nesse processo.
Mas o que exatamente é a EAP? De forma simples, trata-se de uma abordagem que divide o trabalho em partes menores e gerenciáveis, permitindo uma visão detalhada das entregas do projeto.
A EAP garante que cada tarefa esteja alinhada ao objetivo final, ajudando a equipe a compreender o que precisa ser feito e como isso se encaixa no escopo geral do projeto.
Neste artigo, você descobrirá o que é a EAP, por que ela é tão importante e como implementá-la de forma eficaz na sua empresa. Confira!
A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) ou, em inglês, Work Breakdown Structure (WBS), é formada por um diagrama que estrutura o projeto de maneira eficiente. Estes são os componentes fundamentais:
Os objetivos do projeto são a base para a criação da EAP. Deve-se defini-los antes da sua elaboração.
Assim, é preciso montar o Termo de Abertura de Projeto, que irá conter todas as suas informações como: justificativa da EP, quem são os stakeholders, resumo do escopo, entre outros.
A EAP segue uma estrutura hierárquica, onde o projeto é dividido em diversos níveis de decomposição de tarefas.
O nível 1 é o mais alto e geralmente corresponde ao nome do projeto, sendo que todos os níveis seguintes são subordinados à ele.
A principal função da EAP é organizar as entregas do projeto para que possam ser divididas e aprofundadas.
Inclusive, é possível criar uma EAP por entregas se essa for a necessidade do gerente de projetos e sua equipe.
O principal objetivo da Estrutura Analítica do Projeto é organizar, dividindo o trabalho em partes menores e mais gerenciáveis.
Afinal, essa decomposição permite uma visão holística do projeto e, assim, o aumento na velocidade e assertividade na elaboração do cronograma.
Por conta disso, a EAP torna-se uma ferramenta essencial para garantir que o projeto seja executado dentro do prazo, do orçamento e com qualidade.
Existem dois tipos principais de Estruturas Analíticas do Projeto:
Esse tipo organiza o projeto com base nos resultados finais ou produtos entregues. Assim, cada nível da estrutura detalha componentes ou entregáveis, facilitando o controle de qualidade e a avaliação do progresso.
Aqui, divide-se em etapas ou fases sequenciais do ciclo de vida do projeto, desde a concepção até a finalização. Assim, proporciona-se uma visão clara das dependências e do avanço entre as etapas.
Para montar uma EAP de um projeto, se faz necessário planejamento e organização. Siga este guia abaixo, como um passo a passo:
Defina claramente o nome e propósito do projeto, seus objetivos, requisitos e limites. Isso ajudará a orientar todas as decisões subsequentes.
Depois de definir o objetivo, o qual será o "tronco da árvore" do diagrama, cria-se a aprova-se o Termo de Abertura de Projeto que conterá informações essenciais sobre ele.
A partir do termo, os profissionais que vão participar do projeto já podem entender seu papel. Além disso, é nessa fase que se define o tipo de EAP.
As ramificações, ou níveis, do diagrama serão as tarefas e subentregas, também chamadas de pacotes de trabalho.
Cada um dos pacotes precisa ser claro, objetivo e visual, sem descrição de atividades.
Apresente a EAP para a equipe e para os interessados no projeto, garantindo que todos compreendam suas responsabilidades e possam sugerir ajustes e, assim, criar a versão final da EAP.
Use softwares ou templates que permitam criar uma representação visual, como fluxogramas, Microsoft Project, Trello ou diagramas de Gantt.
Sua utilização oferece diversos benefícios para empresas, como:
Com a EAP, organiza-se o projeto de forma hierárquica visualmente, promovendo maior clareza para as equipes sobre as atividades necessárias e seus objetivos.
Ao reduzir as tarefas de forma estruturada, ela ajuda a identificar e mitigar riscos antes que eles se tornem problemas.
A visualização clara do projeto melhora a comunicação entre equipes e stakeholders, minimizando erros e mal-entendidos.
A EAP otimiza o uso de recursos e auxilia na priorização de tarefas, garantindo que as entregas sejam feitas dentro dos prazos e orçamentos estabelecidos.
Embora estejam relacionados, os três têm funções distintas:
Para implementar a EAP em sua empresa, siga estas etapas:
Imagine que sua empresa de tecnologia precisa criar um aplicativo de RH. A EAP poderia ser estruturada assim:
Se sua empresa está organizando um workshop para pessoas colaboradoras, a EAP pode incluir:
Para uma empresa que deseja implementar um novo sistema de avaliação de desempenho:
A Estrutura Analítica do Projeto é uma ferramenta indispensável para qualquer empresa que busca eficiência e organização em seus projetos.
Afinal, ao dividir o trabalho em partes menores e mais gerenciáveis, ela permite uma melhor comunicação entre equipes e maior controle sobre prazos e orçamentos.
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