Descubra como reduzir ações manuais no RH!

Divulgação das vagas em portais, triagem de candidaturas, planejamento de processos seletivos, feedback para candidatos, visitas de consultores, treinamentos externos, reuniões e mais reuniões: a rotina do RH é bem corrida, concorda?

A ótima notícia é que dá para otimizá-la bastante, e o principal meio para isso é reduzir ações manuais no RH. Basta olhar a lista aí em cima para identificar várias taredas que podem ser descomplicadas por meio da automação de processos.

E quanto menos tempo e energia a equipe do RH precisa dedicar às tarefas operacionais, mais ela pode se empenhar em atividades estratégicas, o que leva a mais resultados para a empresa. Então, continue a leitura e veja como fazer isso!

Mapeie e revise os fluxos de trabalho

Para começar, temos uma dica bem simples: fazer o mapeamento dos processos de RH. É nesse momento que você vai identificar onde estão os gargalos da produtividade e os excessos de tarefas manuais que demandam tempo e pessoal. 

Afinal, só é possível pensar em formas de otimizar determinado processo se você o conhece muito bem. Já parou para pensar que o excesso de ações manuais pode ser simplesmente por falta de organização ou de inovação na rotina do setor?

O modelo mental (mindset) do RH possui raízes em uma realidade burocrática. Mas não precisa ser assim! Muitos processos podem ser descomplicados ou até eliminados do fluxo de trabalho, sobretudo quando há investimento em tecnologia — mas falamos disso mais à frente. 

Melhore os treinamentos

Uma das formas de otimizar os processos do RH é capacitar muito bem a equipe. Com a rotina corrida, os profissionais podem perder um pouco da percepção sobre o que pode ser melhorado, inclusive, sobre tarefas manuais que despendem muito tempo de forma desnecessária. 

Com um bom programa de desenvolvimento desses profissionais, há um maior alinhamento de processos. Além disso, se os treinamentos forem direcionados para um mindset pautado em inovação — o do RH 4.0 —, os profissionais terão um olhar mais afiado no dia a dia para atividades que podem ser realizadas de forma mais enxuta e ágil.

Use a tecnologia a seu favor

Se você já tem fluxos de trabalho bem organizados e a equipe de RH é sempre desenvolvida, chegamos ao X da questão: o que você precisa é simplesmente das ferramentas certas. 

Hoje em dia, usar ou não os recursos tecnológicos não é mais uma opção. Afinal, estamos em um estágio já tão avançado de transformação digital que os procedimentos manuais se tornaram obsoletos, e a insistência neles prejudica bastante os resultados em quaisquer empresas. 

Assim, a forma decisiva de reduzir ações manuais no RH é contar com ferramentas de gestão para a automação de processos. E olha só: existe muita coisa que pode ser feita pelos computadores, até mesmo nos recrutamentos!

O melhor disso tudo é que o uso de ferramentas digitais não apenas reduz o número de atividades operacionais realizadas no setor, mas traz impactos amplos na gestão de pessoas. 

Com mais tempo disponível, os profissionais podem se dedicar a tarefas estratégicas, o que revoluciona a forma como a sua empresa lida com os Recursos Humanos.

Abaixo, confira as melhores ferramentas nesse sentido!

Para otimizar as rotinas de trabalho

Em primeiro lugar, a tecnologia favorece a organização das rotinas de trabalho, mitigando erros e evitando retrabalhos. Isso porque as pessoas são mais suscetíveis a problemas como esquecimentos e distrações — mesmo o melhor dos profissionais!

Com o uso de softwares e aplicações para reter informações, a rotina do departamento funciona de forma mais fluida. 

Um exemplo simples se dá pelo emprego de aplicativos para o gerenciamento de tarefas, como o Trello ou o Asana —com eles, é possível anotar compromissos, programar lembretes, coordenar projetos, entre muitas outras tarefas que facilitam o trabalho do RH.

Para integrar processos

A computação em nuvem veio para ficar. Com ela, os dados são armazenados em uma base virtual, o que significa que podem ser acessados de qualquer lugar. E é justamente o uso de aplicações móveis que é possível trocar arquivos de forma descomplicada e integrar processos.

Existem softwares específicos para o RH com diversas funções integradas, de forma que o número de ações a serem realizadas pelos colaboradores se torna bem menor. 

Para automatizar a gestão 

Muitas das tarefas que o RH realiza na gestão de pessoas podem ser feitas de forma totalmente automatizada. Então, livre-se das planilhas e conte com um software de gestão de RH! 

Assim, diversos processos que são controlados manualmente podem ser dinamizados, como a gestão de benefícios, o controle de ponto, as variáveis da folha de pagamento, os indicadores de turnover, entre muitos outros. 

Para aprimorar os processos de R&S

Por fim, uma boa parte das ações manuais do RH se relacionam aos processos de recrutamento e seleção. A boa notícia é que esse é um dos aspectos que podem ser atacados por meio da tecnologia.

Com o software da Gupy, você consegue eliminar boa parte das tarefas burocráticas da rotina do RH, além de conseguir os melhores resultados! Isso porque o Gupy Recrutamento e Seleção tem uma inteligência artificial capaz de encontrar a pessoa certa, sempre.

Funciona assim:

• você publica as suas vagas na plataforma, customizando a página de carreira de acordo com a identidade da sua empresa, além de inserir diversos testes prontos para refinar ainda mais a sua triagem;
• as vagas são divulgadas em job boards e redes sociais com apenas alguns cliques;
• conte com a ajuda da Gaia, nossa inteligência artificial, para organizar as candidaturas de acordo com a compatibilidade com as suas vagas;
• acompanhe todas as interações dos candidatos por meio do software, sem papel, sem complicação e com toda a agilidade para reduzir as tarefas operacionais e deixar o seu time de RH focar no que é mais estratégico.

Como você viu, é possível reduzir as ações manuais no RH apostando na organização dos fluxos de trabalho e na capacitação da equipe, mas sobretudo aderindo às inovações da área. O uso de recursos digitais na gestão de pessoas é uma tendência mundial e ajuda a tornar as rotinas mais descomplicadas e, os processos, mais eficientes. 

Então, que tal começar pela modernização do seu processo de recrutamento? É fácil: entre em contato conosco para entender por que a Gupy é a ferramenta certa para o seu RH!