A importância da comunicação interna para equipes remotas

Embora o trabalho remoto já seja a realidade de muitas organizações, em alguns países esse modelo de trabalho a distância passava por uma fase de transição e aceitação.

No entanto, foi praticamente do dia para a noite que a maioria das empresas precisou migrar para o chamado home office.

Com a proliferação da Covid-19, os empreendedores se viram obrigados a desenvolver estratégias ágeis e inovadoras para dar continuidade às atividades. Lidar com os desafios da dinâmica do trabalho remoto não é uma tarefa fácil.

Além das dificuldades com o uso das tecnologias, a comunicação interna é o fator determinante que afeta o trabalho em equipe.

Afinal, a distância se torna um obstáculo que acaba criando resistências e desconfianças neste método de trabalho.

Para que você entenda mais sobre o assunto, veja o que vamos explicar neste artigo:

• a importância da comunicação interna;
• os principais desafios desse cenário;
• as melhores práticas a serem adotadas.

Boa leitura!

A importância da comunicação interna para equipes remotas

De modo geral, o trabalho remoto pode aumentar a produtividade média das empresas.

Isso acontece porque a flexibilidade contribui para que os funcionários se sintam mais satisfeitos e produtivos, criando um ambiente de trabalho colaborativo entre os profissionais e as demandas existentes na empresa.

Para muitos empreendedores, o modelo traz diversas vantagens tanto para a equipe quanto para a empresa.

Mas é necessário ter alguns cuidados e ajustes para que a cultura do trabalho remoto funcione de verdade e de forma eficiente, especialmente quando se trata da comunicação interna. Afinal, ela é essencial nesse processo.

Por isso, para adaptar ao modelo remoto, é necessário, sobretudo neste contexto de pandemia, que a equipe mantenha uma rotina de interação e comunicação constante.

Nesse caso, a empresa pode manter canais abertos em diversos momentos para realizar reuniões regulares ou manter diálogos diariamente. Isso pode ser feito por meio de ferramentas inovadoras de mensagens instantâneas.

Desafios de comunicação entre equipes remotas

Apesar de ser uma alternativa vantajosa, na prática, o trabalho remoto pode apresentar diversos desafios em sua aplicabilidade. Destacamos aqui os principais. Veja!

1. Falta de comunicação e informações suficientes

Como dito, a comunicação é a peça fundamental para o sucesso de qualquer empresa, mas é um fenômeno muito complexo e que exerce influência sobre todas as atividades.

As equipes de trabalho remoto são particularmente vulneráveis a questões de comunicação e desempenho.

Isso ocorre, sobretudo, quando a liderança ou as tecnologias utilizadas não são adequadas ou suficientes.

Nesse caso, é preciso fomentar a cultura da comunicação, escolher boas ferramentas que facilitem esse exercício. Além disso, os funcionários devem evitar tomar decisões sem a opinião dos demais colaboradores, para minimizar os conflitos.

2. Falta de confiança e/ou de compromisso

Assim como os problemas de comunicação, a falta de confiança e de compromisso também podem aparecer nas equipes de trabalho remotas.

Essa sensação surge quando os colaboradores não estão engajados com o projeto.

Quando você tem uma equipe em quem confia, não é necessário dizer o que deve ser feito. Geralmente, eles apresentam proatividade e responsabilidade.

No entanto, a falta de compromisso pode aparecer quando o funcionário não está motivado ou não se identifica com a equipe. No cenário atual, isso pode ser apenas uma fase de medo, desânimo e insegurança.

3. Uso de tecnologia obsoleta e/ou inadequada

Um dos principais fatores de sucesso do trabalho remoto consiste em usar devidamente as tecnologias.

Logo, quando as ferramentas usadas não são apropriadas, ou os colaboradores não dominam devidamente, aparecem diversas complicações associadas, principalmente, à comunicação interna e ao desempenho.

Outro ponto importante é que, com a mobilidade, os dados da empresa são expostos e compartilhados entre todos os envolvidos, aumentando o risco, muitas vezes, de ocorrer o vazamento de informações sigilosas.

Isso pode deixar os gestores inseguros. 

Boas práticas de comunicação interna para equipes remotas

A tecnologia avançou de forma que a adoção do trabalho remoto deixou de ser um obstáculo impossível de contornar.

Certamente, requer considerações diferentes para colaboração e comunicação, mas, no fim das contas, não é uma experiência negativa e nem de qualidade inferior do trabalho.

Pensando nisso, apresentaremos algumas práticas a serem adotadas pelas empresas, que ajudam a enfrentar os desafios do home office. Confira!

Adotar ferramentas de qualidade

Investir em ferramentas tecnológicas adequadas é a melhor forma de realizar o trabalho remoto.

Para isso, você deve se certificar de que sua equipe tem tudo de que precisa para o trabalho e capacidade para usá-las corretamente.

Em geral, uma conexão de internet eficiente e um bom computador são suficientes para os trabalhadores remotos.

Apenas em alguns casos, faz-se necessário o uso de ferramentas mais sofisticadas e robustas.

Em vez de colocar isso como problema do trabalhador, o ideal é encontrar soluções para ajudá-lo a conseguir tais recursos e poder trabalhar de maneira mais produtiva.

Nesse contexto, vale destacar as soluções e os diferenciais da Gupy — uma empresa especializada em softwares para recrutamento e gestão do processo.

Diferencia-se dos concorrentes por ter um sistema mais certeiro de contratação de clientes.

Confira também → Comunicação Interna: Guia Completo

Conhecer quais e como devem ser os processos

Trabalho remoto demanda processos mais eficientes. Das coisas mais comuns às mais complexas, é fundamental estabelecer fluxos autênticos e documentados.

Definir quais os objetivos e os resultados esperados ajuda a criar novas estratégias, capazes de melhorar o desempenho do trabalho.

Além disso, obter uma visão e missão clara dos processos e desenvolver as habilidades da equipe são formas de solucionar a falta de confiança delas no trabalho remoto.

Manter a saúde mental de toda a equipe

Toda a atenção da empresa deve estar voltada para a saúde dos seus colaboradores. Afinal, é normal que esse período de instabilidade afete o emocional das pessoas.

Quando a empresa não investe no desenvolvimento de uma rotina saudável, o trabalho remoto pode desencadear ou agravar os problemas de saúde mental dos colaboradores.

Por isso, é importante ter disciplina com processos e rituais para sentir as condições do time.

Acompanhe como eles estão se sentindo nesse período, mostre-se disponível, seja otimista e seguro.

Inserir novas ferramentas na rotina dos colaboradores

Essa ação ajuda significativamente a melhorar as tarefas diárias. Primeiramente, defina os canais de comunicação de acordo com a urgência de cada mensagem, e mantenha todo o time por dentro do protocolo.

Chamada de vídeo por WhatsApp, Google Meet, Hangouts, Skype e Zoom são alguns dos canais mais utilizados para reuniões de videoconferência do trabalho.

Essas tecnologias permitem a proximidade e a troca de experiências entre os colaboradores, como se eles estivessem no escritório.

Por fim, se a sua empresa aderiu ao trabalho remoto e valoriza a comunicação interna, não deixe de adotar essas práticas para usufruir os resultados positivos do novo modelo em um contexto de pandemia.

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