Auxiliar administrativo: o que faz e o que colocar na descrição do cargo

No mundo corporativo, a descrição de cargo de auxiliar administrativo é mais ampla do que as pessoas acreditam.

Devido à sua multifuncionalidade e por poder transitar em quase todas as áreas do escritório  — financeira, Recursos Humanos, departamento pessoal, almoxarifado, entre outras — essa função costuma ser a porta de entrada para uma carreira dentro das organizações.

Está, portanto, precisando contratar uma pessoa auxiliar administrativa? Para ajudar no seu recrutamento, preparamos um conteúdo que vai transformar essa descrição de vaga em uma atividade mais simples e objetiva.

O que é e o que faz um auxiliar administrativo?

O auxiliar administrativo atua em diversos departamentos, principalmente dentro do escritório, sendo peça fundamental para o bom andamento da rotina do setor. Em muitos casos, o auxiliar administrativo aparece em todas as equipes com descrições distintas.

A formação inicial exigida é o ensino médio completo, mas para crescer na carreira o profissional deve investir em cursos técnicos e em graduação.

Quais são as atribuições de um auxiliar administrativo?

As principais funções requeridas para um auxiliar administrativo são:

• Atendimento telefônico e presencial;
• Organização de arquivos;
• Recepção e envio de documentos;
• Criação de planilhas
• Verificação da entrada e saída de correspondências;
• Auxílio aos assistentes, analistas e supervisores nas atividades propostas.
  

Dependendo da empresa e do tamanho do setor, o profissional vai executar menos ou mais tarefas, sendo essas as principais solicitadas.

Como não existe uma rotina definida, o profissional deve ser flexível e estar sempre aberto a novas experiências.

Quanto ganha um auxiliar administrativo?  

O valor médio inicial pago para essa função é de R$ 1.200,00, dependendo do porte da empresa. Pode parecer baixo, mas para quem está começando no mercado de trabalho e deseja adquirir experiência para alcançar cargos mais elevados, esse é um degrau significativo.

Quais os cargos relacionados à área administrativa?

Dependendo do setor onde o profissional vai atuar e até mesmo da escolaridade e experiência exigidas, o cargo passa por algumas alterações:

Auxiliar de escritório

É o talento que auxilia em todos os departamentos da organização, geralmente empresas de pequeno e médio porte. Além disso, realiza serviços internos e externos.

Auxiliar administrativo financeiro

Como o próprio nome sugere, ele atua no setor emitindo relatórios de contas a pagar, lançamento de notas fiscais, insere dados em planilhas financeiras, auxilia a equipe de faturamento, entre outros.

É importante que o profissional tenha habilidade com cálculos matemáticos e planilhas informatizadas.

Auxiliar administrativo contábil

Nesse setor, o profissional deve ter noções de contabilidade, pois vai realizar conciliações de contas, escrituração fiscal e serviços externos para o registro de documentos nos órgãos competentes.

Auxiliar administrativo de pessoal

Assim como em todas as áreas, o colaborador deve atuar com sigilo e responsabilidade, pois terá acesso à folha de pagamento — auxiliando na conferência, aos processos seletivos, muitas vezes ajudando na triagem de candidatos, recepcionando os mesmos e aplicando testes de recrutamento.

Auxiliar administrativo bilíngue

Devido à fluência em outro idioma, o profissional pode atuar na secretaria ou no escritório da diretoria, intermediando o contato entre estrangeiros e a empresa. 

Quais são as soft skills necessárias?

Como o cargo de auxiliar administrativo costuma ser a porta de entrada de um profissional na empresa, as competências comportamentais e técnicas são as principais a serem avaliadas pelos recrutadores no processo seletivo: as soft skills. Entre elas podemos destacar:

• Boa capacidade de comunicação;
• Ética;
• Empatia;
• Cordialidade;
• Resiliência;
• Flexibilidade quanto às mudanças de tarefas;
• Paciência para lidar com pessoas de diferentes personalidades;
• Organização;
• Criatividade;
• Pró-atividade;
• Senso de liderança.

Como essas qualidades fazem parte da personalidade do profissional, a equipe de RH vai encontrar um talento único, pois enxergará se o candidato tem facilidade de integração com a equipe, sua forma lidar e agir com os demais colaboradores. 

Além disso, as soft skills são habilidades que ajudam o profissional a lidar com as adversidades e resoluções dos problemas do dia a dia.

Modelo de descrição de cargo para auxiliar administrativo

Resumo do cargo

Atuar como suporte administrativo nas áreas financeira, recursos humanos, logística, almoxarifado, comercial, administração geral, incluindo: atender clientes internos e externos pessoalmente ou por meio telefônico, esclarecendo dúvidas ou encaminhando para o responsável, tratar a documentação conforme instruções e procedimentos estabelecidos, organizar arquivos físicos e virtuais.

Formação e experiência

Para exercer a função, é necessária formação completa no ensino médio ou curso técnico de formação em administração. Não é necessário experiência na função, mas é importante que tenha habilidade com informática.

Descrição da função

Essa é a etapa principal do nosso conteúdo. Então não perca!

Manutenção de documentos

Registrar entrada e saída, selecionar, encaminhar para as pessoas e setores corretos, conferir e realizar os procedimentos conforme estabelecido, assim como arquivá-los e ordená-los.

Registro de informações

Confeccionar e alimentar planilhas conforme orientação e dados coletados. Efetuar cálculos e análises de acordo com as informações solicitadas. 

Acompanhar processos administrativos

Verificar prazos e vencimentos de notas fiscais, contratos e documentos em órgãos públicos. Renovar certidões referentes ao CNPJ na área contábil e financeira. 

Atendimento ao público

Receber e efetuar ligações para clientes e fornecedores conforme solicitação. Esclarecer dúvidas e tornar-se referência, acompanhando as mudanças ocorridas na empresa com ética e sigilo necessários.

Suporte ao setor de Recursos Humanos

Auxiliar nos processos seletivos executando as ligações para os candidatos durante as etapas. Conferir os dados lançados na folha de pagamento, nas planilhas de benefícios, a fim de manter os resultados em conformidade. Ajudar na apuração do ponto eletrônico e no arquivamento correto dos documentos referentes ao setor.

Suporte à área financeira e contábil

Controlar a entrada e saída de notas fiscais, efetuar conciliações bancárias, lançamentos contábeis, efetuar cálculos e serviços externos em órgãos públicos e serviços bancários.

Suporte ao almoxarifado e setor logístico

Controlar entrada e saída de materiais, efetuar a compra de produtos conforme solicitação, realizar a cotação de produtos e serviços, conferir materiais solicitados e notas fiscais emitidas.

Como você viu, a função de auxiliar administrativo é muito importante para o bom funcionamento do negócio, pois são profissionais que têm acesso à maioria dos setores da empresa e conhecem todos os procedimentos que lhes são atribuídos.

Para iniciar uma carreira nessa área, ética, comprometimento, flexibilidade e proatividade são fundamentais para construir uma boa reputação no meio corporativo e o setor de gente e gestão pode ajudar muito nesse crescimento, definindo de forma correta as atividades a serem desempenhadas.

Esperamos que este conteúdo tenha esclarecido como fazer uma descrição de cargo de auxiliar administrativo de forma simples e objetiva, levando em consideração as necessidades da empresa e as qualificações dos candidatos.

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